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Tout sur : Gestion des clients & Fichier clients

Demande de client

Avec la requête client, vous pouvez maintenir rapidement et facilement les données principales de vos clients en laissant vos clients saisir ou mettre à jour eux-mêmes leurs propres données. Vous pouvez également interroger le consentement au stockage numérique des données ou les formulaires anamnestiques ici. Pour cela, vous avez besoin d'un deuxième appareil (par exemple une tablette) que vous pouvez remettre au client. Le client n'a accès qu'à ses propres données et n'a pas accès à votre calendrier ou aux dossiers des autres clients.

Vous accédez à cette section via Paramètres > Requête client
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Paramètres > Ajouter une fonction".

Client lors de la saisie de ses propres données :

Quelles tablettes puis-je utiliser ? En principe, tous les appareils qui peuvent utiliser un navigateur Web sont compatibles. Peu importe que ce soit iOS (iPad, iPhone) ou Android.

Étape 1 : Créer des champs client pour la requête

Tout d'abord, vous pouvez définir quels champs vos clients doivent remplir lors de la requête client. Vous pouvez le faire facilement sur votre ordinateur portable ou votre ordinateur de bureau si vous le souhaitez.

  • Cliquez sur "Paramètres".
  • Sous l'élément de menu principal "Clients", cliquez sur "Paramètres client".
  • Ici, dans l'onglet "Onglets", créez un nouvel onglet, par exemple "Requête client".
  • Créez maintenant dans l'onglet "Champs client" les champs client qui doivent être interrogés dans la requête client. Sélectionnez ici sous "Onglet dans la fiche client" votre onglet nouvellement créé.

Pour plus d'informations sur le sujet Champs client, cliquez ici.

  • Veuillez noter que les données principales telles que le nom ou l'adresse e-mail n'ont pas besoin d'être créées séparément, mais sont sélectionnables séparément pour la requête.
  • Si vous souhaitez créer beaucoup de questions, vous pouvez également les diviser en plusieurs onglets.
  • Les onglets déjà existants peuvent également être inclus dans la requête client sans avoir à créer de nouveaux onglets.

Étape 2 : Créer une requête client

Une fois que vous avez créé toutes les questions, vous pouvez maintenant créer la requête client.

  • Cliquez sur "Paramètres".
  • Cliquez sur la fonction "Requête client". Si elle n'est pas activée, vous pouvez l'activer sous "Ajouter une fonction".
  • Ici, dans l'onglet "Questionnaires", cliquez sur "+Questionnaire" pour créer une nouvelle requête.
  • Définissez maintenant le nom interne du questionnaire.

Définissez ensuite les détails de votre questionnaire :

  • Interroger les données de base : Les données principales telles que le prénom, le nom, les numéros de téléphone et l'adresse e-mail sont également interrogés.
  • Stockage numérique : Demander le consentement : Le client reçoit votre texte d'information sur le stockage numérique, dont vous pouvez prendre connaissance ici et éventuellement aussi signer.
  • Texte de conclusion : Formulez le texte de conclusion de la requête client.
  • Champ de signature à la conclusion : Définissez si le client doit confirmer l'ensemble de la requête par sa signature. Remarque : lors de la création d'étapes individuelles, il est également possible d'insérer des champs de signature.

Étape 3 : Ajouter du contenu

Ensuite, vous pouvez déterminer quel contenu doit être interrogé. Pour ce faire, accédez au sous-menu "Étapes" dans votre requête. Vous pouvez ajouter à la fois des onglets de fiche client et des textes librement définissables avec des liens vers des documents externes.

  1. Cliquez sur "+Étape" pour ajouter une étape à la requête.
  2. Définissez quels champs client doivent être interrogés en sélectionnant l'onglet correspondant. Vous pouvez également laisser le champ de sélection vide si le client doit simplement prendre connaissance du texte.
  3. Rédigez un texte d'introduction pour cette étape si nécessaire. Dans ce texte, vous pouvez également créer des liens vers des documents externes que le client doit connaître. Pour cela, téléchargez le document souhaité sur votre espace Web ou un service en ligne et liez la partie de texte souhaitée à l'aide de l'icône de lien dans la saisie de texte.
  4. Définissez si cette étape doit être confirmée par le client avec une signature et enregistrez l'étape.

Vous pouvez ajouter un nombre illimité d'étapes à chaque requête.

