À partir du 01 janvier 2020, l'obligation de délivrance de reçus (familièrement appelée « obligation de ticket de caisse ») entre en vigueur en Allemagne. Découvrez ici comment vous vous conformez à cette obligation en tant qu'utilisateur de Belbo et ce que vous devez observer.
Cet article est particulièrement pertinent pour les utilisateurs en Allemagne.
Imprimer des tickets de caisse
Dans Belbo, vous pouvez imprimer des tickets de caisse. Après la fin du processus de caisse, vous verrez le bouton « Imprimer facture » (ou « Imprimer ticket » si la connexion à l'imprimante est activée) sur l'écran de conclusion de la caisse.
Si votre imprimante de tickets est correctement connectée à l'appareil utilisé, le ticket peut être imprimé de cette manière.
Imprimer des factures A4 ou les envoyer par e-mail
Vous pouvez également imprimer des factures A4 ou les envoyer par e-mail au client. Particulièrement compte tenu du gaspillage de papier et de la production de déchets et des coûts associés, l'envoi électronique a du sens. Le ministère fédéral des Finances souligne explicitement que cela est conforme aux dispositions légales :
L'obligation de délivrance de reçus est intentionnellement neutre sur le plan technologique. Il appartient aux exploitants de caisses de délivrer les reçus, par exemple également par e-mail ou sur le téléphone mobile.
Si vous ne trouvez pas le bouton « Facture A4 » dans le processus de caisse terminé, vous pouvez l'ajouter sous Paramètres > Système de caisse > Design du ticket.
Après avoir cliqué sur « Facture A4 », vous verrez la boîte de dialogue d'envoi de facture. Vous pouvez télécharger le PDF et l'imprimer vous-même pour le remettre au client, ou envoyer la facture en un clic à l'adresse e-mail du client.
Éléments de facture
Les tickets générés via la caisse Belbo peuvent être complétés avec les données légalement requises. Celles-ci incluent :
Nom et adresse de l'entrepreneur prestataire (votre entreprise)
Date de délivrance du reçu
Date et heure de la transaction
Quantité et type des services fournis
Montant
Montant de la taxe
Veuillez vérifier que vos tickets et factures contiennent les données correspondantes. La date et l'heure s'affichent toujours, toutes les données individuelles peuvent être saisies ou corrigées sous Paramètres > Système de caisse > Design du ticket.
Impression automatique de tickets
Si vous souhaitez imprimer automatiquement un ticket après chaque transaction de caisse, vous pouvez le configurer dans la Connexion imprimante. Veuillez noter que Belbo Satellite doit être installé pour cela.
Si dans votre entreprise vous dépassez la limite de petits montants de la facture du § 33 phrase 1 USTDV, des données supplémentaires telles que le nom et l'adresse du client doivent être ajoutées au ticket et à la facture. C'est possible avec Belbo si ces données sont conservées dans le dossier client. Vous pouvez en savoir plus ici.
En plus des reçus de caisse, vous pouvez également créer des factures au format A4 avec Belbo, que vous pouvez envoyer par e-mail à vos clients ou leur remettre imprimées.
Vous accédez à cette zone via Paramètres > Conception des reçus
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Paramètres > Ajouter une fonction".
Activer les factures au format A4
Si vous n'avez pas encore la possibilité de sélectionner des factures au format A4 dans le processus de caisse, cette fonction doit d'abord être activée.
Allez dans "Paramètres" et cliquez sur "Conception des reçus"
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Paramètres > Ajouter une fonction".
Activez ici l'option "Offrir l'impression de factures au format A4".
Après cela, vous pouvez créer la facture A4 dans chaque processus de caisse :
Cliquez sur l'icône PDF pour télécharger et imprimer la facture.
Ou cliquez sur "Envoyer" pour envoyer la facture très simplement par e-mail à la cliente.
Modifier les éléments de la facture
Si vous offrez le paiement par facture, il est judicieux d'indiquer vos coordonnées bancaires sur votre facture.
Allez dans "Paramètres" et cliquez sur "Conception des reçus"
Nom du client et adresse sur le reçu et la facture A4
Si vous souhaitez que l'adresse du client figure sur votre facture, vous pouvez utiliser des espaces réservés spécifiques pour l'afficher. Pour cela, ouvrez la fonction Conception des reçus et modifiez l'"En-tête de la facture". Ici, sous le point "Espaces réservés de texte" dans la catégorie "Clients", vous trouverez les champs "Rue", "Code postal", "Ville". Veuillez noter que pour cela, vous devez avoir créé des champs clients supplémentaires portant exactement ces noms.
