En plus des reçus de caisse, vous pouvez également créer des factures au format A4 avec Belbo, que vous pouvez envoyer par e-mail à vos clients ou leur remettre imprimées.
Activer les factures au format A4
Si vous n'avez pas encore la possibilité de sélectionner des factures au format A4 dans le processus de caisse, cette fonction doit d'abord être activée.
- Allez dans "Paramètres" et cliquez sur "Conception des reçus"
- Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Paramètres > Ajouter une fonction".
- Activez ici l'option "Offrir l'impression de factures au format A4".
Après cela, vous pouvez créer la facture A4 dans chaque processus de caisse :
- Cliquez sur l'icône PDF pour télécharger et imprimer la facture.
- Ou cliquez sur "Envoyer" pour envoyer la facture très simplement par e-mail à la cliente.
Modifier les éléments de la facture
Si vous offrez le paiement par facture, il est judicieux d'indiquer vos coordonnées bancaires sur votre facture.
- Allez dans "Paramètres" et cliquez sur "Conception des reçus"
- Procédez comme décrit dans cet article
Nom du client et adresse sur le reçu et la facture A4
Si vous souhaitez que l'adresse du client figure sur votre facture, vous pouvez utiliser des espaces réservés spécifiques pour l'afficher. Pour cela, ouvrez la fonction Conception des reçus et modifiez l'"En-tête de la facture". Ici, sous le point "Espaces réservés de texte" dans la catégorie "Clients", vous trouverez les champs "Rue", "Code postal", "Ville". Veuillez noter que pour cela, vous devez avoir créé des champs clients supplémentaires portant exactement ces noms.
Un guide à ce sujet vous le trouverez ici.
Le client paie par facture
Si vous souhaitez permettre à vos clients de payer les services et produits reçus par facture, c'est-à-dire par virement, vous pouvez le faire dans Belbo.
- Encaissez le rendez-vous comme d'habitude et sélectionnez "Facture" comme mode de paiement à la dernière étape.
- Cliquez sur "Facture A4" dans le processus d'encaissement terminé et envoyez la facture par e-mail ou imprimez-la pour le client.
- Dès que vous enregistrez le paiement reçu, vous pouvez le noter sous Caisse > Clôtures > Aperçu des paiements.
Le client ne se présente pas / ne se présente pas sans justification
Si vous avez spécifié dans vos CGV que les clients qui manquent à leur rendez-vous doivent recevoir une facture, vous pouvez procéder comme suit :
- Cliquez sur le rendez-vous manqué et cliquez sur "Encaisser".
- Si vous facturez le rendez-vous complet, vous pouvez l'encaisser normalement.
- Vous pouvez également créer un service appelé "Frais d'annulation" et ajouter plutôt ce service dans le processus d'encaissement.
- Si vous n'encaissez que par exemple 50 % de la valeur du rendez-vous, vous pouvez accorder une remise de 50 %.
- Cliquez sur "Facture" ou "Virement" etc. sous "Mode de paiement" et terminez le processus.
- Comme décrit ci-dessus, cliquez sur "Facture A4" et imprimez la facture ou envoyez-la immédiatement par e-mail au client.
Vous trouverez d'autres mesures contre les clients peu fiables ici.
Le client change d'avis et veut payer en espèces ou par carte bancaire quelques jours plus tard
Dans certains cas, le client revient au magasin peu de temps après et souhaite régler la facture impayée en espèces.
Dans ce cas, il n'est pas permis d'accepter les espèces et de les mettre dans la caisse, car cela affecterait la disponibilité des espèces sans qu'une écriture comptable soit effectuée.
Demandez au client de virer la facture. S'il tient absolument à payer, placez l'argent dans une enveloppe que vous étiquetez soigneusement (par exemple "Facture de nom du client, date, heure") et apportez-la à la banque lors de votre prochain dépôt.
Veuillez ensuite informer votre cabinet comptable de ce paiement exceptionnel.
Si un paiement par carte bancaire a déjà eu lieu, veuillez demander à votre expert-comptable comment cela doit être comptabilisé.