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Mot-clé : Kassensystem

Chiffre d'affaires cible

La fonction de chiffre d'affaires cible est un outil puissant pour améliorer les performances et optimiser le chiffre d'affaires. Grâce à la visualisation claire dans le calendrier et au calcul automatique des valeurs cibles, elle vous aide à promouvoir durablement les performances de vente individuelles de vos collaborateurs.



Définissez d'abord le chiffre d'affaires horaire souhaité par collaborateur. Sur la base des heures de travail enregistrées, le système calcule automatiquement l'objectif de chiffre d'affaires quotidien correspondant. Dans le calendrier, le chiffre d'affaires résultant des rendez-vous planifiés et l'objectif de chiffre d'affaires défini sont ensuite présentés côte à côte de manière claire.

Avantages de la fonction de chiffre d'affaires cible

  • Augmentation de la motivation : Les objectifs clairs et mesurables encouragent la volonté de performance et l'initiative personnelle.

  • Transparence au quotidien : Les valeurs cibles et réelles sont directement visibles dans le calendrier.

  • Planification simple : Le calcul automatique des objectifs quotidiens économise du temps et réduit les sources d'erreur.

  • Encouragement des ventes supplémentaires : Les collaborateurs sont intentionnellement incités à proposer des services ou des produits supplémentaires.

  • Aperçu des performances en temps réel : Les progrès peuvent être suivis et évalués en permanence.

Bonnes pratiques

  • Définissez des objectifs réalistes mais ambitieux.

  • Examinez régulièrement les valeurs cibles et ajustez-les si nécessaire.

  • Utilisez la transparence du calendrier pour des entretiens de feedback motivants.

  • Combinez la fonction de chiffre d'affaires cible avec des actions commerciales ou des incentives.

Encaissement de bons d'achat via le système de caisse

Si un client apporte un bon d'achat, vous pouvez le rembourser via le système de caisse.

Pour rembourser des bons d'achat, vous avez besoin d'au moins une caractéristique d'identification:

1. Le numéro de bon d'achat séquentiel
Veuillez ensuite vérifier au moins une caractéristique supplémentaire pour prévenir les abus. Par exemple, si la date d'émission correspond à celle enregistrée dans le système.
2. Le code de bon d'achat en ligne
Celui-ci peut également être utilisé dans le champ de recherche lors de l'entrée du numéro de bon d'achat.

Procédure de remboursement du bon d'achat:

  1. Lancez une transaction de caisse.
  2. Cliquez sur "Rembourser le bon d'achat"
  3. Entrez au moins 3 caractères du numéro de bon d'achat. Par exemple: «004» pour le bon d'achat avec le numéro 2018-0000004. Si le bon d'achat n'est pas encore enregistré dans le système Belbo, vous pouvez enregistrer l'ancien bon d'achat.
    Si le bon d'achat a été acheté dans un autre site, vous pouvez également y accéder ici (voir le chapitre correspondant ci-dessous).
  4. Sélectionnez le bon d'achat et vérifiez la date d'émission du bon d'achat.
  5. La boîte de dialogue affiche la valeur du bon d'achat et le prix du service à encaisser. Entrez le montant de remboursement souhaité dans le champ du bon d'achat (une valeur appropriée est déjà pré-remplie).
  6. En cas de valeur résiduelle, il est impératif qu'un nouveau bon d'achat soit émis avec le numéro de bon d'achat noté. Le bon d'achat original doit être conservé pour les dossiers.
  7. Après finalisation, émettez le cas échéant le bon d'achat de valeur résiduelle.

Rembourser un autre bon d'achat pour la même transaction de caisse

Si votre client a 2 bons d'achat ou plus qui doivent être remboursés au cours de la même transaction de caisse, vous devez les comptabiliser correctement. Après remboursement du premier bon d'achat, vous verrez la page d'aperçu avec les modes de paiement que vous proposez. Pour ajouter un deuxième bon d'achat, procédez comme suit:

  1. Cliquez sur le mode de paiement "Bons d'achat"
  2. Entrez le code du bon d'achat et répétez les étapes à partir de l'étape 4 décrites sous "Procédure de remboursement du bon d'achat:".