Étape 4 : Activer les appareils

  1. Pour utiliser cette fonction, vous devez l'activer dans la section Paramètres > Ajouter une fonction.
  2. Maintenant vous devez activer votre deuxième appareil. Pour ce faire, visitez la page Web suivante avec le deuxième appareil (par exemple une tablette) : https://<Votre domaine client>.belbo.com/office/display
    Conseil : Vous ne connaissez pas votre domaine client ? Jetez un œil à la barre d'adresse de votre calendrier. Votre domaine client personnel se trouve avant ".belbo.com"
  3. Ouvrez maintenant sur votre appareil principal le module Paramètres > Requête client et ouvrez la section "Activer les appareils".
  4. Cliquez sur "+ Appareil"
  5. Entrez un nom pour l'appareil (par exemple "Tablette 1"). Cela pourrait être utile si vous utilisez plusieurs tablettes ou appareils à cet effet.
  6. Sous le nom se trouve le champ "Code d'activation". Entrez-le maintenant sur l'appareil sur lequel vous avez ouvert la page "/office/display" à l'étape 2.
  7. L'appareil est maintenant activé et peut être utilisé pour la requête.

Étape 5 : Lancer la requête client

  1. Pour des raisons de protection des données, la requête client est toujours lancée via l'appareil principal. Ouvrez donc votre calendrier et cliquez sur un rendez-vous actuel pour le client duquel vous souhaitez lancer la requête.
    Pourquoi je ne peux pas sélectionner directement le client sur le deuxième appareil ? La raison est que le client tient l'appareil à la main. Après que le client ait terminé la saisie des données, il ne devrait pas être capable de voir une autre requête ou les noms d'autres clients. Une saisie de mot de passe par l'employé présente également un risque/une charge de travail.
  2. Cliquez sur Options en haut à droite du détail du rendez-vous et sélectionnez l'option "Lancer la requête client".
  3. La requête se lance alors sur le deuxième appareil.

Historique des requêtes dans la fiche client

Une fois qu'un client a rempli les données et terminé une requête, celle-ci se trouve dans la zone d'en-tête de la fiche client. Cliquez sur la requête souhaitée pour afficher l'historique, si une requête a été remplie plusieurs fois.

Vue des employés

Vous pouvez également utiliser la requête client pour les employés. Vous pouvez envoyer la fiche client à un deuxième appareil pour que l'employé puisse, par exemple, enregistrer directement les formules de couleur sur un appareil mobile.

  • Pour ce faire, activez l'option "Vue des employés" sous Paramètres > Requête client > Paramètres
  • Pour ouvrir la fiche client sur le deuxième appareil, vous pouvez cliquer sur "Options" dans un rendez-vous client et sélectionner ensuite l'option "Envoyer la fiche client à l'appareil secondaire"
  • La fiche client s'ouvre ensuite sur l'appareil sélectionné et peut être remplie par l'employé.

Mise à jour de la base de données client

Nous utilisons une technologie éprouvée pour garantir une recherche de clients rapide et fiable, même avec un grand nombre de clients. Cette technologie garantit que vos clients existants sont trouvés lors de la saisie de rendez-vous et que les rendez-vous peuvent être enregistrés rapidement et facilement.

Pour assurer cette rapidité, la base de données est régulièrement mise à jour automatiquement.

La liste des clients semble « vide »

Il se peut que vous ouvriez l'aperçu des clients exactement au moment où une mise à jour automatique de la base de données est en cours. Cela peut donner l'impression que votre base de données clients est vide. Vos données clients sont cependant sûres et seront à nouveau visibles dans quelques minutes.

Si ce processus prend plus de temps que d'habitude ou si vous avez des questions à ce sujet, vous pouvez nous contacter via le chat d'aide ou à info@belbo.com.

Détecteur de doublons

Il arrive occasionnellement qu'on crée plusieurs fiches clients avec des valeurs identiques. Ce sont des doublons. Pour trouver rapidement et facilement les doublons, nous avons développé une fonction pour cela : Le détecteur de doublons.




Vous accédez à cette zone via Paramètres > Détecteur de doublons
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via « Paramètres > Ajouter une fonction ».

Dans l'onglet Suggestion, toutes les suggestions de doublons dans vos fiches clients sont affichées.

Cochez les doublons que vous souhaitez fusionner et cliquez sur le bouton vert « Fusionner ».

Fusion des doublons

Après avoir cliqué sur Fusionner, vous verrez à l'étape suivante une comparaison entre les fiches clients à fusionner.

Dans notre exemple, nous avons deux fiches clients avec des prénom et nom identiques mais des adresses e-mail différentes.
À ce stade, vous avez la possibilité de vérifier l'exactitude des données client et de sélectionner les données correctes.
Les données marquées en vert seront transférées dans le nouveau dossier client.

Une fois que vous avez fusionné tous les doublons que le système a suggérés, aucune autre suggestion n'est affichée.

Assistant de nettoyage des données

À l'aide de l'assistant de nettoyage des données, vous pouvez nettoyer votre fichier client. Les clients qui n'ont pas visité depuis des années ou les fiches mortes en raison d'un nom incomplet peuvent être supprimées en un clic.

