Dans Belbo, vous devez également maintenir les heures de service de vos salles et équipements. Cela garantit que les équipements nécessaires sont toujours disponibles pour la réservation. Si vous le souhaitez, vous pouvez également automatiser ce processus.
Conditions préalables pour les heures de travail automatiques
Les heures de travail automatiques sont basées sur les heures d'ouverture inscrites dans le calendrier. Il est donc important que vos heures d'ouverture soient correctement enregistrées. Vos heures d'ouverture sont affichées dans votre calendrier sous forme de zone grisée hachurée. Elles servent d'orientation graphique dans le calendrier et n'ont aucun impact sur la disponibilité de vos collaborateurs. Il est donc tout à fait possible que les heures d'ouverture éventuellement mal enregistrées jusqu'à présent n'aient eu aucun impact sur vos opérations quotidiennes et n'aient donc pas été remarquées ou corrigées.
- Vérifiez les heures d'ouverture dans le calendrier. Celles-ci se trouvent normalement à droite de chaque onglet de date.
- Si les heures d'ouverture sont masquées, orientez-vous sur les zones hachurées dans le calendrier.
- Pour adapter les heures d'ouverture, procédez comme décrit ici.
Exemple d'heures d'ouverture hachurées dans le calendrier:
Activer les heures de travail automatiques
- Cliquez sur la ressource souhaitée dans le calendrier et sur "Afficher le profil". Si les ressources sont masquées dans votre calendrier, vous pouvez ouvrir le profil sous Paramètres > Salles et équipements.
- Activez la fonction "Heures de travail automatiques".
- Enregistrez votre saisie.
Après l'enregistrement, les heures de travail de la ressource choisie sont automatiquement enregistrées pendant les heures d'ouverture. Ce processus sera répété chaque fois que vous rechargez le calendrier, jusqu'à ce que vous désactiviez la fonction.
Bloquer les salles et équipements avec heures de travail automatiques
Pour bloquer les salles et équipements avec heures de travail automatiques, procédez donc comme suit:
- Faites glisser le temps souhaité dans le calendrier avec la souris.
- Cliquez sur "Rendez-vous interne" dans la boîte de dialogue de rendez-vous qui s'ouvre.
- Notez la raison du blocage et enregistrez votre saisie.
En arrière-plan, la disponibilité ("heures de travail") de la ressource est toujours enregistrée. Cependant, le blocage empêche la réservation de la ressource.
Si vos salles et équipements sont masqués dans le calendrier, veuillez cliquer sur "Tous" en bas à droite du calendrier et sélectionner les salles et équipements à afficher.
Heures de travail automatiques dans le planning
Vous reconnaissez également les heures de travail automatiques dans le planning. Les collaborateurs et ressources pour lesquels cette fonction est activée ont un symbole correspondant (flèche circulaire verte) à côté du nom:
Les salles et équipements marqués de cette manière ne doivent donc pas être transférés manuellement dans le futur.
Enregistrer manuellement les heures de travail
Si vous ne souhaitez pas que vos salles et équipements soient automatiquement disponibles pendant les heures d'ouverture, vous pouvez bien sûr aussi enregistrer la disponibilité manuellement. Cela convient si:
- Votre ressource ne doit être réservable que pendant une partie des heures d'ouverture, par exemple seulement l'après-midi.
- Vous utilisez la ressource pour limiter les services à certains jours de la semaine ou heures.
- Vous souhaitez enregistrer à nouveau la disponibilité de manière flexible.
Dans ce cas, n'activez pas les heures de travail automatiques dans le profil de la ressource. Pour savoir comment enregistrer manuellement la disponibilité, consultez cette page.