Vous pouvez créer une connexion personnalisée pour chaque membre de l'équipe, afin que cette personne puisse, par exemple, se connecter au calendrier de chez elle ou via son téléphone mobile.

Créer une connexion pour un membre d'équipe existant

Cliquez sur Options » Créer une connexion dans le dossier du membre d'équipe souhaité. Si ce membre d'équipe n'existe pas encore, veuillez d'abord créer la personne. Vous trouverez plus loin sur cette page comment créer une connexion pour un membre d'équipe qui ne doit pas apparaître dans le calendrier.

Suivez la boîte de dialogue qui s'ouvre et entrez l'adresse e-mail du membre d'équipe. Cette adresse ne doit pas déjà exister en tant que connexion. Vous trouverez plus loin sur cette page comment associer une connexion existante à un membre d'équipe.

Attribuer un mot de passe

Vous disposez des options suivantes pour attribuer un mot de passe au membre d'équipe :

• Déterminer vous-même le mot de passe initial : Vous avez la possibilité de définir le mot de passe immédiatement. Communiquez-le ensuite à la personne qui doit avoir accès à la connexion.
• Envoyer une invitation par e-mail : Le membre d'équipe reçoit un e-mail avec un lien et peut choisir lui-même un mot de passe sécurisé de son choix.

Vous trouverez ici comment modifier le mot de passe du collaborateur à tout moment.

Attribuer des droits d'accès

Pour chaque connexion, vous pouvez attribuer des droits d'accès individuels. Cela garantit que la personne ayant accès à la connexion ne peut afficher ou modifier que les données pour lesquelles elle est autorisée. Lors de la création d'une connexion, vous pouvez choisir entre différentes options pour faciliter la configuration. Une fois que vous avez créé la connexion, vous pouvez consulter et modifier les droits d'accès à tout moment dans Paramètres > Collaborateurs > Droits d'accès.

Si vous souhaitez limiter l'accès de vos collaborateurs au strict nécessaire, vous pouvez procéder comme décrit ici.

Activer l'authentification à deux facteurs

En plus du mot de passe, vous pouvez sécuriser les connexions individuelles avec une authentification à deux facteurs (2FA). Cela protège particulièrement les connexions sensibles contre les accès non autorisés.

Créer une connexion pour un membre d'équipe qui ne doit pas apparaître dans le calendrier

Nous recommandons explicitement ce type de connexion, qui n'est pas directement associée à un membre d'équipe dans le calendrier, pour votre Connexion d'équipe. Celle-ci peut être utilisée par toute l'équipe et est bien adaptée si tous vos membres d'équipe partagent le même ordinateur ou la même tablette au quotidien.

Vous pouvez également créer des connexions pour une personne qui ne doit pas être réservable directement dans le calendrier pour l'entrée de rendez-vous. Cela peut être judicieux pour :

• Les cadres qui ne servent pas eux-mêmes les clients
• Le personnel du marketing et des ventes qui saisi les rendez-vous pour votre entreprise
• Les membres administratifs de l'équipe tels que la réception, le webmaster ou le personnel administratif

Vous trouverez ici plus d'informations sur l'ajout de telles connexions.

Adresse e-mail déjà enregistrée

Dans votre calendrier Belbo, chaque adresse e-mail ne peut être enregistrée qu'une seule fois. Si le membre d'équipe pour lequel vous créez une connexion est déjà créé, un message correspondant s'affiche. Vous pouvez consulter tous les membres d'équipe déjà enregistrés sous Paramètres > Collaborateurs > Droits d'accès.

Si vous souhaitez néanmoins associer l'adresse e-mail déjà enregistrée au membre d'équipe, vous pouvez la lier.

Dissocier la connexion d'un membre d'équipe

La connexion et le membre d'équipe sont dissociés après confirmation. La connexion reste utilisable après cela. Si la connexion est liée à un profil à plusieurs emplacements, les autres connexions restent conservées.

Après la dissociation, la connexion peut être modifiée ou supprimée sous Paramètres > Collaborateurs > Droits d'accès.