Consultez l'évaluation des rendez-vous pour une période librement définissable. Vous pouvez ainsi avoir un aperçu du nombre de vos rendez-vous et les comparer avec d'autres périodes.
Vous accédez à cette section via Paramètres > Statistiques & Rapports
Lors de l'appel de cette statistique, la période des sept derniers jours est toujours affichée pour tous les services. Vous pouvez ainsi voir en un coup d'œil tous les rendez-vous du passé proche.
Dans la zone d'en-tête de la statistique, vous trouverez des filtres avec lesquels vous pouvez affiner la période d'observation ainsi que le service.
Si vous souhaitez entrer régulièrement des rendez-vous récurrents dans le calendrier, vous pouvez le faire très facilement.
Exemple d'application :
Une cliente vient tous les 4 lundis à 14h30 pour bénéficier du même service.
Entrer un rendez-vous récurrent
Pour entrer un rendez-vous régulièrement récurrent, naviguez d'abord dans le calendrier jusqu'à la date du jour où le premier des rendez-vous à créer doit être planifié.
Cliquez sur l'heure souhaitée dans le calendrier.
Entrez le nom du client et le service souhaité.
Cliquez sur « Options ».
Cochez la case « Rendez-vous récurrent »
Entrez le rythme souhaité et la période pendant laquelle le rendez-vous doit être répété selon le rythme sélectionné.
Dans l'exemple ci-dessus, le rendez-vous est entré selon un rythme de 4 semaines pendant 20 semaines. Au total, 6 rendez-vous seront créés.
Attention : Lorsque vous attribuez des rendez-vous récurrents, vous devez être sûr de pouvoir les respecter. Veuillez vérifier les rendez-vous récurrents entrés après l'enregistrement. Ceux-ci sont entrés dans le calendrier, même s'il y a déjà des rendez-vous ou des pauses à ces dates.
Consulter les rendez-vous suivants
Lorsque vous cliquez sur un rendez-vous de la série créée, les rendez-vous suivants entrés dans le calendrier s'affichent également.
Supprimer les rendez-vous suivants
Pour supprimer un ou plusieurs rendez-vous suivants, vous pouvez simplement cliquer sur « supprimer » à côté du rendez-vous souhaité dans la boîte de dialogue des détails du rendez-vous ouvert. Le rendez-vous correspondant sera supprimé.
Si vous souhaitez entrer des rendez-vous, vous pouvez le faire soit en naviguant vers le calendrier dans le calendrier, soit en utilisant l' Assistant de rendez-vous .
Créer un rendez-vous
Sélectionner la date
Pour créer un rendez-vous directement dans le calendrier, accédez au jour souhaité et à l'employé. Cliquez sur l'heure souhaitée pour ouvrir la fenêtre de saisie du rendez-vous.
Client
Entrez le nom de votre client . S'il existe déjà dans la base de données client , entrez simplement les trois premières lettres et vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'ouvre. Cela peut être fait soit à la souris soit au clavier.
Sélectionner les services
Sélectionnez l'un des services enregistrés. Si vous souhaitez ajouter plusieurs services à un rendez-vous, répétez l'opération.
De plus, vous avez la possibilité de sélectionner les horaires, les employés, la durée et la couleur. Après avoir saisi toutes les données nécessaires, cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Le rendez-vous apparaît maintenant dans le calendrier.
Didacticiel vidéo pour la saisie de rendez-vous
Si vous souhaitez voir des champs supplémentaires tels que « adresse » ou « date de naissance » lors de la saisie de votre rendez-vous, utilisez le code Kundenfelder .
Si vous souhaitez encaisser un rendez-vous déjà inscrit au calendrier, vous pouvez simplement cliquer sur le rendez-vous. Vous trouverez également les rendez-vous actuels dans l'aperçu de caisse.
Fondamentalement, vos clients peuvent trouver tous les créneaux libres qui se situent pendant les heures de travail de vos collaborateurs. Avec la fonction Limite de réservation, vous pouvez restreindre ces possibilités afin que seul un nombre déterminé de réservations soit autorisé.
