Dans le dossier du collaborateur, vous pouvez consulter et modifier toutes les données essentielles d'un membre de l'équipe.
Paramètres de base
- Couleur du calendrier : Définissez la couleur que les heures de travail de ce membre de l'équipe auront dans le calendrier
- Rôle : Attribuez un rôle approprié pour pouvoir assigner le membre de l'équipe aux groupes de calendrier ou aux compétences
- Informations supplémentaires : Informations sur ce membre de l'équipe qui peuvent être affichées au client dans les e-mails de rappel et de confirmation
- Heures prévues et congés annuels : Notez ici les heures fixées contractuellement pour pouvoir les consulter à tout moment.
- Masquer dans le calendrier : Masque les membres de l'équipe du calendrier sans supprimer le profil
- Enregistrer la vue personnalisée du calendrier : Affiche une vue définie qui peut différer des paramètres de base. Une description détaillée à ce sujet se trouve ici.
Si le membre de l'équipe ne doit voir que certains collègues, limitez la vue du membre de l'équipe. Attention : Lorsque vous ajoutez de nouveaux membres d'équipe, vous devrez peut-être les activer ici pour que ce membre de l'équipe puisse les voir.
Créer un accès
Si votre membre de l'équipe doit avoir son propre accès, par exemple pour se connecter au calendrier depuis la maison ou le téléphone, définissez-le sous Options » Créer un accès. N'oubliez pas de vérifier les droits pour cet accès sous Paramètres > Collaborateurs > Droits après la création. Vous trouverez plus d'informations sur la création d'un nouvel accès ici.
Une fois que vous avez créé un accès propre, vous pouvez modifier le mot de passe du membre de l'équipe à cet endroit.
Nom et nom d'affichage
Une fois que vous avez attribué un accès propre à votre membre de l'équipe, vous pouvez faire la distinction entre le nom et le nom d'affichage. Le nom doit être rempli avec les données réelles et est invisible pour les clients (par exemple, « Silke Schmidt »). Le nom d'affichage est utilisé dans le calendrier et la réservation en ligne et peut aussi être un surnom sous lequel les collègues et les clients connaissent le membre de l'équipe (par exemple, juste « Silke »).
Protection des données
Important : Vos collaborateurs ont droit à la protection des données. Assurez-vous donc que vous utilisez les données de vos collaborateurs de manière conforme à la loi. Cela inclut, par exemple, l'utilisation de photos et de noms sur votre site Web ou dans la réservation en ligne, qui ne peut se faire qu'avec le consentement exprès du collaborateur concerné. Il est préférable de vous faire signer une déclaration de consentement à ce sujet.
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- Images : La photo est affichée aux collègues dans le calendrier et aux clients dans la réservation en ligne et sert d'aide à l'orientation. Si votre collaborateur n'est pas d'accord avec la publication, vous pouvez la remplacer par exemple par un avatar, c'est-à-dire une image de bande dessinée similaire au collaborateur, que vous pouvez créer gratuitement sur Internet.
- Nom : Dans le profil Belbo, une distinction est faite entre le nom et le nom d'affichage. Même si vous attribuez le nom correct dans le dossier, vous pouvez choisir un nom d'affichage différent, qui s'affichera aux clients et aux collègues lors de la réservation. Il peut s'agir par exemple du prénom ou d'un surnom pour protéger le nom complet du collaborateur.
Collaborateurs sur plusieurs sites
Une fois que vous avez attribué un accès propre à votre collaborateur, vous pouvez le ajouter à d'autres sites. Votre collaborateur peut alors accéder aux deux sites avec les mêmes identifiants de connexion.
Dans ce cas, une distinction est également faite entre les sites dans le dossier et vous pouvez configurer des paramètres de base différents pour tous les sites.
