L'importation des rendez-vous s'effectue via l'élément de menu "Importer des rendez-vous", accessible via le champ d'options de la configuration.
Le processus d'importation se déroule en deux étapes : vous devez d'abord saisir toutes les données collectées au format "séparé par des virgules" dans le champ de saisie. Ce format peut être généré à partir de n'importe quelle base de données courante (Excel, Access, autres bases de données). La première ligne définit le type d'information dans les lignes suivantes.
Les informations de rendez-vous consistent essentiellement en une date et une heure de début et de fin, la date et l'heure étant distinguées et constituant ainsi 4 colonnes du format d'importation. Une fois que vous avez converti vos rendez-vous au format souhaité, vous pouvez utiliser le bouton "Soumettre" pour terminer la première étape.
Les données sont ensuite vérifiées. Veuillez vérifier que les données de rendez-vous s'affichent correctement. À la fin de l'importation, les rendez-vous sont importés. Veuillez noter que l'importation de rendez-vous peut importer environ 10 rendez-vous par seconde. Il se peut donc que cela prenne un certain temps avant que tous les rendez-vous soient visibles.
Actuellement, l'importation de rendez-vous ne crée pas de lien avec les fiches clients. Ce n'est que pour les nouveaux rendez-vous créés dans le calendrier Belbo que le lien avec la fiche client est établi.
Vous pouvez imprimer les rendez-vous de vos clients avec l'imprimante de tickets pour les remettre à vos clients comme rappel. Ceci convient particulièrement aux clients qui n'ont ni adresse e-mail ni numéro de téléphone mobile et ne peuvent donc pas recevoir de rappels par e-mail et SMS.
Vous accédez à cet espace via Clic sur un rendez-vous > Imprimer.
Comment imprimer tous les rendez-vous de la journée dans un aperçu pratique, vous l'apprendrez ici.
Si vous le souhaitez, vous pouvez permettre à vos clients d'annuler eux-mêmes leurs rendez-vous.
Activation et contrôle des fonctions d'annulation :
Activation de la fonction d'annulation
Dans les paramètres de rendez-vous de votre réservation en ligne, vous pouvez généralement définir si les clients sont autorisés à annuler eux-mêmes les rendez-vous en un clic.
Délai limite pour l'annulation de rendez-vous
Dans les paramètres de durée de votre réservation en ligne, vous pouvez définir dans quel délai les clients peuvent annuler les rendez-vous.
Possibilités d'annulation pour vos clients
Annulation de rendez-vous dans la réservation en ligne
Les clients connectés peuvent consulter les rendez-vous déjà réservés sur votre page de réservation en ligne. Si vous avez activé la fonction d'annulation, ces rendez-vous peuvent également être annulés par le client dans le délai que vous avez défini.
Annulation de rendez-vous dans l'e-mail de confirmation
Vous pouvez placer un lien d'annulation de rendez-vous dans l'e-mail de confirmation, de sorte que les clients puissent annuler les rendez-vous de manière autonome en cliquant sur le lien.
Exemple d'e-mail de confirmation avec lien d'annulation :
E-mail d'annulation
Lorsqu'un client annule son propre rendez-vous ou qu'un collaborateur supprime le rendez-vous dans le calendrier, le client reçoit un e-mail de confirmation. Si vous souhaitez saisir un texte personnel pour cet e-mail, vous pouvez le faire sous E-mail d'annulation.
Confirmation d'annulation dans le calendrier
Lorsque vous décalez ou supprimez un rendez-vous, le calendrier peut envoyer un message correspondant au client. Vous pouvez confirmer ou refuser l'envoi de ce message en un clic. Cette fonction se trouve dans les paramètres du calendrier.
Votre calendrier n'envoie pas automatiquement un message à chaque modification. De cette façon, vous pouvez éviter que de nombreux messages ne soient envoyés pendant le traitement des rendez-vous.
Notification lors de l'annulation de rendez-vous
Si vous le souhaitez, vous pouvez recevoir un e-mail lorsqu'un client annule un rendez-vous. Pour ce faire, veuillez activer l'option correspondante dans les paramètres de réservation en ligne.
Pour savoir comment retrouver les rendez-vous supprimés et découvrir qui a supprimé le rendez-vous et à quel moment, cliquez ici.
Vous pouvez définir l'intervalle de temps auquel les rendez-vous sont proposés à vos clients lors de la réservation en ligne. Vous pouvez l'adapter précisément aux processus de votre entreprise et à la durée de vos services.