Si vous souhaitez permettre à vos clients de payer les services et produits reçus par facture, c'est-à-dire par virement, vous pouvez le faire dans Belbo.
Si vous n'avez pas encore de mode de paiement "Facture" en plus des modes de paiement tels que "Espèces" ou "Carte bancaire", veuillez nous contacter via le chat d'aide ou par e-mail à info@belbo.com auprès de notre service clientèle. Il est utile (mais pas obligatoire) que vous ayez déjà appris de votre cabinet comptable quel compte comptable (normalement à 4 chiffres) doit être utilisé pour cela.
Encaissez le rendez-vous comme d'habitude et sélectionnez "Facture" comme mode de paiement à la dernière étape.
Cliquez sur "Facture A4" dans le processus d'encaissement terminé et envoyez la facture par e-mail ou imprimez-la pour le client.
Le client ne se présente pas / ne se présente pas sans justification
Si vous avez spécifié dans vos CGV que les clients qui manquent à leur rendez-vous doivent recevoir une facture, vous pouvez procéder comme suit :
Cliquez sur le rendez-vous manqué et cliquez sur "Encaisser".
Si vous facturez le rendez-vous complet, vous pouvez l'encaisser normalement.
Vous pouvez également créer un service appelé "Frais d'annulation" et ajouter plutôt ce service dans le processus d'encaissement.
Si vous n'encaissez que par exemple 50 % de la valeur du rendez-vous, vous pouvez accorder une remise de 50 %.
Cliquez sur "Facture" ou "Virement" etc. sous "Mode de paiement" et terminez le processus.
Comme décrit ci-dessus, cliquez sur "Facture A4" et imprimez la facture ou envoyez-la immédiatement par e-mail au client.
Si vous n'avez pas encore de mode de paiement "Facture" en plus des modes de paiement tels que "Espèces" ou "Carte bancaire", veuillez nous contacter via le chat d'aide ou par e-mail à info@belbo.com auprès de notre service clientèle. Il est utile (mais pas obligatoire) que vous ayez déjà appris de votre cabinet comptable quel compte comptable (normalement à 4 chiffres) doit être utilisé pour cela.
Le client change d'avis et veut payer en espèces ou par carte bancaire quelques jours plus tard
Dans certains cas, le client revient au magasin peu de temps après et souhaite régler la facture impayée en espèces. Dans ce cas, il n'est pas permis d'accepter les espèces et de les mettre dans la caisse, car cela affecterait la disponibilité des espèces sans qu'une écriture comptable soit effectuée.
Demandez au client de virer la facture. S'il tient absolument à payer, placez l'argent dans une enveloppe que vous étiquetez soigneusement (par exemple "Facture de nom du client, date, heure") et apportez-la à la banque lors de votre prochain dépôt.
Veuillez ensuite informer votre cabinet comptable de ce paiement exceptionnel.
Si un paiement par carte bancaire a déjà eu lieu, veuillez demander à votre expert-comptable comment cela doit être comptabilisé.
Toutes les informations sont fournies sans garantie. En raison de la situation juridique, nous ne pouvons pas vous conseiller sur les questions fiscales. Veuillez discuter des questions fiscales spécifiques avec votre expert-comptable.
Il arrive que des clients retournent des articles achetés. Vous pouvez utiliser le bouton de retour dans votre caisse pour enregistrer ceux-ci. Cela garantit que la caisse et l'inventaire sont toujours corrects.
Enregistrer un retour
Pour enregistrer correctement un retour, procédez comme suit :
Cliquez sur la caisse dans la navigation principale. Vous y trouverez le bouton « Retour ».
Choisissez la date d'achat du produit, puis cliquez sur le produit retourné.
Si le client achète un autre produit, il peut être ajouté au processus de caisse.
Sélectionnez le mode de paiement par lequel le client sera remboursé des articles, il s'agit généralement de l'espèces, et complétez le processus.
Si l'argent est retourné, retirez l'argent de la caisse et remettez-le au client.
