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Tout sur : Saisie et gestion des rendez-vous

Rendez-vous internes

Si vous souhaitez bloquer un créneau horaire dans le calendrier pendant lequel un collaborateur ne doit pas être réservable, créez un rendez-vous interne. Contrairement à une pause, ceux-ci comptent comme du temps de travail dans les statistiques de temps de travail et conviennent par exemple pour les tâches internes et les réunions.

Créer un rendez-vous interne

Pour bloquer un collaborateur, cliquez le jour souhaité sur l'heure de début et glissez un rendez-vous de la durée désirée. Entrez ensuite dans l'onglet Rendez-vous interne de la boîte de dialogue du rendez-vous le motif du blocage.

Pour entrer un rendez-vous interne pour plusieurs collaborateurs, glissez le rendez-vous sur plusieurs colonnes.

Courte vidéo pour entrer des rendez-vous internes :

Créer et modifier les salles et les appareils

Les salles et appareils peuvent être liés à vos services. Ceux-ci sont ainsi bloqués et les doubles réservations sont évitées.

Vous accédez à cette section via Paramètres > Salles et appareils (Ressources)
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Paramètres > Ajouter une fonction".

Créez d'abord au moins une catégorie. Pour créer des salles ou des appareils, cliquez sur le bouton + Salle ou appareil.

  1. Nom (Exemple : "Cabine 1")
  2. Catégorie (Exemple : "Cabines de cosmétologie")

Les salles et appareils sont bloqués en arrière-plan parallèlement au rendez-vous, si vous l'avez défini dans le service respectif. Votre client ne s'en aperçoit pas pendant la réservation.

Définir la disponibilité de vos salles et appareils

Tout comme les heures de travail de vos employés, les disponibilités des salles et appareils doivent également être définies dans le plan de service.
➔ Guide pour l'activation des heures de travail automatiques pour vos salles et appareils

Regrouper les salles et appareils par groupes calendrier

Il est souvent judicieux de regrouper les "collaborateurs non humains" dans des groupes calendrier pour économiser de l'espace dans le calendrier. Vous trouverez ici comment utiliser les groupes calendrier.

Contrôler l'ordre des employés et des salles/appareils dans le calendrier

Si vous n'utilisez pas les groupes calendrier et souhaitez contrôler l'ordre dans le calendrier, vous pouvez les déplacer facilement en cliquant sur les flèches.

Fichier client : Rendez-vous

Dans chaque fiche client, vous pouvez consulter les rendez-vous passés et futurs d'un client dans l'élément de menu Rendez-vous.

Pour cela, vous devez sélectionner les clients existants dans la liste de suggestions lors de la saisie des rendez-vous. C'est ainsi que les nouveaux rendez-vous sont ajoutés au dossier client existant.

Rendez-vous ouverts
Dans l'élément de sous-menu Rendez-vous ouverts, vous pouvez consulter tous les rendez-vous futurs du client.

Archives des rendez-vous
Dans l'élément de sous-menu Archives des rendez-vous, vous pouvez consulter tous les rendez-vous passés du client.

Rendez-vous supprimés
Si un rendez-vous du client fait défaut dans le calendrier, vous pouvez cliquer sur Afficher les rendez-vous supprimés dans la liste des rendez-vous ouverts comme dans les archives des rendez-vous pour consulter également les rendez-vous supprimés.

Pour plus d'informations sur la Recherche de rendez-vous, cliquez ici.

Si vous souhaitez retracer exactement quel collaborateur a créé, modifié ou supprimé un rendez-vous et à quel moment, activez la fonction PIN collaborateur

Notification de liste d'attente

Vous pouvez déterminer ici quels membres de l'équipe seront notifiés lors de la création d'une entrée de liste d'attente via le Système de messages interne.

Veuillez noter que seuls les membres de l'équipe ayant un identifiant de connexion attribué peuvent être sélectionnés. Vous pouvez le faire dans le Dossier du personnel.

Pour ajouter un membre de l'équipe, cliquez sur le bouton « + Identifiant employé » et sélectionnez la personne.

Vous pouvez également recevoir un e-mail à l'adresse du site pour une entrée de liste d'attente. Un aperçu de celles-ci et de toutes les autres fonctions de liste d'attente est disponible ici.

