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Tout sur : Forfaits de prestations & Abonnements

Importation de forfaits de services et d'abonnements

Lors d'une migration depuis un autre système, l'import représente en particulier un grand défi. Nous décrivons ici comment réussir l'import parfois très complexe de forfaits de services et d'abonnements.

Bien entendu, il est d'abord important que les données puissent être récupérées sous une forme structurée ou qu'elles aient idéalement déjà été mises à disposition. Si cette condition est remplie, vous pouvez effectuer cet import vous-même. Si vous ne les recevez pas de votre prestataire précédent, contactez-nous avec le mot-clé « Assistance à l'import ».

Prérequis

  • Les clients sont déjà importés et disposent d'une caractéristique unique qui permet l'attribution des forfaits de services et des abonnements. Ce champ client supplémentaire doit déjà être créé. Dans ce qui suit, nous parlons d'un « ID client ».
  • Tous les forfaits de services, abonnements et accords clients disposent d'une caractéristique interne unique par laquelle les processus d'import peuvent être contrôlés mutuellement. Dans ce qui suit, nous parlons d'un « ID de forfait ».
  • Tous les services contenus dans les forfaits de services sont déjà créés dans Belbo

Les 3 étapes d'import se décomposent comme suit :

  1. Import des abonnements sans statut de paiement et sans informations de services
  2. Import des services contenus
  3. Import du statut de paiement

Étape 1 : Importer les données de substance des forfaits et abonnements

Lors du premier processus d'import, les caractéristiques des forfaits sont importées. Dans ce fichier CSV/Excel, les données suivantes sont nécessaires :

  • ID client
  • ID de forfait
  • Nom du forfait - Texte libre
  • Date de création (dd.MM.yyyy)
  • Mode de paiement
  • Valeur totale du forfait
  • Si un acompte a été effectué : Montant de l'acompte
  • Si paiement par mensualités :
    • Nombre de mensualités
    • Premier prélèvement
    • Mensualité envisagée - cette valeur est uniquement informative et sera concrétisée lors du troisième processus d'import, car cette valeur pourrait varier d'un mois à l'autre
    • Mandat de prélèvement actuellement valide composé de l'IBAN, BIC (facultatif), titulaire du compte bancaire, titulaire du compte

Vous trouverez ici un exemple de fichier d'import : beispiel_paket_import.csv

Étape 2 : Importer les services contenus dans le forfait et les abonnements

Dans cette étape, les services contenus dans le forfait sont maintenant attribués. Des services réellement créés (dans les sections Prix & Compétences) sont insérés dans les forfaits. Comme la progression est également importée, chaque ligne de l'import correspond toujours à un service. Si un forfait contient donc 8x un certain traitement, 8 lignes sont présentes dans le fichier. Cela s'explique par le fait que chaque service a pu être déjà utilisé ou planifié.

Le fichier doit donc contenir les données suivantes :

  • ID de forfait (voir Import 1)
  • Rendez-vous (dd.MM.yyyy HH:mm) - si ce champ est vide, ce service n'a pas encore été fourni/planifié
  • Groupe - Nom du groupe de services, du service qui doit être lié ici
  • Service - Nom du service qui est contenu dans le groupe « Groupe »
  • Prix unitaire - Prix du service

Important : Si le service cible n'est pas trouvé, ce service sera ignoré. Il est donc important que tous les services aient été importés avant l'import.

Vous trouverez ici un exemple de fichier d'import : beispiel_paket_leistungen.csv

Étape 3 : Import du statut de paiement du forfait/abonnement

Chaque mensualité et chaque paiement des forfaits sont importés lors de la dernière étape.

Le fichier d'import doit contenir les colonnes suivantes :

  • ID de forfait (voir Import 1)
  • Date d'échéance (dd.MM.yyyy)
  • Payé le (dd.MM.yyyy) - si vide, ce paiement est encore dû
  • Montant
  • Mode de paiement
  • Texte - champ de texte libre qui est joint au paiement
  • Si prélèvement utilisé : Prélèvement rejeté - « true », si ce paiement a déjà été remboursé

Vous trouverez ici un exemple de fichier d'import : beispiel_import_zahlungen.csv

Contrats

Wenn Sie mit Verträgen arbeiten, können Sie diese im Kalender hinterlegen und Ihren Kunden zuweisen.

Sie gelangen in diesen Bereich über Einstellungen > Verträge.
Sollte diese Funktion nicht aktiviert sein, kann sie über "Funktion hinzufügen" aktiviert werden.

