Lors d'une migration depuis un autre système, l'import représente en particulier un grand défi. Nous vous décrivons ici comment l'import parfois très exigeant de forfaits de services et d'abonnements peut réussir.
Bien sûr, il est d'abord important que les données puissent être récupérées sous une forme structurée ou qu'elles aient idéalement déjà été mises à disposition. Si cette condition est remplie, vous pouvez effectuer cet import vous-même. Si vous ne les obtenez pas de votre ancien fournisseur, veuillez nous contacter en mentionnant le mot-clé "Support d'import".
Prérequis
- Les clients sont déjà importés et disposent d'une caractéristique unique qui permet l'attribution des forfaits de services et des abonnements. Ce champ client supplémentaire doit déjà être créé. Nous parlons ici d'un "ID client".
- Tous les forfaits de services, abonnements et conventions clients disposent d'une caractéristique interne unique permettant de contrôler les processus d'import entre eux. Nous parlons ici d'un "ID de forfait".
- Tous les services contenus dans les forfaits sont déjà enregistrés dans Belbo
Les 3 étapes d'import se divisent comme suit :
- Import des abonnements sans statut de paiement et sans informations de services
- Import des services contenus
- Import du statut de paiement
Étape 1 : Importer les données factuelles des forfaits et abonnements
Dans le premier processus d'import, les caractéristiques des forfaits sont importées. Dans ce fichier CSV/Excel, les données suivantes sont requises :
- ID client
- ID de forfait
- Nom du forfait - texte libre
- Date de création (jj.MM.aaaa)
- Mode de paiement
- Valeur totale du forfait
- Si un acompte a été versé : montant de l'acompte
- Si paiement en plusieurs versements :
- Nombre de versements
- Premier prélèvement
- Versement prévu par mois - cette valeur est à titre informatif uniquement et sera concrétisée lors du troisième processus d'import, car cette valeur pourrait varier d'un mois à l'autre
- Mandat de prélèvement actuellement valide composé de l'IBAN, BIC (optionnel), titulaire du compte bancaire, titulaire du compte
Vous trouverez ici un fichier d'import d'exemple : beispiel_paket_import.csv
Étape 2 : Importer les services contenus dans les forfaits et abonnements
Dans cette étape, les services contenus dans le forfait sont maintenant attribués. Ici, les services réellement créés (dans la section Tarifs & Compétences) sont intégrés aux forfaits. Comme la progression est également importée, chaque ligne de l'import correspond toujours à un service. Si un forfait contient donc 8 fois un certain traitement, le fichier contient 8 lignes pour cela. Cela est dû au fait que chaque service peut avoir déjà été utilisé ou planifié.
Le fichier doit donc contenir les données suivantes :
- ID de forfait (voir Import 1)
- Rendez-vous (jj.MM.aaaa HH:mm) - si ce champ est vide, ce service n'a pas encore été fourni/planifié
- Groupe - Nom du groupe de services, du service à associer ici
- Service - Nom du service contenu dans le groupe "Groupe"
- Prix unitaire - Prix du service
Important : Si le service cible n'est pas trouvé, ce service est ignoré. Il est donc important que tous les services aient été importés avant l'import.
Vous trouverez ici un fichier d'import d'exemple : beispiel_paket_leistungen.csv
Étape 3 : Import du statut de paiement du forfait/abonnement
Chaque versement et chaque paiement des forfaits est importé à la dernière étape.
Le fichier d'import doit contenir les colonnes suivantes :
- ID de forfait (voir Import 1)
- Date d'échéance (jj.MM.aaaa)
- Payé le (jj.MM.aaaa) - si vide, ce paiement est encore dû
- Montant
- Mode de paiement
- Texte - champ de texte libre, qui est joint au paiement
- Si prélèvement utilisé : Prélèvement retourné - "true", si ce paiement a déjà été reversé
Vous trouverez ici un fichier d'import d'exemple : beispiel_import_zahlungen.csv