Suivi de rendez-vous

Avec les paramètres de la postérisation des rendez-vous, vous avez la possibilité d'ajouter des blocages automatiques à la fin d'un rendez-vous. Ceux-ci sont bloqués dans le temps et empêchent un rendez-vous de suivi direct. L'objectif pourrait être :

  • Temps de repos pour les employés
  • Temps de repos pour les clients
  • Nettoyage des locaux

Vous accédez à cette section via Paramètres > Temps de préparation et de postérisation
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Paramètres > Ajouter une fonction".
En plus du temps de postérisation décrit ici, vous pouvez également ajouter un temps de préparation avant les rendez-vous. En savoir plus à ce sujet.

Selon l'objectif, vous pouvez sélectionner différentes options, dont certaines ne sont pertinentes que si plusieurs employés, locaux ou équipements sont impliqués dans le rendez-vous.

Nous examinons ci-après la prestation suivante :

Bildschirmfoto 2016-03-11 um 14.57.21

Impact de l'option "Bloquer tous les employés, locaux et équipements"

[table]

[tr][th]Actif[/th] [th]Inactif[/th][/tr]

[tr][td]Bildschirmfoto 2016-03-11 um 14.58.00[/td] [td]Bildschirmfoto 2016-03-11 um 14.58.54[/td][/tr]

[tr][td]

  • Les deux employés ont un temps de repos et peuvent éventuellement nettoyer la salle ou s'occuper du client.

[/td] [td]

  • Seul l'employé réservé reçoit une pause enregistrée.
  • Les employés impliqués sont donc immédiatement disponibles.

[/td][/tr]

[/table]

Impact de l'option "Bloquer uniquement la ressource et l'employé utilisés en dernier"

[table]

[tr][th]Actif[/th] [th]Inactif[/th][/tr]

[tr][td]Bildschirmfoto 2016-03-11 um 16.25.16[/td] [td]Bildschirmfoto 2016-03-11 um 16.25.41[/td][/tr]

[tr][td]

  • Seul le dernier local utilisé est bloqué.
  • Cette option est généralement utilisée lorsque le client doit avoir un temps de repos.

[/td] [td]

  • Tous les locaux sont bloqués à la fin.
  • Cette option est généralement utilisée lorsque l'employé n'a du temps qu'à la fin pour préparer les locaux et équipements.

[/td][/tr]

[/table]

Conseil : Les services individuels peuvent être exclus des pauses automatiques via l'onglet Propriétés du service.

Planifier manuellement la disponibilité de vos salles et équipements

Pour pouvoir utiliser des salles et équipements dans le calendrier et les bloquer en parallèle avec certains services, vous devez entrer des disponibilités pour ceux-ci. Ceux-ci se comportent comme les plannings pour vos employés.

Vous accédez à cette section via l'élément de menu principal Planning

Cet article décrit la création manuelle de disponibilités pour vos salles et équipements. Nous vous recommandons d'utiliser les horaires de travail automatiques pour les ressources, afin qu'elles soient toujours disponibles pendant vos heures d'ouverture.

➔ Guide pour l'activation des horaires de travail automatiques

Si vous ne souhaitez pas que vos salles et équipements soient automatiquement disponibles pendant les heures d'ouverture, vous pouvez bien sûr également saisir la disponibilité manuellement. Cela convient si:

  • Votre ressource ne doit être réservable que durant une partie des heures d'ouverture, par exemple seulement l'après-midi.
  • Vous utilisez la ressource pour limiter les services à certains jours de la semaine ou heures.
  • Vous souhaitez saisir la disponibilité à nouveau et de manière flexible à chaque fois.

Créer manuellement les disponibilités (« Plannings ») pour les salles et équipements

Une fois que vous avez créé vos salles et équipements, vous pouvez les trouver dans le planning et leur attribuer des disponibilités.

Courte vidéo sur la gestion des disponibilités pour les salles et équipements :

Au départ, seuls les employés humains sont affichés dans le planning. Pour afficher vos salles et équipements, accédez d'abord à tous les employés et sélectionnez les salles et équipements souhaités.

Vous pouvez ensuite saisir les disponibilités exactement comme décrit sous Créer un planning.