Il y a trois options parmi lesquelles vous pouvez choisir :

  1. Fiches qui n'ont pas de rendez-vous et qui sont plus anciennes que... (Les fiches plus anciennes que la date spécifiée sont supprimées de votre base de données clients)

  2. Clients dont le dernier rendez-vous remonte à plus de...(Vous avez aussi dans votre base de données des clients qui ne vous rendent plus visite depuis des années. À l'aide de cette option, les clients inactifs sont supprimés de la base de données.)

  3. Clients pour lesquels aucune coordonnée (adresse e-mail, numéro de mobile ou numéro de téléphone fixe) n'est enregistrée. Sélectionnez cette option si vous souhaitez supprimer les fiches clients qui ont été mal saisies.

Si vous avez sélectionné une ou plusieurs options, cliquez sur le bouton « Supprimer les clients maintenant ».

Les anciennes fiches clients, inactives et erronées sont ainsi supprimées très rapidement et facilement de la base de données à l'aide de l'assistant de nettoyage des données.

Afficher les doublons dans le calendrier

Pour simplifier la vérification régulière des doublons, vous pouvez afficher dans le calendrier les clients du jour qui ont des doublons. Ceci vous est indiqué par une petite note dans la zone de la date actuelle :

Pour activer cette fonction, vous pouvez sélectionner l'option « Afficher les doublons par jour dans le calendrier » dans l'onglet Paramètres du module « Détecteur de doublons ».

Journal de modification des clients

Laissez Belbo enregistrer toutes les modifications apportées à vos fiches clients.

Vous accédez à cette zone via Paramètres > Journal des modifications clients
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Paramètres > Ajouter une fonction".

Consulter l'historique d'un client spécifique

Après avoir activé cette fonction, vous pouvez consulter dans le menu "Options" de chaque fiche client l'historique des modifications apportées à la fiche client.

Conseil : Grâce au journal des modifications, vous pouvez vérifier exactement quelles modifications ont été apportées par quel employé.

Aperçu du journal des modifications clients

Dans l'aperçu sous Paramètres > Journal des modifications clients, toutes les modifications actuelles et passées apportées aux fiches clients peuvent être consultées.

Données clients d'exportation de GINI.POS

Pour récupérer vos données du système GINI.POS, celles-ci doivent être récupérées à partir du fichier de base de données. Nous fournissons ici un guide sur la façon de récupérer les données clients, les recettes de couleur et les soldes des cartes de bonus.

Étape 1 : Localiser le fichier MDB.

Trouvez le fichier MDB dans votre installation GINI.POS. Le fichier a une extension de fichier MDB et signifie Microsoft Access Database.

Étape 2 : Ouverture du fichier MDB

Ouvrez le fichier MDB dans un outil MDB. Cela peut par exemple être OpenOffice (Windows uniquement) ou un outil payant.

Étape 3 : Exporter les données client

Exécutez la requête suivante :

select

t.MandCode,

date_format(t.BIRTH, "%d.%m.%Y") Date de naissance,

t.NAME1 Nom,

t.NAME2 Prénom,

if(t.KundeArtID = 1, "Mme", "M.") Civilité,

t.STREET Rue,

t.TOWN Ville,

t.TCode Code postal,

t.PUNotiz Note client,

t.Phone Téléphone,

t.PhonePriv "Téléphone privé",

t.HANDY Numéro de mobile,

date_format(t.AnlageDatum, "%d.%m.%Y") "Client depuis",

t.durchKundeID "recommandé par"

from tbKunde t

Étape 4 : Importer dans Belbo

Importez maintenant le fichier CSV dans Belbo.

Dossier client avancé : Domaines de services

Si vous souhaitez que vos clients fournissent certaines informations lors de la réservation en ligne lorsqu'ils réservent un service, vous pouvez créer des champs de service à cet effet. Pour chacun de vos services, vous pouvez définir vos propres champs de service, afin que les clients ne doivent fournir que les informations nécessaires pour le service souhaité.

Exemple d'application :
Vous proposez des piercings et des tatouages dans votre entreprise. Les clients qui souhaitent un tatouage doivent télécharger une image lors de la réservation et fournir quelques indications sur la taille et la couleur souhaitées. Les clients qui réservent un piercing doivent indiquer la partie du corps.
Vous accédez à cette section via Paramètres > Fiche client avancée
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut l'être via "Paramètres > Ajouter une fonction".

Créer des champs de service

1. Créer un onglet
Créez d'abord sous Paramètres > Fiche client avancée l'onglet souhaité, dans lequel vous souhaitez grouper les champs de service pour un service individuel. Vous pouvez bien sûr aussi utiliser un onglet existant.