Il arrive que les clients retournent les marchandises qu'ils ont achetées. Pour enregistrer ces retours, vous pouvez utiliser le bouton Retour de votre caisse. Cela vous permet de vous assurer que le solde de la caisse et l'inventaire des marchandises sont toujours corrects.
Enregistrer un retour et rembourser en espèces
Pour enregistrer correctement un retour, procédez comme suit :
Cliquez sur la Caisse dans la navigation principale. Vous y trouverez le bouton « Retour ».
Sélectionnez la date d'achat de la marchandise et cliquez ensuite sur le produit retourné.
Si le client souhaite acheter un autre produit, celui-ci peut être ajouté à la transaction de caisse.
Cliquez sur « Paiement » et sélectionnez le mode de paiement avec lequel le client sera remboursé, en général il s'agit d'espèces, et terminez l'opération.
En cas de remboursement en espèces, retirez l'argent de la caisse et remettez-le au client.
Émettre la valeur du retour sous forme de bon d'achat
Si vous souhaitez remettre un bon d'achat au client au lieu d'espèces pour le montant du produit retourné, procédez comme suit :
Cliquez sur la Caisse dans la navigation principale. Vous y trouverez le bouton « Retour ».
Sélectionnez la date d'achat de la marchandise et cliquez ensuite sur le produit retourné.
Cliquez sur « + Bon d'achat » et modifiez le prix du bon d'achat pour qu'il corresponde à la valeur que le bon doit avoir.
Le prix total devrait maintenant être 0,00.
Cliquez sur « Paiement » et terminez l'opération.
Aucun mode de paiement n'est nécessaire pour un montant de facture de 0,00, mais vous pouvez imprimer un reçu ou émettre une facture A4 pour l'opération.
Ne pas rembourser le montant en espèces, mais par virement
Condition : un mode de paiement « Virement » (ou « Facture » ou autre) doit être disponible. Si ce n'est pas le cas dans votre caisse, veuillez contacter votre cabinet comptable pour connaître le numéro de compte comptable correspondant à ce mode de paiement. Communiquez-nous ensuite ce numéro (info@belbo.com).
Cliquez sur la Caisse dans la navigation principale. Vous y trouverez le bouton « Retour ».
Sélectionnez la date d'achat de la marchandise et cliquez ensuite sur le produit retourné.
Si le client souhaite acheter un autre produit, celui-ci peut être ajouté à la transaction de caisse.
Cliquez sur « Paiement » et sélectionnez le mode de paiement avec lequel le client sera remboursé, dans ce cas « Virement » (le nom peut être différent dans votre caisse).
À l'aide du menu de caisse, vous pouvez simplifier l'encaissement pour vos employés. Vous pouvez ainsi créer des boutons que vos employés peuvent simplement sélectionner lors de l'encaissement.
Vous accédez à cette zone via Paramètres > Menu de caisse
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Paramètres > Ajouter une fonction".
Fonction du menu de caisse
Si le menu de caisse n'est pas activé, tous les services que vous avez créés peuvent être sélectionnés dans un menu de sélection. Si le menu de caisse est activé et correctement configuré, de simples boutons peuvent être sélectionnés pendant le processus d'encaissement pour enregistrer les services souhaités.
Attention : si le menu de caisse est seulement activé mais pas encore configuré, l'ajout de services pendant le processus d'encaissement n'est pas possible.
Courte vidéo sur l'utilisation du menu de caisse :
Configuration du menu de caisse
Via Paramètres > Menu de caisse, vous accédez à la zone de configuration de cette fonction. Si elle n'est pas activée, vous pouvez l'activer sous "Ajouter une fonction". Il est préférable de ne pas le faire pendant les heures d'exploitation, car la fonction de caisse risque de ne pas être entièrement disponible pendant la configuration. Si vous souhaitez commencer la configuration et la poursuivre à un moment ultérieur, vous pouvez désactiver le module et le réactiver ultérieurement sans perdre vos paramètres.
Conditions préalables à l'utilisation du menu de caisse
Le menu de caisse se base sur les services déjà créés. Avant de pouvoir configurer le menu de caisse, vos services doivent donc d'abord être complètement configurés.
Ajouter des boutons au menu de caisse
Pour ajouter des services à votre menu de caisse, ouvrez le menu de caisse sur la page de paramètres et sélectionnez l'onglet "Définition du menu". Ici, vous sélectionnez + Ajouter un groupe pour créer un nouvel élément de bouton.