Vous accédez à cette zone via Paramètres > Réservation en ligne > Paramètres de réservation > Rythme des rendez-vous.
Définir le rythme des rendez-vous
Pour proposer un rendez-vous à vos clients toutes les 30 minutes, sélectionnez un rythme de « 30 minutes ».
Définir le rythme
Sélectionnez d'abord le rythme souhaité.
Rythme des rendez-vous dans la réservation en ligne
Exemple de rythme de 30 minutes dans la réservation en ligne :
Exemple de rythme de 120 minutes dans la réservation en ligne :
Paramètres spéciaux
Premier rendez-vous
Vous pouvez choisir de créer un rythme de rendez-vous normal ou de définir le début de la journée de travail comme point de départ du rythme.
Si vous choisissez le début de la journée de travail, vous pouvez également définir que le rythme se comporte différemment pour les employés ayant des heures de début différentes.
Exemple d'application : Collaboratrice A commence à travailler à 09h00.
Les clients peuvent prendre rendez-vous avec elle à 09h00, à 09h30 (etc.). Collaborateur B commence à travailler à 09h15.
Les clients peuvent prendre rendez-vous avec lui à 09h15, à 09h45 (etc.).
Début du rythme
Le rythme de réservation commence généralement à l'heure pile. Cependant, si vous souhaitez proposer un rythme de 30 minutes pour tous les rendez-vous à xx:15 et xx:45, vous pouvez adapter le début du rythme en conséquence.
Vous trouverez ici un aperçu de tous les paramètres de réservation en ligne.
Grundsätzlich sind alle Ihre Leistungen online buchbar, wenn Sie nicht innerhalb der Leistung festgelegt haben, dass diese nicht online buchbar sein soll. Wenn Sie nur bestimmte Kategorien anbieten oder dem Prozess einige Auswahlfragen voranstellen wollen, können Sie den speziellen Buchungsprozess aktivieren.
In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Spezieller Buchungsprozess
Sollte diese Funktion nicht aktiviert sein, kann sie über "Einstellungen > Funktion hinzufügen" aktiviert werden.
Pour faire de la réservation en ligne un expérience aussi optimale que possible pour vous et vos clients, vous avez toute liberté pour concevoir votre page de réservation.
Vous pouvez décider si vous souhaitez afficher toutes vos prestations dans un aperçu sur la page de réservation, ou si vous préférez guider d'abord vos clients à travers quelques questions pour trouver les prestations qui leur conviennent le mieux.
Exemple de page d'aperçu
Sur la page d'aperçu, vous pouvez proposer tous les groupes de prestations que vous souhaitez offrir en ligne dans une liste déroulante.
Exemple de questionnaire
Dans le questionnaire, vous pouvez d'abord recueillir quelques informations sur le client pour lui proposer ensuite uniquement les prestations appropriées.
Créer une page d'aperçu
Courte vidéo pour créer une réservation en ligne avec page d'aperçu :
Pour modifier ou compléter votre liste de prestations, cliquez d'abord sur Modifier la réservation en ligne.
Textes de questions
Vous pouvez adapter les textes de votre réservation en ligne. Si vous optez pour l'aperçu des prestations, un texte comme « Veuillez sélectionner les prestations souhaitées : » est recommandé.
Ajouter des groupes de prestations à la réservation en ligne
Pour ajouter un nouveau groupe de prestations, cliquez sur nouvelle option de réponse. Une nouvelle ligne vide s'ajoute à la fin de la liste existante. Cliquez sur aucune prestation associée pour sélectionner un groupe de prestations. Si vous cliquez sur le nom du groupe, toutes les prestations qu'il contient deviennent réservables en ligne. Si vous cliquez directement sur une prestation, cette prestation elle-même sera ajoutée à la liste.
Pour exclure certaines prestations d'un groupe de prestations disponible en ligne de la réservation en ligne, veuillez consulter les paramètres de réservation en ligne de la prestation concernée.
Modifier les groupes de prestations proposés
Supprimer des groupes de prestations : En cliquant sur la croix rouge à la fin de chaque ligne, ce groupe ou cette prestation sera supprimé de la réservation en ligne. Les prestations ne seront pas supprimées de votre calendrier, mais ne pourront plus être réservées en ligne.
Déplacer des groupes de prestations : L'ordre de vos prestations affiché ici correspond à l'ordre dans la réservation en ligne. Si vous souhaitez modifier l'ordre, vous pouvez « saisir » chaque ligne à son extrémité droite et la faire glisser vers la position souhaitée.