2. Créer des champs client ou de rendez-vous
Créez ensuite les champs client ou de rendez-vous que vos clients doivent remplir lors de la réservation et assignez-les à l'onglet souhaité.


3. Associer le service aux champs
Sous Paramètres > Fiche client avancée, vous avez un aperçu des onglets déjà associés. Pour attribuer les champs de service souhaités à un service, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le service souhaité
  2. Sélectionnez sous "Réservation en ligne" l'onglet souhaité dans lequel les champs de service sont définis.


Champs de service dans la réservation en ligne

Les clients qui sélectionnent le service modifié dans la réservation en ligne peuvent modifier directement les champs affichés dans l'interface de réservation :

Champs de service dans la fiche client

Dans la fiche client, les données remplies par le client peuvent être consultées à tout moment.

Exporter les clients

Vous accédez à cette section via Paramètres > Compte > Exporter les clients

Vous pouvez exporter vos clients à tout moment pour importer la liste dans des programmes tiers ou la sauvegarder localement.

Ceci n'est autorisé que pour les employés disposant des droits correspondants.

Assistant d'export

Dans la suite, on vous demande à quelle adresse e-mail l'export doit être envoyé. Seules les adresses disposant de droits administratifs dans le calendrier sont proposées ici.

Ensuite, vous pouvez choisir les champs client que vous souhaitez exporter. Veuillez cocher les champs souhaités :

Confirmer et télécharger l'export client

Vous recevrez un e-mail de confirmation à l'adresse e-mail spécifiée à l'étape 1. Veuillez cliquer sur le lien et entrez ensuite dans le masque de saisie le mot de passe valide pour l'adresse e-mail spécifiée. L'export client sera ensuite calculé et vous recevrez un autre e-mail avec le lien de téléchargement à cette adresse.

Traitement ultérieur de l'export

Vous pouvez ouvrir l'export téléchargé dans des programmes de tableau comme Excel ou Open Office et le traiter ultérieurement ou l'importer dans un autre logiciel. Belbo respecte les normes internationales.
Si vous avez des problèmes d'affichage du tableau, vous pouvez procéder comme décrit ici.

Clientèle: Factures

Dans la section Facturation du fichier client, vous pouvez consulter tous les paiements du client dans le fichier client.

Exemple de factures et de paiements reçus dans le fichier client :

Clients : Doublons

Si votre base de données clients contient plusieurs fiches clients ayant des caractéristiques identiques, un sous-menu Doublons apparaît dans chacune de ces fiches. S'il s'agit de la même personne créée accidentellement en double, vous pouvez fusionner les fiches clients pour obtenir des données propres.




Cet article décrit comment fusionner les doublons au sein d'un dossier client. Pour identifier de manière ciblée les comptes clients en double, vous pouvez utiliser le détecteur de doublons. Vous trouverez plus d'informations sur le détecteur de doublons ici.

Fusionner les doublons

Si vous avez rencontré des doublons dans un dossier client, vous pouvez les fusionner.

Dans la ligne de chaque doublon se trouve le bouton "utiliser".
S'il est noir (actif), cette fiche client sera fusionnée.
Si un client répertorié dans la liste ne doit pas être fusionné avec la fiche client actuelle, cliquez sur "utiliser". Le bouton devient blanc (inactif) et cette fiche client reste inchangée.

Après avoir cliqué sur "Fusionner", vous accédez à la vue comparative, dans laquelle vous pouvez définir les données qui seront reprises dans la nouvelle fiche.

Dans la colonne intitulée "Nouveau", se trouvent les données qui seront reprises dans la nouvelle fiche. Sélectionnez ici les données correctes parmi les données contradictoires, ou saisissez manuellement les données correctes. Cliquez ensuite sur "Enregistrer".

Les fiches clients sont maintenant fusionnées. Toutes les données et tous les rendez-vous ont été repris et restent disponibles.

 

Doublons - suggestions ignorées

Si un doublon est ignoré lors de la fusion, vous pouvez utiliser cette astuce pour retrouver le doublon disparu.

Les doublons ne sont pas trouvés - Astuce

 

Éviter les doublons

Les doublons sont créés en réintroduisant les données clients dans l'agenda. Dès que vous entrez les initiales du nom dans le dialogue de rendez-vous, vous recevez des suggestions pour les clients déjà existants.
Lorsque vous enregistrez un rendez-vous pour un client existant, vous devez également cliquer sur la suggestion de nom. Ce n'est que s'il s'agit d'un nouveau client portant un nom similaire que vous devez saisir le nom manuellement. Après avoir enregistré le nouveau rendez-vous, une nouvelle fiche client est automatiquement créée pour ce client.

Sélection d'un client existant lors de l'enregistrement d'un rendez-vous :


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Pour en savoir plus sur le sujet, consultez la fiche client.