Paiement du solde avec un autre mode de paiement

Si le bon d'achat remboursé ne suffit pas pour le service utilisé, le solde est payé avec un autre mode de paiement. Après remboursement du premier bon d'achat, vous verrez la page d'aperçu avec les modes de paiement que vous proposez. Si le client paie le solde avec un autre mode de paiement, procédez comme suit:

  1. Cliquez sur le mode de paiement souhaité (par exemple "Paiement par carte" ou "Espèces")
  2. Entrez le montant payé avec ce mode de paiement (une valeur appropriée sera pré-remplie).
  3. Si un autre mode de paiement doit être ajouté, répétez l'étape 2.
Exemple d'application:
Votre cliente a réservé un service d'une valeur de 100 € et souhaite utiliser un bon d'achat d'une valeur de 50 €. Elle paie la valeur résiduelle de 50 € en espèces.

Rembourser les bons d'achat d'autres sites

Si vous avez plusieurs sites, vous pouvez rembourser les bons d'achat entre sites.

  1. Procédez comme décrit ci-dessus jusqu'à l'étape 3.
  2. Entrez le numéro du bon d'achat et faites attention aux onglets affichant les autres sites, voir image.
  3. Sélectionnez le site et le bon d'achat souhaité.
  4. Continuez comme décrit ci-dessus.

Comptabiliser la valeur résiduelle du bon d'achat comme pourboire

Si votre cliente paie par bon d'achat et souhaite vous donner une partie ou la totalité de la valeur résiduelle du bon d'achat comme pourboire, vous pouvez le comptabiliser dans Belbo.

  1. Cliquez sur le mode de paiement "Bons d'achat" comme d'habitude dans la transaction de caisse et entrez le numéro du bon d'achat.
  2. Sélectionnez "Rembourser le bon d'achat" chez le client.
  3. Entrez ensuite le montant réellement payé (y compris le pourboire) et cliquez sur "Utiliser le bon d'achat". Le montant saisi ne doit bien sûr pas dépasser la valeur du bon d'achat.
  4. Le service est payé et le reste est comptabilisé comme espèces sorties de la caisse.
  5. Prélevez maintenant le montant affiché dans la caisse en espèces et déposez l'argent dans la caisse à pourboires de l'employée qui doit recevoir le pourboire.
Exemple d'application:
Votre cliente a réservé un service d'une valeur de 80 €. Elle a un bon d'achat d'une valeur de 100 € et souhaite donner 20 € comme pourboire. Dans notre vidéo, vous découvrirez comment cela est comptabilisé:

Vous pouvez découvrir comment vendre des bons d'achat via le système de caisse ici.

Vous trouverez des informations détaillées sur le système de caisse Belbo dans notre documentation de caisse (PDF).

Vente de bons d'achat via le système de caisse

Si vous utilisez le système de caisse Belbo, vous devez vendre des bons cadeaux comme suit. Pour vendre des bons cadeaux, vous devez cliquer sur « Vendre un bon cadeau » lors du processus de caisse. Vous pouvez alors sélectionner le bon cadeau configuré en conséquence.

Lors de l'utilisation du système de caisse, il n'est pas autorisé de créer les bons cadeaux vendus dans le module de bons cadeaux.

Vente de bons cadeaux

  1. Démarrez le processus de caisse pour un client occasionnel ou un client avec rendez-vous.
  2. Sélectionnez « Vendre un bon cadeau » ou entrez le nom du bon cadeau dans le champ de recherche. Définissez la valeur du bon cadeau.
    • Pour accélérer le processus de caisse, vous pouvez déjà voir le numéro du bon cadeau ici, qui peut éventuellement être noté sur les documents pré-imprimés. Veuillez signer le bon cadeau et le numéro du bon cadeau, ajouter un tampon et la date avec l'heure pour garantir l'authenticité.
    • Si un modèle d'impression a été créé, le bon cadeau peut maintenant être imprimé. Cependant, il n'est valide qu'après la fin du processus de caisse.
  3. Encaissement normal.