Pour savoir comment lier vos services aux salles et équipements respectivement nécessaires afin d'éviter les chevauchements, consultez cet article.

Attribution intelligente des rendez-vous

Selon les paramètres de base, tous les rendez-vous autorisés sont également disponibles en ligne pour vos clients. Avec les paramètres d'offre de rendez-vous, cela peut être adapté à votre philosophie.

Vous accédez à cette zone via Paramètres > Allocation intelligente des rendez-vous
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Paramètres > Ajouter une fonction".

Bien sûr, une offre complète de rendez-vous 24 heures sur 24 est un service de première classe pour vos clients. Cependant, dans certaines circonstances, vous avez besoin de contrôler la réservation en ligne en limitant volontairement les rendez-vous proposés :

  • Prévention des réservations "à la dernière minute" - regroupement des rendez-vous
  • Charge de travail homogène et petits temps d'inactivité des employés
  • Restriction de la visibilité de votre propre charge de travail
  • Promotion des traitements plus longs

Pour remédier à ces problèmes, vous pouvez choisir entre différents modes et ainsi limiter judicieusement les créneaux de rendez-vous proposés. Le paramètre par défaut est "Les clients peuvent réserver à tout moment", ce qui signifie que, compte tenu du rythme des rendez-vous, chaque rendez-vous disponible est également réservable en ligne.


Cebeispielt mode est volontiers choisi pour augmenter la charge de travail interne. En effet, tous les rendez-vous qui ne sont pas adjacents au début du travail, à la fin du travail ou directement adjacents à un rendez-vous ou à une pause ne sont pas proposés.

Dans l'illustration ci-jointe, nous avons par exemple affiché un horaire de travail de 10 à 19 heures. Actuellement, il n'est interrompu que par une pause de midi de 14 à 15 heures et, pour cette journée, il n'y a qu'une consultation téléphonique pour un client à 11h30.

En mode "Réservation contiguë", les créneaux suivants de 30 minutes sont exclusivement proposés au client final :

  • 10:00 - 10:30 - Adjacent au début du travail
  • 11:00 - 11:30 - Adjacent à un rendez-vous
  • 12:00 - 12:30 - Adjacent à un rendez-vous
  • 13:30 - 14:00 - Adjacent à une pause
  • 14:00 - 14:30 - Adjacent à une pause
  • 18:30 - 19:00 - Adjacent à la fin du travail

Vous trouverez plus d'informations ici

Contrairement au mode "Réservation contiguë", seul le rendez-vous le plus tôt possible est proposé ici, afin d'éviter toute pause par réservation en ligne. Ce mode convient généralement aux studios individuels.

Contrairement au mode "Réservation contiguë", seul le rendez-vous le plus tard possible est proposé ici, afin d'éviter toute pause par réservation en ligne. Ce mode convient généralement aux studios individuels.

Ce mode convient aux entreprises ayant des durées de rendez-vous très variables. Il permet de définir des règles qui définissent une longueur autorisée de lacunes pour chaque durée de rendez-vous.

Par exemple, vous souhaitez éviter qu'une réservation d'un rendez-vous de 20 minutes ne bloque un rendez-vous de 2 heures. Ceci peut être facilement réalisé en créant la règle.

Un aperçu de tous les paramètres de réservation en ligne se trouve ici.

Liste d'attente

Dans la liste d'attente, vous pouvez inscrire des clients qui souhaitent prendre un rendez-vous un jour déjà réservé. Dès qu'un rendez-vous est supprimé, le calendrier vous avertit qu'il y a un intéressé pour le créneau libéré.

Conditions préalables importantes pour la liste d'attente

Si vous ne voyez pas le bouton Liste d'attente en haut à droite du calendrier, vous pouvez activer la liste d'attente.

  1. Allez sur Paramètres > Ajouter une fonction.
  2. Sélectionnez « Liste d'attente ».
  3. Cliquez sur « Activer ».

Liste d'attente dans le calendrier avec nombre d'entrées :

Utiliser la liste d'attente

Ajouter une entrée à la liste d'attente

Lorsque vous sélectionnez le bouton Liste d'attente en haut à droite du calendrier, vous pouvez consulter la liste actuelle et ajouter des entrées.