Donnez à votre bouton le nom souhaité et une couleur individuelle, de sorte que vos employés aient une orientation visuelle simple.
Ajouter des services
Après avoir créé un nouveau bouton, vous pouvez sélectionner les services qui seront ajoutés au processus d'encaissement après sélection de ce bouton.
Le bouton porte exactement le même nom que le service assigné et reçoit également sa couleur. Pour colorer les boutons du service dans la couleur souhaitée, définissez donc la couleur dans le service lui-même.
Répétez cette procédure pour chaque service groupé sous le bouton du menu et enregistrez ensuite vos paramètres.
Utilisation du menu de caisse
Une fois que vous avez fini de configurer votre menu de caisse, il peut être utilisé. Lorsqu'un service est ajouté à un rendez-vous enregistré ou à un client occasionnel lors du processus d'encaissement, vos employés peuvent utiliser les boutons créés.
Avec la fonction "Sammelbon", vous pouvez payer plusieurs rendez-vous ensemble.
Vous trouverez cette fonction en cliquant sur Caisse en haut à droite, puis sur "Sammelbon".
Activer la fonction
Si vous ne trouvez pas de bouton Sammelbon dans votre caisse, la fonction doit d'abord être activée.
Sous Paramètres > Système de caisse, sélectionnez l'onglet "Paramètres de base".
Ici, vous pouvez activer la fonction "Sammelbon".
Enregistrez votre saisie.
Encaisser plusieurs rendez-vous ensemble
Pour pouvoir démarrer un paiement commun, vous avez besoin d'au moins 2 rendez-vous ouverts.
Exemple : Anna et Maria Müller sont mère et fille et elles paient ensemble les services réservés.
Lorsque vous cliquez sur Sammelbon, vous obtenez d'abord une liste de tous les rendez-vous ouverts. À cette étape, vous marquez les rendez-vous qui doivent être payés ensemble.
L'étape suivante est le processus d'encaissement commun. Dans le processus d'encaissement, vous voyez les services réservés de chaque client. Ici, vous pouvez modifier ou ajouter des services ou des produits.
Une fois que vous avez tout vérifié, cliquez sur Paiement et terminez le processus d'encaissement.
Voici à quoi ressemble le processus d'encaissement commun. Dans notre exemple, les services réservés de chaque client ont coûté 25,00 euros chacun. En cliquant sur le bouton vert, le processus d'encaissement est terminé.
Il existe diverses raisons pour lesquelles vous souhaitez annuler une facture. Par exemple, vous avez confondu le mode de paiement ou oublié un élément de facture, il peut se passer beaucoup de choses dans la vie professionnelle quotidienne.
Vous trouverez cette fonction en cliquant sur un rendez-vous, puis sur Consulter la facture > Annuler la facture.
Lorsque vous cliquez sur Annuler la facture, vous êtes invité à sélectionner un motif. Si votre motif ne figure pas sur la liste, vous pouvez décrire votre raison d'annulation dans le champ de texte.
Après avoir sélectionné votre motif et cliqué sur Enregistrer, vous pouvez corriger l'erreur à l'étape suivante. Vous pouvez modifier le prix ou le mode de paiement, ajouter de nouveaux services et produits ou changer de client.
Une fois que vous avez corrigé l'erreur, terminez la transaction de caisse comme d'habitude.
Attention : Si une clôture de caisse existe déjà pour le jour où la correction a été effectuée, celle-ci doit être recréée – de même que pour les jours suivants jusqu'au présent, si le solde de caisse a été affecté par la modification.
Vous pouvez encaisser un client occasionnel en cliquant sur Caisse, puis en sélectionnant « Encaisser client occasionnel ».
Pour savoir comment encaisser un rendez-vous dans le calendrier, cliquez ici.
Veuillez noter que la fonction PIN employé doit être active pour encaisser les clients occasionnels.
Encaisser un client occasionnel
Cliquez sur « Caisse » en haut à droite de la navigation principale
Cliquez sur « Encaisser client occasionnel », sélectionnez l'employé et entrez votre PIN personnel.
Ajoutez le service ou les produits à facturer.
Ajoutez des réductions via le bouton de réduction et documentez pourquoi une réduction a été accordée.