Exemple de vente d'un bon cadeau lors du processus de caisse :

Vous pouvez découvrir comment utiliser un bon cadeau via le système de caisse ici.

Vous trouverez des informations détaillées sur le système de caisse Belbo dans notre documentation de caisse (PDF).

Caisse : Aperçu

Dans l'aperçu de la caisse, vous pouvez encaisser les rendez-vous ouverts et les clients réguliers ainsi que comptabiliser les retours et les reçus groupés.

Ouvert

Fermé

Vous trouverez ici les comptabilisations terminées du jour actuel. Vous pouvez utiliser les filtres pour trouver des factures selon des critères spécifiques.

Vous trouverez des informations détaillées sur le système de caisse Belbo dans notre documentation de caisse (PDF).

Design de facture

Dans la conception des factures, vous pouvez définir la présentation de vos reçus et factures.


Vous accédez à cette section via Paramètres > Conception des factures
Si cette fonction n'est pas activée, vous pouvez l'activer via "Paramètres > Ajouter une fonction".



Éléments de facturation

Entrez ici les données de base de votre entreprise. Si rien n'est indiqué ici, l'adresse du site sera utilisée. Remplissez ce champ uniquement si l'adresse de votre site diffère de l'adresse du responsable de facturation affichée sur les factures.

Conception des reçus

Logo

Vous pouvez télécharger un logo ici. Les graphiques de logo doivent être en noir et blanc et avoir un contraste élevé afin que votre imprimante de reçu puisse les afficher correctement.

En-tête du reçu

Si vous souhaitez afficher des informations supplémentaires dans la section d'en-tête du reçu, vous pouvez les entrer ici. En plus du texte libre, vous pouvez également utiliser des espaces réservés. Si vous utilisez les espaces réservés « Nom du client » ou les champs d'adresse du client, ces données seront extraites du dossier client. La condition préalable est que vous ayez créé ces champs client dans les paramètres client et que vos employés les remplissent correctement. Vous trouverez un guide sur la création et l'intégration de ces données ici.

Pied de page du reçu

Si vous souhaitez afficher des informations supplémentaires dans la section d'en-tête du reçu, vous pouvez les entrer ici. A ce stade, par exemple, vous pouvez attirer l'attention sur la réservation en ligne ou les promotions actuelles.

Structure du reçu

Vous pouvez concevoir vous-même l'apparence de votre reçu. En savoir plus sur la structure des reçus ici.
Veuillez noter qu'il s'agit d'une configuration complexe. En cas d'utilisation incorrecte, les reçus pourraient éventuellement ne plus pouvoir être imprimés.

Factures A4

En principe, chaque facture est disponible avec un reçu qui peut être émis via votre imprimante de reçu. En outre, vous pouvez créer des factures au format A4. Une fois cette fonction activée, vous recevrez un nouveau bouton dans la caisse, via lequel vous pourrez envoyer les factures A4 en PDF par e-mail au client ou les imprimer sur une imprimante appropriée.


À ce sujet, veuillez également consulter nos remarques concernant l'obligation d'émission de reçus en Allemagne.

Exemple de facture A4

Avis de paiement pour le paiement sur facture

Si vous proposez le mode de paiement « Facture », vous pouvez enregistrer un pied de page de facture personnalisé pour ce mode de paiement. Vous pouvez entrer vos coordonnées bancaires et d'autres instructions de paiement ici. Ces informations ne seront imprimées sur la facture que si le client paie par facture. Si un autre mode de paiement est sélectionné (par ex. « Espèces » ou « Carte »), le pied de page que vous avez défini sous « Pied de page de facture A4 » sera utilisé.