Vous pouvez maintenant entrer les données de votre client et ajouter, par exemple, une petite note. Le nom et le numéro de téléphone sont des champs obligatoires, les autres sont optionnels.

Sélection de l'heure

Une fois que vous avez saisi les données, cliquez sur « Sélection de l'heure ».

Vous pouvez ici choisir le moment. « Dès que possible » ou une plage horaire dans laquelle le client souhaite venir. En outre, vous pouvez attribuer le collaborateur auprès duquel le client souhaite se rendre.

Consulter la liste d'attente

Maintenant, si un rendez-vous est supprimé et qu'une place se libère dans votre calendrier, ce champ apparaît automatiquement comme rappel et vous pouvez voir quels clients sont toujours sur la liste d'attente.


Contacter les clients
Si vous le souhaitez, vous pouvez contacter tous les clients de la liste d'attente par e-mail ou SMS.

Pour cela, l'envoi de SMS doit être activé.

Liste d'attente dans la réservation en ligne

Dans la réservation en ligne également, les clients peuvent s'inscrire sur la liste d'attente si l'heure souhaitée n'est plus disponible.

Liste d'attente dans le processus de réservation
Une fois que vous avez activé la liste d'attente, les clients peuvent s'inscrire en ligne sur la liste.


Notification des entrées de liste d'attente
Si vous le souhaitez, les collaborateurs peuvent être notifiés des entrées de liste d'attente. Vous pouvez l'activer dans les paramètres du calendrier sous Notification de liste d'attente.

Paramètres

  • Liste d'attente : Vous pouvez activer et désactiver la liste d'attente ici. Si vous supprimez cette option et l'enregistrez ensuite, la liste d'attente ne sera plus disponible pour vos clients dans la réservation en ligne et pour vous sur place.
  • Réservation en ligne - Notification : Vous pouvez spécifier qu'un e-mail soit envoyé à l'adresse du site dès qu'un client s'inscrit. Cette adresse est définie dans les paramètres de localisation et est utilisée à de nombreux endroits différents.
  • Horaires de travail : Les clients ne reçoivent la possibilité de s'inscrire sur la liste d'attente que pour les jours pour lesquels des horaires de travail sont déjà entrés dans le planning.

Créer des catégories pour les salles et les appareils

Fondamentalement, les salles et appareils ont également une catégorie. Ces catégories sont très utiles lorsque vous disposez de plusieurs salles ou appareils qui remplissent la même fonction.

Vous accédez à ce domaine via Paramètres > Salles et appareils (Ressources)
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Paramètres > Ajouter une fonction".

Créer une nouvelle catégorie

  1. Dans le module "Salles et appareils", vous trouverez un aperçu de vos catégories.
  2. Cliquez sur le bouton "+ Catégorie" pour ajouter une nouvelle catégorie.

  3. Entrez le nom souhaité (par exemple "Cabines" ou "Tables à ongles") et enregistrez votre entrée.

Modifier une catégorie

Pour modifier une catégorie, cliquez sur la catégorie souhaitée > Paramètres et effectuez les modifications.

Article suivant sur le sujet : Créer et modifier des salles et appareils

Espaces et équipements (Ressources)

Les salles et les équipements peuvent être liés à vos services. Ils sont ainsi bloqués et les doubles réservations sont évitées.

Vous accédez à cette zone via Paramètres > Salles et équipements (Ressources)
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Paramètres > Ajouter une fonction".
Exemple d'utilisation :
Le service "Soin du visage" ne peut être effectué que dans l'unique salle d'esthétique, le service "Manucure" uniquement à la table de manucure. Ces salles et équipements sont affichés en plus des collaborateurs dans l'agenda et leur occupation est visible, de sorte que les doubles réservations sont évitées.

Pour pouvoir bloquer des salles et des équipements, vous devez :

  1. Créer des catégories pour les salles et les équipements
  2. Créer et configurer les salles et les équipements
  3. Heures de travail automatiques pour les salles et les équipements
  4. Planifier manuellement la disponibilité de vos salles et équipements
  5. Bloquer les salles et les équipements pendant un service

Exemple d'un agenda avec des salles réservées :

Dans l'agenda lui-même, le collaborateur reçoit un message d'erreur lors de la saisie d'un rendez-vous et d'une double réservation si le mode produit strict est actif.