Il arrive occasionnellement qu'on crée plusieurs fiches clients avec des valeurs identiques. Ce sont des doublons. Pour trouver rapidement et facilement les doublons, nous avons développé une fonction pour cela : Le détecteur de doublons.
Dans l'onglet Suggestion, toutes les suggestions de doublons dans vos fiches clients sont affichées.
Cochez les doublons que vous souhaitez fusionner et cliquez sur le bouton vert « Fusionner ».
Fusion des doublons
Après avoir cliqué sur Fusionner, vous verrez à l'étape suivante une comparaison entre les fiches clients à fusionner.
Dans notre exemple, nous avons deux fiches clients avec des prénom et nom identiques mais des adresses e-mail différentes.
À ce stade, vous avez la possibilité de vérifier l'exactitude des données client et de sélectionner les données correctes.
Les données marquées en vert seront transférées dans le nouveau dossier client.
Une fois que vous avez fusionné tous les doublons que le système a suggérés, aucune autre suggestion n'est affichée.
Assistant de nettoyage des données
À l'aide de l'assistant de nettoyage des données, vous pouvez nettoyer votre fichier client. Les clients qui n'ont pas visité depuis des années ou les fiches mortes en raison d'un nom incomplet peuvent être supprimées en un clic.
Il y a trois options parmi lesquelles vous pouvez choisir :
- Fiches qui n'ont pas de rendez-vous et qui sont plus anciennes que... (Les fiches plus anciennes que la date spécifiée sont supprimées de votre base de données clients)
- Clients dont le dernier rendez-vous remonte à plus de...(Vous avez aussi dans votre base de données des clients qui ne vous rendent plus visite depuis des années. À l'aide de cette option, les clients inactifs sont supprimés de la base de données.)
- Clients pour lesquels aucune coordonnée (adresse e-mail, numéro de mobile ou numéro de téléphone fixe) n'est enregistrée. Sélectionnez cette option si vous souhaitez supprimer les fiches clients qui ont été mal saisies.
Si vous avez sélectionné une ou plusieurs options, cliquez sur le bouton « Supprimer les clients maintenant ».
Les anciennes fiches clients, inactives et erronées sont ainsi supprimées très rapidement et facilement de la base de données à l'aide de l'assistant de nettoyage des données.
Afficher les doublons dans le calendrier
Pour simplifier la vérification régulière des doublons, vous pouvez afficher dans le calendrier les clients du jour qui ont des doublons. Ceci vous est indiqué par une petite note dans la zone de la date actuelle :
Pour activer cette fonction, vous pouvez sélectionner l'option « Afficher les doublons par jour dans le calendrier » dans l'onglet Paramètres du module « Détecteur de doublons ».