Vous accédez à cette zone via Paramètres > Limite de réservation
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Paramètres > Ajouter une fonction".
Exemple d'utilisation 1:
De nombreux clients réservent auprès de la propriétaire un service populaire mais peu pertinent sur le plan économique (par exemple une consultation gratuite). Elle souhaite continuer à proposer ce service, mais éviter qu'il soit réservé trop souvent le même jour.
Exemple d'utilisation 2:
Certains services sont proposés à des tarifs réduits pour les étudiants. Cependant, ils ne doivent pas être réservés aux heures de l'après-midi ou en fin de semaine très populaires. Avec la limite de réservation, vous pouvez spécifier que certains services ne peuvent être réservés que par exemple entre 10h00 et 17h00 et jamais le samedi.
Exemple d'utilisation 3:
Vous disposez d'un nombre limité de chaises ou vous avez besoin d'un équipement spécial pour certains traitements. Vous pouvez alors définir une limite sur le nombre maximal de rendez-vous pouvant avoir lieu simultanément.
Pour restreindre la réservation de certains services à des jours spécifiques (Halloween, Saint-Valentin, etc.), vous pouvez procéder comme décrit ici.
Définir la limite de réservation
Dans le module Limite de réservation, vous pouvez définir autant de limites que vous le souhaitez. Celles-ci peuvent être appliquées à tous les jours de la semaine ou uniquement à des jours spécifiques.
Cliquez sur le bouton "+ Limite de réservation" pour définir une nouvelle limite pour un service.
Entrez le nombre maximal de rendez-vous autorisés, par exemple "0" pour aucun rendez-vous
Sélectionnez éventuellement le statut client pour lequel la limite doit s'appliquer
Sélectionnez le service à limiter, le groupe ou une catégorie
Déterminez si elle doit s'appliquer uniquement à un jour spécifique de la semaine
Sélectionnez éventuellement le collaborateur pour lequel la limite s'applique
Avec les options supplémentaires, cette fonction peut être davantage restreinte:
Limiter les heures: Vous pouvez par exemple spécifier que entre 00h00 et 15h00, 0 rendez-vous de ce type ne peuvent être réservés, permettant aux clients de réserver ce service à partir de 16h00 seulement.
Limite de réservation par client: Vous pouvez limiter le fait qu'un service ne peut par exemple être réservé qu'une seule fois par semaine par client.
Nombre de rendez-vous simultanés: Même sans le verrouillage de salles, vous pouvez spécifier que par exemple seuls 3 rendez-vous maximum peuvent avoir lieu simultanément, même si 4 collaborateurs ont enregistré un horaire de travail. Nous avons également téléchargé une vidéo à ce sujet ici sur notre chaîne YouTube.
Modifier les limites de réservation
Sur la page d'aperçu des limites de réservation, vous voyez toutes les limites créées jusqu'à présent.
Vous pouvez modifier le nombre de rendez-vous autorisés, le collaborateur ou le jour de la semaine en cliquant sur la limite à modifier.
Vous pouvez supprimer les limites de réservation créées en cliquant sur la croix grise dans la ligne de la limite à supprimer.
Vous pouvez toujours vérifier si et quand les employés ou les clients ont supprimé des rendez-vous.
Rendez-vous supprimés dans l'agenda
Vous pouvez afficher temporairement les rendez-vous supprimés de chaque jour. Ils sont alors représentés par des lignes pointillées et masqués à nouveau lors du rechargement de la page.
Rendez-vous supprimés dans la fiche client
Dans chaque fiche client, vous pouvez afficher à tout moment les rendez-vous supprimés du client.
Si vous souhaitez également savoir quand le rendez-vous a été supprimé, vous pouvez cliquer sur « Afficher les versions précédentes ». Vous verrez ici des détails sur l'heure de suppression et l'identifiant utilisé.