E-mail

Si vous souhaitez envoyer des factures A4 à vos clients, vous pouvez lancer l'envoi par e-mail lors de la transaction de caisse. Le texte de l'e-mail est un texte standard.

Si vous souhaitez rédiger votre propre texte, vous pouvez le faire sous Paramètres > Conception des factures > E-mail. Vous pouvez également utiliser des espaces réservés ici, par exemple pour insérer le nom du client.

Vous pouvez télécharger une documentation de caisse détaillée ici.

Caisse : Paramètres – Imprimante de reçu

IP imprimante

En combinaison avec votre Belbo-Box, vous pouvez maintenant imprimer des reçus complètement automatiquement.
Vous trouverez plus d'informations sur la Belbo-Box ici.

Largeur du ticket

Ici, vous pouvez spécifier le nombre de caractères que votre imprimante à tickets peut afficher côte à côte. La largeur optimale dépend de votre imprimante à tickets. Essayez d'abord une largeur d'environ 30 caractères, puis déterminez la largeur correcte pour votre appareil à l'aide d'impressions de test.

Vous trouverez des informations détaillées sur le système de caisse Belbo dans notre documentation de caisse (PDF).

Caisse : Paramètres – État de caisse

Avec le solde de caisse automatique, vous pouvez automatiser le retrait de caisse à chaque clôture de jour. Cela ne doit être fait que si vous déposez de l'argent quotidiennement à la banque ou dans une enveloppe dans un coffre-fort.

Si la même somme reste dans votre caisse chaque jour après la clôture, vous pouvez activer la fonction "Retrait de caisse automatique à la clôture de jour".

Définissez sous "Solde de caisse cible" la somme qui reste dans la caisse et définissez un compte cible. Le compte cible est le compte sur lequel l'argent est enregistré. Ce n'est jamais le compte de caisse.

Vous trouverez des informations détaillées sur le système de caisse Belbo dans notre documentation de caisse (PDF).

Règles de pourboire

Vous pouvez enregistrer les pourboires correctement, qu'ils soient donnés en espèces, par paiement par carte ou avec la valeur restante du bon. Cette fonction permet d'enregistrer les pourboires payés par carte.
Veuillez discuter avec votre expert-comptable pour savoir quels employés doivent déclarer leurs pourboires.


Vous accédez à cette zone via Paramètres > Règles de pourboire
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Paramètres > Ajouter une fonction".



Configurer les règles de pourboire

  • Enregistrer le pourboire : Définissez ici le compte sur lequel les paiements de pourboire par carte doivent être enregistrés. Dès que vous définissez un compte ici, les paiements de pourboire seront affichés sur les clôtures quotidiennes et mensuelles ainsi que dans l'export DATEV (voir ci-dessous). Veuillez utiliser un compte de pourboire explicitement confirmé par votre expert-comptable, qui peut être créé si nécessaire dans votre plan comptable personnel. Nous pouvons également vous aider à la configuration.

  • Conserver le pourboire en caisse : Cette fonction contrôle le moment et le mode de versement du pourboire à vos employés.

    • Désactivé (par défaut) : Le système suppose que les pourboires sont immédiatement retirés en espèces de la caisse et remis à l'employé. Le solde de caisse se réduit en conséquence.

    • Activé (« Ne pas retirer le pourboire de la caisse ») :
      Le pourboire reste physiquement et comptablement en caisse ou sur le compte commercial.

    • Cas d'usage : Utilisez cette option si vous collectez les pourboires et les versez de manière groupée (par exemple, en fin de mois par virement avec la fiche de paie) à l'équipe.

  • Dans les clôtures quotidiennes et mensuelles, vous pouvez voir le montant des pourboires reçus. Si vous souhaitez faire la distinction entre différents employés, veuillez créer des comptes de pourboire différents pour chaque employé (voir l'option de menu « Aperçu ») !