Verträge aktivieren

Nachdem Sie die Kundenvertragsfunktion aktiviert haben, können Sie grundlegende Einstellungen vornehmen:

Paramètres
Ici, vous pouvez effectuer les paramètres de base suivants:

  • Compteur de membres
  • Nombre de chiffres du numéro de contrat
  • Préfixe des modèles de contrat

Périodes de repos
Pour pouvoir enregistrer des périodes de repos pour les contrats de clients individuels, celles-ci doivent d'abord être créées en tant que modèle. Pour chaque motif de congé, vous pouvez spécifier s'il est sans cotisation.

Campagne de conclusion
Enregistrez ici les actions promotionnelles que vous menez. Lors de l'enregistrement d'un contrat, vous pouvez alors les sélectionner pour maintenir des statistiques sur la provenance du contrat.

Motifs de résiliation
Enregistrez ici les motifs de résiliation. Vous pouvez autoriser ici qu'une résiliation soit appliquée extraordinairement.

Créer des contrats

Après activation de la fonction, vous trouverez la gestion des contrats dans l'aperçu des clients. Cliquez sur + Nouveau modèle de contrat pour créer un nouveau contrat et remplissez les données du contrat.

Nom du contrat
Entrez ici le nom du type de contrat que vous souhaitez ajouter. Celui-ci s'affichera pour vous et vos collaborateurs lorsque vous souhaiterez assigner un contrat à un client.

Statut client automatique
Vous pouvez spécifier que les clients auxquels ce contrat est assigné reçoivent automatiquement un statut client déterminé. À l'aide du statut client, vous pouvez, par exemple, contrôler le nombre de rendez-vous qu'un client peut réserver par semaine ou quel processus de réservation lui est proposé dans la réservation en ligne.

Durée du contrat, délai de résiliation, prolongation
Indiquez ici la durée de validité du contrat. Pour ce faire, sélectionnez le type de période (jours, semaines, etc.) et entrez la valeur de la durée.

Fréquence de cotisation et fréquence de paiement
Spécifiez comment le contrat est payé. Si vous utilisez le système de caisse Belbo, vous pouvez choisir comment les paiements sont comptabilisés sur le plan comptable.

Assigner des contrats

Dans chaque Fiche client vous avez la possibilité de sélectionner vos modèles de contrat sous Contrats.

Modifier ou éditer des contrats

Dans chaque dossier client, vous trouverez les contrats assignés au client. Si vous cliquez sur un contrat, vous avez les options de paramétrage suivantes:

Aperçu
Ici, vous pouvez consulter et compléter le contrat assigné.
  • Nom du contrat, montants, fréquence de paiement: Consultez ici les données de base du contrat assigné
  • Motif de conclusion: Vous pouvez entrer l'action marketing qui a conduit le client à conclure le contrat
  • Extras: Indiquez si le client a reçu des extras

Durées
Vous voyez ici quand le contrat a commencé et comment sont les durées, le délai de résiliation et la prolongation. Attention: N'entrez une date de fin de contrat que si le contrat ne se prolonge pas automatiquement, sinon la prolongation automatique ne fonctionnera pas. La date est remplie automatiquement lorsque vous enregistrez une résiliation au point suivant.

Résiliation

  • Date de résiliation: En cas de résiliation par le client, entrez la date à laquelle le contrat a été résilié.
  • Motif de résiliation: Les motifs de résiliation enregistrés dans Paramètres > Contrats peuvent être sélectionnés ici. Si vous le souhaitez, un commentaire sur la résiliation peut être enregistré.
  • Commentaire: Si vous le souhaitez, un commentaire sur la résiliation peut être enregistré.

La date d'enregistrement d'une résiliation est automatiquement enregistrée.

Aperçu des cotisations
Vous voyez ici l'état de paiement et le montant de la cotisation pour chaque période de facturation. Veuillez noter que la fréquence de paiement doit d'abord être définie!

Document
Téléchargez ici les documents pertinents pour ce contrat.

Stempelkarten und Bonuskarten

Mit der Bonuskarten-Funktion behalten Sie den Überblick über Ihr Kundenbindungsprogramm. Sie können beliebig viele Bonusprogramme starten und haben dann die Möglichkeit, diese in der Kundenakte des gewünschten Kunden zu aktivieren.

In diesen Bereich gelangen Sie über Einstellungen > Bonusprogramme. Sollte diese Funktion nicht aktiviert sein, kann sie über „Funktion hinzufügen“ aktiviert werden.

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