Rendez-vous supprimés dans le protocole
Dans le protocole, vous voyez tous les changements de rendez-vous. Vous pouvez également y retracer quels rendez-vous ont été supprimés, quand et par qui.
Vous accédez à cette zone dans l'en-tête de votre agenda. Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via « Paramètres > Ajouter une fonction ».
Restaurer les rendez-vous supprimés
Les rendez-vous supprimés par erreur peuvent être restaurés.
Cliquez dans le protocole sur le mot « Rendez-vous » en bleu ou dans la fiche client sur le lien « Afficher les versions précédentes ».
Ouvrez le menu « Options » en haut à droite de la fenêtre de dialogue.
Restaurez le rendez-vous. Il sera placé au même endroit dans l'agenda qu'avant.
Veuillez vérifier ensuite si l'endroit où le rendez-vous a été restauré dispose encore de suffisamment de place. Il est possible qu'entre-temps un autre rendez-vous ait été entré. Dans ce cas, les deux rendez-vous apparaissent côte à côte dans l'agenda.
Suppression « apparemment autonome » de rendez-vous
Il peut arriver que vous voyiez dans le protocole l'indication qu'un employé ou un client n'a pas annulé un rendez-vous. Cela se produit exclusivement si un rendez-vous n'a pas été réservé jusqu'à la fin dans le délai que vous avez fixé. En règle générale, ce délai est de 15 minutes. Cela peut se produire dans les cas suivants :
Une employée clique dans l'agenda à l'heure souhaitée et commence à entrer un rendez-vous, mais n'achève pas le processus en cliquant sur « Enregistrer ». Elle n'interrompt pas non plus le processus via le bouton « Annuler » ou en cliquant à nouveau dans l'agenda.
Un client choisit en ligne une heure pour le rendez-vous, mais ne termine pas la réservation en cliquant sur « Réserver maintenant ».
Un client choisit en ligne une heure pour le rendez-vous, puis clique sur « Retour » dans le processus de réservation, par exemple pour ajouter un service supplémentaire.
Dans tous les trois cas, un brouillon de rendez-vous est créé au moment du clic sur l'heure souhaitée, qui n'est à partir de ce moment plus réservable par les clients et qui apparaît déjà comme un brouillon « pointillé » pour les collègues dans l'agenda. Cela rend les surréservations inaperçues impossibles dans l'agenda.
Pour assurer qu'après une interruption inappropriée de la réservation, le rendez-vous soit à nouveau libre, le brouillon est automatiquement supprimé après la durée de réservation.
Définir la durée de réservation
Vous pouvez définir vous-même la durée de réservation dans les paramètres de réservation en ligne. Nous recommandons de ne pas définir le délai trop court, afin que vos clients aient suffisamment de temps pour réserver le rendez-vous souhaité, même s'il leur arrive quelque chose en chemin.
À propos : Vous pouvez définir vous-même si et dans quel délai vos clients peuvent supprimer leurs propres rendez-vous. Vous trouverez plus d'informations ici.
Avec le statut du rendez-vous, vous pouvez documenter si un rendez-vous a eu lieu ou a été annulé. Cela vous aide à documenter la fiabilité d'un client.
Utiliser le statut du rendez-vous
Pour utiliser le statut du rendez-vous, cliquez sur un rendez-vous dans le calendrier pour consulter les détails du rendez-vous.
Variantes de statut du rendez-vous :
Aucun statut
Les rendez-vous entrés dans le calendrier n'ont pas de statut automatique. Vous pouvez marquer automatiquement les rendez-vous comme pris en compte dans les paramètres du calendrier, de sorte que vous couvrez le cas le plus courant sans devoir le configurer pour chaque rendez-vous.
Le client a confirmé le rendez-vous
Si vous souhaitez que les clients confirment leurs rendez-vous, vous pouvez utiliser le statut Le client a confirmé le rendez-vous pour marquer la confirmation du client.
Le client est présent
Vous pouvez marquer qu'un client est présent.
