Vous pouvez toujours vérifier si et quand les employés ou les clients ont supprimé des rendez-vous.
Rendez-vous supprimés dans l'agenda
Vous pouvez afficher temporairement les rendez-vous supprimés de chaque jour. Ils sont alors représentés par des lignes pointillées et masqués à nouveau lors du rechargement de la page.
Rendez-vous supprimés dans la fiche client
Dans chaque fiche client, vous pouvez afficher à tout moment les rendez-vous supprimés du client.
Si vous souhaitez également savoir quand le rendez-vous a été supprimé, vous pouvez cliquer sur « Afficher les versions précédentes ». Vous verrez ici des détails sur l'heure de suppression et l'identifiant utilisé.
Rendez-vous supprimés dans le protocole
Dans le protocole, vous voyez tous les changements de rendez-vous. Vous pouvez également y retracer quels rendez-vous ont été supprimés, quand et par qui.
Vous accédez à cette zone dans l'en-tête de votre agenda. Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via « Paramètres > Ajouter une fonction ».
Restaurer les rendez-vous supprimés
Les rendez-vous supprimés par erreur peuvent être restaurés.
- Cliquez dans le protocole sur le mot « Rendez-vous » en bleu ou dans la fiche client sur le lien « Afficher les versions précédentes ».
- Ouvrez le menu « Options » en haut à droite de la fenêtre de dialogue.
- Restaurez le rendez-vous. Il sera placé au même endroit dans l'agenda qu'avant.
Veuillez vérifier ensuite si l'endroit où le rendez-vous a été restauré dispose encore de suffisamment de place. Il est possible qu'entre-temps un autre rendez-vous ait été entré. Dans ce cas, les deux rendez-vous apparaissent côte à côte dans l'agenda.
Suppression « apparemment autonome » de rendez-vous
Il peut arriver que vous voyiez dans le protocole l'indication qu'un employé ou un client n'a pas annulé un rendez-vous. Cela se produit exclusivement si un rendez-vous n'a pas été réservé jusqu'à la fin dans le délai que vous avez fixé. En règle générale, ce délai est de 15 minutes. Cela peut se produire dans les cas suivants :
- Une employée clique dans l'agenda à l'heure souhaitée et commence à entrer un rendez-vous, mais n'achève pas le processus en cliquant sur « Enregistrer ». Elle n'interrompt pas non plus le processus via le bouton « Annuler » ou en cliquant à nouveau dans l'agenda.
- Un client choisit en ligne une heure pour le rendez-vous, mais ne termine pas la réservation en cliquant sur « Réserver maintenant ».
- Un client choisit en ligne une heure pour le rendez-vous, puis clique sur « Retour » dans le processus de réservation, par exemple pour ajouter un service supplémentaire.
Dans tous les trois cas, un brouillon de rendez-vous est créé au moment du clic sur l'heure souhaitée, qui n'est à partir de ce moment plus réservable par les clients et qui apparaît déjà comme un brouillon « pointillé » pour les collègues dans l'agenda. Cela rend les surréservations inaperçues impossibles dans l'agenda.
Pour assurer qu'après une interruption inappropriée de la réservation, le rendez-vous soit à nouveau libre, le brouillon est automatiquement supprimé après la durée de réservation.
Définir la durée de réservation
Vous pouvez définir vous-même la durée de réservation dans les paramètres de réservation en ligne. Nous recommandons de ne pas définir le délai trop court, afin que vos clients aient suffisamment de temps pour réserver le rendez-vous souhaité, même s'il leur arrive quelque chose en chemin.