Créer un questionnaire
Si vous souhaitez proposer à vos clients uniquement les prestations qui leur conviennent et non votre liste de prestations complète, vous pouvez créer un questionnaire. Le client sera alors orienté vers un aperçu des prestations personnalisé, qui lui propose les prestations appropriées.
Exemples de questions initiales fréquemment posées :
Êtes-vous une femme ou un homme ?
Êtes-vous déjà membre ?
Avez-vous déjà visité notre établissement ?
Souhaitez-vous également une coloration ou seulement une coupe et du styling ?
Courte vidéo pour créer des questions et des questions de suivi :
Textes de questions
Pour créer un questionnaire, formulez d'abord la question initiale.
Créez ensuite les options de réponse souhaitées que vos clients pourront sélectionner en ligne.
Cliquez ensuite sur le bouton + Question pour créer une nouvelle page du questionnaire.
Ici, vous pouvez créer les groupes de prestations adaptés à la question (voir ci-dessus) ou formuler d'autres questions que l'utilisateur devra d'abord répondre avant de voir les prestations sur une autre sous-page.
Modifier les questions
Supprimer des questions : En cliquant sur la croix rouge à la fin de chaque ligne, cette réponse ainsi que toutes les questions de suivi seront supprimées de la réservation en ligne.
Déplacer des groupes de prestations : L'ordre de vos réponses affiché ici correspond à l'ordre dans la réservation en ligne. Si vous souhaitez modifier l'ordre, vous pouvez « saisir » chaque ligne à son extrémité droite et la faire glisser vers la position souhaitée.
Articles importants sur le sujet de la réservation en ligne :
Le déplacement de rendez-vous dans le calendrier Belbo est très simple. Que vous souhaitiez déplacer un rendez-vous de quelques minutes ou de plusieurs semaines.
Déplacement lointain :
Pour déplacer un rendez-vous, cliquez d'abord dessus dans le calendrier. La vue détaillée du rendez-vous s'ouvre. Il existe plusieurs options disponibles. Si le rendez-vous doit être déplacé à long terme, sélectionnez « Déplacer le rendez-vous ». La vue miniature du calendrier s'ouvre. Sélectionnez la date souhaitée. Le rendez-vous se trouve maintenant automatiquement ce jour-là et peut être navigué à l'heure correcte à l'aide de la souris. Une fois tous les changements nécessaires effectués, cliquez ensuite sur « Fermer ».
Déplacement à court terme :
Le déplacement de rendez-vous à court terme est possible soit par un double-clic sur le rendez-vous, soit en sélectionnant le rendez-vous et en cliquant sur l'option « Modifier manuellement ». Après cette sélection, vous pouvez choisir la durée et l'heure de début à l'aide de la souris. Le rendez-vous est entre vos mains !
Si les rendez-vous ont été modifiés, déplacés ou supprimés du calendrier, vous pouvez vérifier de différentes manières quand cette modification a eu lieu. Si vous utilisez la fonction PIN du personnel, vous pouvez également voir quel membre de votre personnel a effectué cette modification.
Les options suivantes sont disponibles pour la recherche de rendez-vous :
Détails du rendez-vous
Si le rendez-vous est encore présent dans le calendrier, vous pouvez cliquer dessus. Après avoir cliqué sur Historique complet, vous pouvez voir quand le rendez-vous a été créé et quand (et par qui) il a été modifié.
Dossier client
Dans chaque dossier client, vous pouvez consulter les rendez-vous passés et futurs d'un client. Vous pouvez également afficher les rendez-vous supprimés ici.
Si un rendez-vous ne se trouve plus dans le calendrier, il peut être trouvé via le dossier client.
Rendez-vous dans le protocole
Dans le protocole, vous pouvez consulter toutes les modifications de rendez-vous au cours d'une période quelconque.
Heures de travail dans le protocole
Dans le protocole, vous pouvez consulter toutes les modifications d'heures de travail au cours d'une période quelconque.
Vous pouvez imprimer les rendez-vous de la journée dans un aperçu pratique. Vous pouvez les remettre à vos collaborateurs s'ils travaillent dans des locaux où aucun appareil connecté à Internet n'est disponible.
Pour accéder à cette zone, cliquez sur une date du calendrier > Imprimer les rendez-vous.