Exemple d'application :
Si vous disposez d'un grand magasin où il n'est pas possible pour chaque employé de voir quels clients se trouvent déjà à la réception, les employés de la réception peuvent utiliser le statut client pour les clients présents. De cette façon, les collègues dans une autre zone du magasin peuvent le voir dans le calendrier.
Exemple de rendez-vous avec un client présent :
Le rendez-vous a eu lieu
Vous pouvez marquer un rendez-vous comme ayant eu lieu pour documenter la fiabilité du client. Vous pouvez marquer automatiquement les rendez-vous comme pris en compte dans les paramètres du calendrier, de sorte que vous couvrez le cas le plus courant sans devoir le configurer pour chaque rendez-vous.
Annulé
Vous pouvez marquer un rendez-vous comme ayant eu lieu pour documenter la fiabilité du client. Si un rendez-vous est annulé, vous pouvez marquer le rendez-vous en conséquence. Cela entraîne une coloration orange de l'indicateur de fiabilité du client.
Si vous marquez un rendez-vous comme annulé, vous n'avez pas besoin de le supprimer. Ce créneau horaire est à nouveau disponible pour les autres clients dans la prise de rendez-vous en ligne.
Exemple de dossier client avec certains rendez-vous non honorés :
Exemple de rendez-vous annulé dans le calendrier :
Si vous souhaitez saisir des rendez-vous, vous pouvez le faire en naviguant jusqu'au jour souhaité dans le calendrier ou en utilisant l'assistant de rendez-vous.
Créer un rendez-vous
Sélectionner l'heure
Pour créer un rendez-vous directement dans le calendrier, allez au jour souhaité et au collaborateur. En cliquant sur l'heure souhaitée, vous ouvrez la fenêtre de saisie du rendez-vous.
Sélectionner le client
Entrez le nom de votre client. Si celui-ci est déjà présent dans la base de données clients, il suffit d'entrer les trois premiers caractères et vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'ouvre. Cela peut se faire soit à la souris, soit au clavier.
Sélectionner les services
Choisissez parmi les services enregistrés. Si vous souhaitez ajouter plusieurs services au rendez-vous, répétez l'opération.
De plus, vous avez la possibilité de sélectionner les heures, le collaborateur, la durée et la couleur de fond. Après avoir entré toutes les données nécessaires, cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Le rendez-vous apparaît maintenant dans le calendrier.
Tutoriel vidéo sur la saisie des rendez-vous
Dialogue de rendez-vous lors de la saisie d'un nouveau rendez-vous
Si vous souhaitez consulter d'autres champs tels que « Adresse » ou « Date de naissance » lors de la saisie du rendez-vous, utilisez les champs clients.
L'assistant de rendez-vous vous facilite la recherche de créneaux disponibles. C'est particulièrement adapté aux grandes équipes, aux entreprises réservées et aux entreprises offrant des services complexes.
Créer un rendez-vous avec l'assistant de rendez-vous
Vous pouvez ouvrir l'assistant de rendez-vous via le bouton "+ Rendez-vous" en haut à droite du calendrier.
Entrez les données client.
S'il s'agit d'un nouveau client ou si vous sélectionnez l'onglet "Services", vous pouvez entrer les services souhaités.
S'il s'agit d'un client régulier, l'assistant vous affiche d'abord l'historique avec les rendez-vous précédents du client et les services réservés à chaque fois. En cliquant sur Réserver à nouveau, les services et le collaborateur souhaité sont repris et vous accédez directement à la sélection de l'heure.
Ici, vous avez un aperçu de tous les rendez-vous disponibles et pouvez sélectionner une heure proposée.
Créer un rendez-vous client régulier avec l'assistant de rendez-vous
Créer un rendez-vous nouveau client avec l'assistant de rendez-vous
Dans les paramètres du calendrier, vous pouvez définir quelles couleurs sont utilisées pour l'évaluation des rendez-vous. Vous pouvez également décider si les données client ou d'abord l'heure doit être demandée en premier.
