Wenn Sie mit Verträgen arbeiten, können Sie diese im Kalender hinterlegen und Ihren Kunden zuweisen.
Verträge aktivieren
Nachdem Sie die Kundenvertragsfunktion aktiviert haben, können Sie grundlegende Einstellungen vornehmen:
Paramètres
Ici, vous pouvez effectuer les paramètres de base suivants:
- Compteur de membres
- Nombre de chiffres du numéro de contrat
- Préfixe des modèles de contrat
Périodes de repos
Pour pouvoir enregistrer des périodes de repos pour les contrats de clients individuels, celles-ci doivent d'abord être créées en tant que modèle. Pour chaque motif de congé, vous pouvez spécifier s'il est sans cotisation.
Campagne de conclusion
Enregistrez ici les actions promotionnelles que vous menez. Lors de l'enregistrement d'un contrat, vous pouvez alors les sélectionner pour maintenir des statistiques sur la provenance du contrat.
Motifs de résiliation
Enregistrez ici les motifs de résiliation. Vous pouvez autoriser ici qu'une résiliation soit appliquée extraordinairement.
Créer des contrats
Après activation de la fonction, vous trouverez la gestion des contrats dans l'aperçu des clients. Cliquez sur + Nouveau modèle de contrat pour créer un nouveau contrat et remplissez les données du contrat.
Nom du contrat
Entrez ici le nom du type de contrat que vous souhaitez ajouter. Celui-ci s'affichera pour vous et vos collaborateurs lorsque vous souhaiterez assigner un contrat à un client.
Statut client automatique
Vous pouvez spécifier que les clients auxquels ce contrat est assigné reçoivent automatiquement un statut client déterminé. À l'aide du statut client, vous pouvez, par exemple, contrôler le nombre de rendez-vous qu'un client peut réserver par semaine ou quel processus de réservation lui est proposé dans la réservation en ligne.
Durée du contrat, délai de résiliation, prolongation
Indiquez ici la durée de validité du contrat. Pour ce faire, sélectionnez le type de période (jours, semaines, etc.) et entrez la valeur de la durée.
Fréquence de cotisation et fréquence de paiement
Spécifiez comment le contrat est payé. Si vous utilisez le système de caisse Belbo, vous pouvez choisir comment les paiements sont comptabilisés sur le plan comptable.
Assigner des contrats
Dans chaque Fiche client vous avez la possibilité de sélectionner vos modèles de contrat sous Contrats.
Modifier ou éditer des contrats
Dans chaque dossier client, vous trouverez les contrats assignés au client. Si vous cliquez sur un contrat, vous avez les options de paramétrage suivantes:
Aperçu
Ici, vous pouvez consulter et compléter le contrat assigné.
- Nom du contrat, montants, fréquence de paiement: Consultez ici les données de base du contrat assigné
- Motif de conclusion: Vous pouvez entrer l'action marketing qui a conduit le client à conclure le contrat
- Extras: Indiquez si le client a reçu des extras
Durées
Vous voyez ici quand le contrat a commencé et comment sont les durées, le délai de résiliation et la prolongation. Attention: N'entrez une date de fin de contrat que si le contrat ne se prolonge pas automatiquement, sinon la prolongation automatique ne fonctionnera pas. La date est remplie automatiquement lorsque vous enregistrez une résiliation au point suivant.
Résiliation
- Date de résiliation: En cas de résiliation par le client, entrez la date à laquelle le contrat a été résilié.
- Motif de résiliation: Les motifs de résiliation enregistrés dans Paramètres > Contrats peuvent être sélectionnés ici. Si vous le souhaitez, un commentaire sur la résiliation peut être enregistré.
- Commentaire: Si vous le souhaitez, un commentaire sur la résiliation peut être enregistré.
La date d'enregistrement d'une résiliation est automatiquement enregistrée.
Aperçu des cotisations
Vous voyez ici l'état de paiement et le montant de la cotisation pour chaque période de facturation. Veuillez noter que la fréquence de paiement doit d'abord être définie!
Document
Téléchargez ici les documents pertinents pour ce contrat.