Modifiez le nombre de services via le lien Nombre.
Cliquez sur « Paiement » (ce bouton n'apparaît que si au moins un service a été ajouté).
Sélectionnez les modes de paiement et cliquez sur « terminer ».
Imprimez le reçu si souhaité
Courte vidéo sur l'encaissement des clients occasionnels
Vous pouvez enregistrer les pourboires correctement, qu'ils soient donnés en espèces, par paiement par carte ou avec la valeur restante du bon. Cette fonction permet d'enregistrer les pourboires payés par carte.
Veuillez discuter avec votre expert-comptable pour savoir quels employés doivent déclarer leurs pourboires.
Vous accédez à cette zone via Paramètres > Règles de pourboire
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Paramètres > Ajouter une fonction".
Configurer les règles de pourboire
Enregistrer le pourboire : Définissez ici le compte sur lequel les paiements de pourboire par carte doivent être enregistrés. Dès que vous définissez un compte ici, les paiements de pourboire seront affichés sur les clôtures quotidiennes et mensuelles ainsi que dans l'export DATEV (voir ci-dessous). Veuillez utiliser un compte de pourboire explicitement confirmé par votre expert-comptable, qui peut être créé si nécessaire dans votre plan comptable personnel. Nous pouvons également vous aider à la configuration.
Conserver le pourboire en caisse : Cette fonction contrôle le moment et le mode de versement du pourboire à vos employés.
Désactivé (par défaut) : Le système suppose que les pourboires sont immédiatement retirés en espèces de la caisse et remis à l'employé. Le solde de caisse se réduit en conséquence.
Activé (« Ne pas retirer le pourboire de la caisse ») : Le pourboire reste physiquement et comptablement en caisse ou sur le compte commercial.
Cas d'usage : Utilisez cette option si vous collectez les pourboires et les versez de manière groupée (par exemple, en fin de mois par virement avec la fiche de paie) à l'équipe.
Dans les clôtures quotidiennes et mensuelles, vous pouvez voir le montant des pourboires reçus. Si vous souhaitez faire la distinction entre différents employés, veuillez créer des comptes de pourboire différents pour chaque employé (voir l'option de menu « Aperçu ») !
Monnaie rendue en cas de paiement par carte : Définissez si les surpaiements doivent être retirés de la caisse. Dans ce cas, le montant à retirer s'affiche lors du processus de caisse et doit être retiré de la caisse par l'employé. Pour en savoir plus, consultez la section ci-dessous.
Activé (« Enregistrer toujours le surpaiement par CB en tant que pourboire ») : Lorsqu'un client paie un montant supérieur à celui du service par carte (par exemple 55 € au lieu de 50 €), Belbo reconnaît automatiquement la différence de 5 € comme pourboire.
Aucune « monnaie rendue » n'est versée en espèces.
Désactivé :
Si cette option n'est pas active, le montant restant est enregistré comme pourboire tant pour les paiements en espèces que par carte.
Aperçu
Cochez les personnes dont les pourboires doivent être déclarés dans l'aperçu.
Si vous le souhaitez, vous pouvez assigner des comptes de pourboire individuels à chaque employé.
Pourboires
Dans l'option de menu « Pourboires », vous trouverez un aperçu de tous les pourboires versés.
Enregistrer le pourboire par carte bancaire
Si les pourboires par carte bancaire ou carte de crédit sont également pratiqués dans votre entreprise, ils peuvent être enregistrés correctement dans Belbo.
Cliquez sur le mode de paiement par carte souhaité dans la sélection du mode de paiement.
Entrez le montant réellement payé incluant le pourboire dans le champ de numéro.
Cliquez sur le bouton de confirmation vert.
Le pourboire payé doit ensuite être retiré de la caisse en espèces !
Dans le système de caisse, le pourboire est débité de la caisse en espèces, de sorte que le solde de caisse du soir tienne compte du retrait du pourboire.
Versements de pourboires sur les clôtures quotidiennes et mensuelles
Si un compte a été saisi dans la fonction de pourboire, les versements de pourboire seront également affichés sur les clôtures.
Exemple de pourboires dans le PDF de clôture quotidienne
Vous pouvez télécharger une documentation de caisse détaillée ici.
Cet article est particulièrement pertinent pour les utilisateurs en Allemagne.
