Tout sur : Communication client (e-mail, SMS)

Mails automatiques

Grâce aux e-mails automatiques, vous pouvez envoyer des vœux d'anniversaire à vos clients ou reconquérir les clients qui ne sont pas venus depuis longtemps. Sans avoir à y penser chaque fois.

Vous accédez à cette section via
Paramètres > Réactivation automatique des clients.
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Ajouter une fonction".

Condition importante pour l'envoi de campagnes

Option de message activée dans la fiche client

Seuls les clients pour lesquels l'option « Ce client reçoit des campagnes par e-mail ou SMS » est activée dans leur fiche client reçoivent les e-mails marketing et les campagnes SMS. Les rappels et les e-mails de confirmation ne sont pas affectés.

Si une grande partie de vos clients ne sont pas encore activés pour les fonctions marketing, vous pouvez nous contacter : +49 30 5770 9641.

Option de message activée dans les paramètres client

Pour activer automatiquement les nouveaux clients pour les fonctions marketing, vous pouvez activer la fonction correspondante dans les paramètres client.

E-mails automatiques à un moment spécifique après le dernier rendez-vous

Si vous souhaitez envoyer un message automatique aux clients à un moment spécifique après un rendez-vous, vous pouvez le créer ici.

Exemples d'e-mail automatique

Vous souhaitez demander à tous vos clients deux jours après leur visite d'évaluer votre entreprise sur votre page Facebook.

Vous souhaitez rappeler automatiquement aux clients qui ne vous ont pas rendu visite depuis 3 mois votre entreprise et les inciter à prendre rendez-vous en ligne. (Cela peut également être bien associé à une remise via les bons en ligne.)

Créer un e-mail automatique

Sélectionnez sous E-mails automatiques + Créer un nouveau modèle et remplissez les champs. Après l'enregistrement, le message n'est pas encore envoyé.

Nom : choisissez un nom sous lequel vous reconnaîtrez la campagne. Les clients ne peuvent pas voir ce nom.
Groupe de clients : sélectionnez un statut de client si nécessaire. L'e-mail ne sera envoyé qu'aux clients de ce groupe de clients.
Sexe : sélectionnez un sexe si nécessaire. L'e-mail ne sera envoyé qu'aux clients de ce groupe de clients.
Période : sélectionnez ensuite le moment où cet e-mail doit être envoyé après le dernier rendez-vous du client.

Concevoir et envoyer

Vous pouvez maintenant d'abord éditer le contenu et la mise en page.

Dès que vous êtes satisfait de l'apparence de votre e-mail test, vous pouvez maintenant commencer l'envoi sous "Général".

Lors de l'activation des e-mails de reconquête, seuls les clients dont le dernier rendez-vous remonte à exactement le nombre de jours spécifié sont atteints. Les anciens clients (« fiches mortes ») ne sont donc pas contactés.

E-mail d'anniversaire

Pour envoyer automatiquement des e-mails d'anniversaire à vos clients avec vos vœux, vous pouvez rédiger un e-mail d'anniversaire. La création et l'envoi de l'e-mail d'anniversaire fonctionnent exactement comme décrit ci-dessus.
Vous trouverez plus d'informations sur les e-mails d'anniversaire ici.

Important : Un client reçoit un e-mail d'activation AU MAXIMUM une fois. Il n'est pas envoyé plusieurs fois.

Un aperçu de toutes les fonctions marketing se trouve ici.

Textes de confirmation

Vous accédez à cette zone via Paramètres > Confirmations et rappels de rendez-vous.

Les textes de confirmation sont envoyés dès que vous enregistrez un rendez-vous dans le calendrier ou que votre client a réservé un rendez-vous en ligne. La confirmation résume le rendez-vous réservé et votre client est assuré d'avoir réservé un rendez-vous ferme. Les confirmations peuvent être envoyées par e-mail et SMS. Les confirmations par e-mail sont toujours gratuites avec votre calendrier Belbo, l'envoi de SMS entraîne des frais selon le forfait que vous avez souscrit.

Veuillez utiliser le navigateur Google Chrome pour éditer les textes de confirmation. D'autres navigateurs pourraient ne pas interpréter correctement la fonction d'espace réservé. Cela peut entraîner l'affichage incorrect des espaces réservés dans les e-mails envoyés à vos clients.

Confirmation par e-mail

Définir les espaces réservés de texte dans l'e-mail

Les champs marqués en bleu-vert dans le texte de confirmation sont des espaces réservés. Ils sont remplacés par des textes réels dans l'e-mail de confirmation.

Exemple d'e-mail avec espaces réservés de texte

Types d'espaces réservés

Dans la section d'en-tête du champ de saisie de texte, vous trouverez l'élément de menu Espaces réservés de texte. Ici, vous pouvez voir tous les types d'espaces réservés disponibles.

