In Belbo können Sie Nachrichten an Ihre Kunden senden. Für jeden Termin kann der Kunde Bestätigungs- und Erinnerungs-E-mails erhalten. Außerdem können Sie Ihren Kunden Direktnachrichten senden. An die meisten dieser Nachrichten können aus technischen Gründen keine Anhänge angehängt werden. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Kunden dennoch Dokumente übersenden können.
Tout sur : Gestion des clients & Fichier clients
Rappel
Avec la fonction de rappel, vous pouvez afficher les fiches clients dans le calendrier pour garder les tâches importantes à l'esprit.
Ajouter et modifier un rappel
1. Dans la fonction
Cliquez sur le champ "Ajouter un nouveau rappel".
Définissez une désignation et sélectionnez le client et la date de rappel. Cliquez sur "Enregistrer".
Pour modifier un rappel existant, cliquez sur le nom du client ou la désignation et apportez les modifications souhaitées.
2. Dans la fiche client
Ouvrez la fiche client et cliquez sur l'onglet "Rappels".
Vous pouvez ensuite ajouter ou modifier un nouveau rappel comme décrit ci-dessus.
Affichage dans le calendrier
Dans la vue calendrier, les rappels pour la date respective apparaissent comme un petit drapeau bleu à côté de la date.
En cliquant sur le drapeau, vous accédez à l'aperçu des rappels pour ce jour. Cliquez sur le nom du client ou la désignation pour modifier le rappel, via le champ Options, vous pouvez supprimer le rappel.
Gestion des documents dans le dossier client
Avec la gestion des documents, vous pouvez ajouter des documents numériques à vos dossiers clients, afin qu'ils soient consultables par chaque employé par la suite.
Si vous numérisez des documents papier ou créez des fichiers PDF sur votre ordinateur, ceux-ci peuvent être ajoutés à vos dossiers clients via la gestion des documents. Si vous souhaitez que vos clients remplissent directement les documents sur une tablette, vous pouvez utiliser la fonction Questionnaire client.
Activer la gestion des documents et définir les types de documents
Vous pouvez activer la gestion des documents sous "Paramètres > Ajouter une fonction" ou ajouter le mot Gestion des documents dans le champ de recherche de la page Paramètres. Vous pouvez ensuite définir les types de documents que vous souhaitez collecter :
- Entrez les types de documents dans le champ correspondant du module Documents. Vous le trouverez sur votre page Paramètres.
- Séparez les différents types de documents par un saut de ligne. Si vous n'avez qu'un seul type de document, vous pouvez n'entrer qu'un seul type ici.
- Enregistrez votre entrée.
Documents dans le dossier client
Une fois la gestion des documents activée, vous trouverez un onglet correspondant dans chaque dossier client. Ici, vous pouvez télécharger des documents pour ce client. Avant le téléchargement, vous pouvez définir le type de document, ce qui permet de voir ultérieurement de quel document il s'agit.
Les documents téléchargés de cette manière sont enregistrés dans le dossier client et datés. Ainsi, chaque employé peut accéder aux documents du client.
En cliquant sur le document souhaité, il peut être ouvert à tout moment.
Ausgewählte Kunden kontaktieren
Wenn Sie ausgewählte Kundengruppen kontaktieren oder exportieren möchten, bietet Belbo verschiedene Möglichkeiten, Ihre Kunden zu filtern.
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Afficher les données client sur le reçu et la facture A4
Si votre entreprise dépasse la limite des petits montants selon l'article 33, phrase 1, UStDV (PDF), vous devez compléter des données supplémentaires telles que le nom et l'adresse du client sur le ticket et la facture. Cela est possible avec belbo si ces données sont gérées dans la fiche client.
Cet article est particulièrement pertinent pour les utilisateurs d'Allemagne.
Cet article décrit techniquement comment vous, en tant qu'utilisateur de la caisse belbo, pouvez afficher certaines données client sur le ticket et la facture.
Veuillez noter que nous ne pouvons pas vous conseiller de manière contraignante d'un point de vue juridique. Veuillez vous renseigner auprès de votre cabinet comptable pour savoir si et dans quels cas les exigences légales selon l'article 33, phrase 1, UStDV s'appliquent à votre entreprise.
Étape 1 · Créer des champs client
Pour pouvoir afficher l'adresse d'un client sur le ticket, vous devez stocker ces données dans vos fiches clients. Pour ce faire, vous pouvez créer les champs client correspondants s'ils n'existent pas encore.
- Allez à Paramètres, puis Paramètres client > Champs client.
- Cliquez sur + Champ client.
- Attribuez le nom du champ. Pour l'adresse, vous avez besoin de 3 champs : « Rue », « Code postal » et « Ville ».
- Définissez le type de champ sur Texte.
- Indiquez éventuellement l'onglet et enregistrez le nouveau champ client.
Étape 2 · Remplir les champs client
Vous trouverez maintenant les champs client correspondants dans chaque fiche client et pourrez les remplir.
Remarque : Si vous disposez d'un fichier Excel ou CSV contenant ces données, les données d'adresse peuvent également être importées dans les fiches clients existantes.
Étape 3 · Entrer les champs client dans l'en-tête de facture
Après cela, ces champs client peuvent être insérés sur le ticket et la facture.
Les espaces réservés de texte saisis ici s'affichent sur le ticket et la facture et sont remplacés par les données réelles du client facturé.