Vous pouvez consulter de nombreuses informations sur chaque rendez-vous. Le nom du client et les services sont déjà bien visibles directement dans le calendrier. En cliquant sur un rendez-vous, vous pouvez découvrir de nombreux autres détails.
Pour avoir un aperçu des détails des rendez-vous réservés, cliquez sur le rendez-vous souhaité. Une fenêtre s'ouvre qui vous permet de voir en un coup d'œil la date, le client, les services, le prix prévu, les notes de rendez-vous, la durée et l'employé.
Informations dans le détail du rendez-vous
Options
Sous Options, vous trouverez de nombreuses fonctions pour votre rendez-vous:
Copier le rendez-vous sur un autre jour : Crée un rendez-vous identique à la même heure le jour que vous pouvez sélectionner après avoir cliqué sur cette fonction.
Afficher les versions de rendez-vous : Affiche l'historique des rendez-vous, à partir duquel vous pouvez voir quand et par qui un rendez-vous a été créé ou modifié.
Convenir d'un rendez-vous de suivi : Ouvre l'assistant de rendez-vous avec les données client préremplies.
Renvoyer l'e-mail de confirmation : Si l'adresse e-mail du client a changé ou si le client a perdu son e-mail de confirmation, vous pouvez le renvoyer.
Renvoyer la notification à l'employé : Si l'adresse e-mail de l'employé a changé ou si l'employé a perdu sa notification, vous pouvez la renvoyer.
Options de rendez-vous :
Imprimer
Sous Imprimer, une version d'impression conviviale pour imprimante de reçus du rendez-vous est créée, que vous pouvez remettre au client s'il n'a ni adresse e-mail ni numéro de téléphone mobile.
Exemple d'aperçu d'impression d'un rendez-vous unique :
Déplacer / Modifier / Supprimer
Déplacer : Ouvre un aperçu mensuel dans lequel vous pouvez sélectionner le jour souhaité vers lequel votre rendez-vous doit être déplacé.
Modifier : Active le mode de modification, avec lequel vous pouvez modifier la durée des étapes de rendez-vous ou déplacer le rendez-vous entier dans le jour actuel.
Supprimer : Supprime le rendez-vous du calendrier. Conseil : Dans le Protocole et dans le Fichier client, vous pouvez également consulter les rendez-vous supprimés.
Historique
Vous pouvez voir qui a créé le rendez-vous et qui l'a modifié en dernier. En cliquant sur historique complet, vous pouvez consulter tous les changements de rendez-vous.
En cliquant sur le nom du client en bleu lié, vous pouvez ouvrir le fichier client et éventuellement compléter ou mettre à jour les données.
Rappel
Vous pouvez voir si les messages de rappel sont prévus pour un client et s'ils ont déjà été envoyés.
Conseil : Dans chaque fichier client, vous pouvez consulter tous les messages client dans le sous-menu "Messages".
Premier rendez-vous
Si le champ Premier rendez-vous est activé, une icône apparaît directement au rendez-vous. L'employé peut ainsi reconnaître en un coup d'œil qu'il s'agit d'un nouveau client.
Exemple d'icône pour un rendez-vous d'un nouveau client :
Note de rendez-vous
Dans la note de rendez-vous, vous pouvez entrer des informations qui pourraient être pertinentes pour le rendez-vous. La note de rendez-vous s'affiche directement dans le calendrier. Vous pouvez modifier ou compléter les notes de rendez-vous en cliquant sur le champ de note de rendez-vous. Après avoir saisi la note de rendez-vous, cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.
Exemple de note de rendez-vous directement dans le rendez-vous :
Étape
Sous Étape, vous pouvez consulter et modifier les étapes de rendez-vous prévues, qui sont affichées directement dans le calendrier.
Étapes de rendez-vous mobiles
Si vous activez l'option "Rendre les étapes de rendez-vous mobiles" dans les paramètres du calendrier, les noms des étapes apparaissent dans le détail du rendez-vous pour les rendez-vous multi-étapes. L'ordre des étapes de rendez-vous peut être changé au niveau des zones pointillées.
Exemple de rendez-vous avec étapes de rendez-vous mobiles :
Courte vidéo sur les étapes de rendez-vous mobiles
Détail du rendez-vous lors de l'ouverture d'un rendez-vous
Allez dans le calendrier, cliquez avec le bouton gauche de la souris pour créer un nouveau rendez-vous et entrez complètement les données client. Après l'enregistrement du rendez-vous, le client est automatiquement ajouté par ordre alphabétique à la vue d'ensemble des clients.