  • Monnaie rendue en cas de paiement par carte : Définissez si les surpaiements doivent être retirés de la caisse. Dans ce cas, le montant à retirer s'affiche lors du processus de caisse et doit être retiré de la caisse par l'employé. Pour en savoir plus, consultez la section ci-dessous.

    • Activé (« Enregistrer toujours le surpaiement par CB en tant que pourboire ») :
      Lorsqu'un client paie un montant supérieur à celui du service par carte (par exemple 55 € au lieu de 50 €), Belbo reconnaît automatiquement la différence de 5 € comme pourboire.

    • Aucune « monnaie rendue » n'est versée en espèces.

  • Désactivé :

    • Si cette option n'est pas active, le montant restant est enregistré comme pourboire tant pour les paiements en espèces que par carte.

Aperçu

Cochez les personnes dont les pourboires doivent être déclarés dans l'aperçu.

Si vous le souhaitez, vous pouvez assigner des comptes de pourboire individuels à chaque employé.

Pourboires

Dans l'option de menu « Pourboires », vous trouverez un aperçu de tous les pourboires versés.

Enregistrer le pourboire par carte bancaire

Si les pourboires par carte bancaire ou carte de crédit sont également pratiqués dans votre entreprise, ils peuvent être enregistrés correctement dans Belbo.

  1. Cliquez sur le mode de paiement par carte souhaité dans la sélection du mode de paiement.

  2. Entrez le montant réellement payé incluant le pourboire dans le champ de numéro.

  3. Cliquez sur le bouton de confirmation vert.

Le pourboire payé doit ensuite être retiré de la caisse en espèces !

Dans le système de caisse, le pourboire est débité de la caisse en espèces, de sorte que le solde de caisse du soir tienne compte du retrait du pourboire.

Versements de pourboires sur les clôtures quotidiennes et mensuelles

Si un compte a été saisi dans la fonction de pourboire, les versements de pourboire seront également affichés sur les clôtures.


Exemple de pourboires dans le PDF de clôture quotidienne

Vous pouvez télécharger une documentation de caisse détaillée ici.

Caisse : Paramètres – Paramètres comptables

Ici, vous définissez les paramètres de base sur lesquels repose votre gestion de caisse.

Veuillez discuter avant de commencer à utiliser commercialement la caisse avec votre cabinet d'expertise comptable afin de déterminer les paramètres à saisir ici. Ces paramètres ne peuvent plus être modifiés par la suite.

Utilisation de la caisse à partir du
Déterminez à partir de quand vous souhaitez utiliser la caisse à titre commercial. Les écritures effectuées avant cette date ne seront pas prises en compte dans la gestion de caisse.

Plan comptable
Votre cabinet d'expertise comptable vous informera sur le plan comptable à utiliser ici et sur la question de savoir si les autres options doivent s'appliquer à votre entreprise ou non.

Bon tiers
Définissez un compte de bon tiers pour pouvoir comptabiliser correctement les bons d'achat tiers.

Vous trouverez des informations détaillées sur le système de caisse Belbo dans notre documentation de caisse (PDF).

Caisse : Paramètres – Général

Dans les paramètres généraux, vous pouvez définir les paramètres de base suivants :

Me rappeler les clôtures quotidiennes
Recevez un rappel afin de ne pas oublier de créer les clôtures quotidiennes conformes à la réglementation à la fin de votre journée de travail.

Envoyer la clôture quotidienne par e-mail
Définissez une adresse e-mail à laquelle les clôtures quotidiennes seront envoyées automatiquement. Il est recommandé d'utiliser ici votre cabinet comptable ou un partenaire commercial.

Option d'affichage
Veuillez sélectionner ici l'option « Opérations de caisse et clôtures quotidiennes » pour pouvoir utiliser la caisse avec toutes les fonctions.

Taxes
Définissez si les taxes doivent être affichées dans l'opération de caisse.

Services de caisse spéciaux
Définissez si vous souhaitez activer la fonction « Services de caisse spéciaux ».