Meilleurs clients
Le module "Meilleurs clients" vous offre une présentation claire de vos clients ainsi que des données essentielles telles que le chiffre d'affaires total, le chiffre d'affaires des services ou des produits.
Vous pouvez afficher pour une période souhaitée les clients qui vous ont généré le plus grand chiffre d'affaires. Cette vue peut également être filtrée par collaborateur individuel.
- Entrez d'abord la période d'observation et éventuellement le collaborateur souhaité.
- Si vous ne sélectionnez aucun collaborateur, le chiffre d'affaires sera affiché pour tous les collaborateurs.
- Cliquez ensuite sur "mettre à jour".
- La liste de résultats peut ensuite être exportée et traitée dans un autre logiciel.
Cette fonction peut d'ailleurs aussi être utilisée si vous n'utilisez pas la caisse Belbo.
Conseil : Cette fonction est bien adaptée si, par exemple, vous souhaitez envoyer une petite surprise de Noël à votre meilleur client.
Fiche client avancée
Vous pouvez personnaliser vos dossiers clients dans Belbo de différentes manières selon vos besoins. Vous pouvez créer des champs supplémentaires ou des onglets secondaires pour stocker des données clients définissables librement.
Dans le fichier client étendu, vous trouverez les possibilités suivantes pour créer des champs et des onglets :
Verrouiller les clients
Empêchez les clients indésirables de réserver des rendez-vous en ligne.
Sur la base de l'adresse e-mail ou du numéro de téléphone mobile, les réservations de rendez-vous de certains clients peuvent être empêchées. Ceci est également possible si vous souhaitez autoriser la réservation en ligne sans inscription préalable. Les clients déjà enregistrés peuvent être bloqués via le fichier client si vous n'offrez pas la réservation sans inscription de toute façon.
Exemples d'application :
- Clients peu fiables qui n'annulent pas à temps ou qui ne paient pas leurs factures
- Clients qui harcèlent ou traquent les employés
- Réservations nuisibles à l'entreprise, par exemple par la concurrence ou d'anciens employés
Bloquer un client
Dans la fonction "Bloquer les clients", vous pouvez bloquer un nombre illimité de clients. Si cette fonction n'est pas activée, vous pouvez l'activer via "Paramètres > Ajouter une fonction".
- Allez dans Paramètres > Bloquer les clients et cliquez sur "+ Bloquer un client".
- Spécifiez la caractéristique à bloquer. Il peut s'agir de l'adresse e-mail, du numéro de téléphone mobile ou des deux.
- Le cas échéant, entrez une raison du blocage afin que vos collègues puissent comprendre la raison plus tard.
Conseil :
Toutes les données contenues dans un blocage doivent correspondre à la personne qui réserve. Pour être certain que l'adresse e-mail ne pourra jamais réserver à nouveau, nous vous recommandons donc d'entrer uniquement l'adresse e-mail et dans une deuxième règle le nom.
Types de blocage
Il existe différents types de blocage :
- Les clients peuvent apparemment réserver des rendez-vous, mais ceux-ci ne s'affichent pas dans le calendrier
- Les clients reçoivent le message que la réservation n'est pas possible (avec justification à choix libre)
Analyse de la perte de clients
Analysez le nombre de vos clients réguliers dont le dernier rendez-vous remonte au passé. Vous pouvez ainsi évaluer rapidement et facilement pour chaque collaborateur comment ces derniers fidélisent vos clients.
Analyse de perte de clients
Analyse de perte de clients avec données de clients
Dans cet aperçu, vous pouvez voir quels clients vous ont rendu visite pour la dernière fois au cours de la période spécifiée en haut. La fréquence affichée vous indique à quelle fréquence un client a déjà été chez vous. Par exemple, si vous souhaitez analyser quels clients ne vous ont pas visité depuis 6 mois, vous pouvez définir la période en haut sur un mois qui remonte à six mois.
Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir tous les clients qui ont eu leur dernier rendez-vous au cours de la période souhaitée. La cliente Sarah Fischer a souvent été chez vous, mais n'a pas réapparu depuis ce rendez-vous. Il pourrait être utile de la contacter directement pour la motiver à revenir vous voir. Le cas échéant, vous pouvez également lui demander les raisons de son absence afin d'améliorer votre qualité de service.
Le tableau détaillé peut également être filtré par membre de l'équipe. Vous obtenez ainsi un aperçu du membre de l'équipe qui a servi vos clients avant qu'ils ne disparaissent.
Ouverture de l'export client dans Excel (Mac OS)
Les fichiers CSV exportables depuis Belbo sont des données standard valides. Si vous avez des difficultés à configurer l'affichage souhaité dans Excel, vous pouvez procéder comme suit.
Pour afficher les données dans Excel en colonnes et sans guillemets, vous pouvez importer le fichier CSV.
- Ouvrez un nouveau fichier vierge dans Excel.
- Cliquez sur « Importer » dans le menu « Fichier ».
- Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez CSV :
- Sélectionnez ensuite le fichier d'export enregistré sur votre ordinateur, que vous avez téléchargé depuis Belbo.
- Une autre boîte de dialogue s'ouvre, dans laquelle vous pouvez définir les options d'affichage.
- À la première étape, sélectionnez « Délimité » :
- Cliquez ensuite sur « Suivant ».
- Important. À cette étape, sélectionnez « Virgule » :
- Cliquez ensuite sur « Terminer » pour afficher le fichier.