Utiliser les espaces réservés

Cliquez à l'endroit du texte où vous souhaitez insérer l'espace réservé. Allez ensuite à l'élément de menu Espace réservé et sélectionnez l'espace réservé souhaité. Il apparaît comme une zone marquée en bleu-vert dans le texte. Courte vidéo sur l'utilisation des espaces réservés :

Confirmation par SMS

Si la fonction SMS est activée dans votre calendrier, vous pouvez envoyer des confirmations par SMS en plus des confirmations par e-mail. Des espaces réservés peuvent également être utilisés dans les SMS.

Veuillez vous assurer que vos textes SMS ne dépassent pas 160 caractères. Pour pouvoir estimer la longueur réelle de votre SMS de confirmation après la mise en œuvre des espaces réservés, il existe un aperçu sous le texte de confirmation SMS. Si vous souhaitez expressément rédiger des SMS plus longs, veuillez noter que cela entraîne l'envoi de 2 SMS selon les normes internationales, ce qui entraîne des frais doubles.

Dans les paramètres respectifs, vous pouvez définir si l'envoi de messages est automatiquement activé lors de l'entrée du rendez-vous ou s'il doit être activé manuellement.

Tous les articles sur les modèles d'e-mail et de SMS se trouvent ici.

Image d'en-tête de conception d'e-mail

Dans la section Conception d'e-mail, vous pouvez définir l'image d'en-tête des e-mails envoyés à vos clients.

Vous accédez à cette section via Paramètres > Paramètres d'e-mail > Image d'en-tête

Recommandations de conception pour votre image d'en-tête

L'image doit avoir une largeur de 540 pixels. Cela garantit qu'elle s'affiche correctement dans tous les programmes de messagerie et clients e-mail.
La hauteur recommandée est entre 50 et 300 pixels. Cela vous permet d'avoir un format d'image large, dans lequel vous pouvez insérer votre logo ou du matériel graphique, sans décaler le contenu du message trop vers le bas.

Exemple d'une image d'en-tête appropriée :

Exemple de l'image d'en-tête dans un e-mail de confirmation de rendez-vous :

Textes de rappel

Vous accédez à cette zone via Paramètres client > Confirmations et rappels de rendez-vous.

Les textes de rappel sont généralement envoyés à vos clients 24 heures avant le rendez-vous. Vous pouvez également définir vous-même le moment du rappel.
De cette manière, vous réduisez les annulations de rendez-vous par les clients qui oublient vos rendez-vous. Les rappels peuvent être envoyés par e-mail et SMS.
Les rappels par e-mail sont toujours inclus gratuitement dans votre calendrier Belbo, l'envoi de SMS entraîne des frais selon le forfait que vous avez souscrit.

Veuillez utiliser le navigateur Google Chrome pour modifier les textes de rappel. D'autres navigateurs peuvent ne pas interpréter correctement la fonction de remplacement. Cela peut faire en sorte que les espaces réservés dans les e-mails envoyés à vos clients ne s'affichent pas correctement.

Rappel par e-mail

Définir les espaces réservés au texte dans l'e-mail

Les champs marqués en bleu-vert dans le texte de rappel sont des espaces réservés. Ils sont remplacés par du texte réel dans l'e-mail de rappel.

Exemple d'e-mail avec espaces réservés au texte

Types d'espaces réservés

Vous trouverez le menu Espaces réservés au texte dans la zone d'en-tête du champ de saisie de texte. Ici, vous pouvez voir tous les types d'espaces réservés disponibles.

Utiliser les espaces réservés

Cliquez à l'endroit du texte où vous souhaitez insérer l'espace réservé. Allez ensuite au menu Espaces réservés et sélectionnez l'espace réservé souhaité. Il apparaît sous forme de champ marqué en bleu-vert dans le texte.

Courte vidéo sur l'utilisation des espaces réservés :

Rappel par SMS

Si la fonction SMS est active dans votre calendrier, vous pouvez envoyer des rappels par SMS en plus des rappels par e-mail.
Des espaces réservés peuvent également être utilisés dans les SMS.

Veuillez vous assurer que vos textes SMS ne dépassent pas 160 caractères.
Pour pouvoir évaluer la longueur réelle de votre SMS de rappel après l'implémentation des espaces réservés, il y a un aperçu sous le texte SMS de rappel.
Si vous souhaitez expressément rédiger des SMS plus longs, veuillez noter que, selon les normes internationales, 2 SMS seront envoyés à cet effet, ce qui entraînera des frais doubles.

Dans les onglets de paramètres respectifs, vous pouvez définir si l'envoi de messages doit être activé automatiquement ou manuellement lors de la saisie du rendez-vous.

Tous les articles sur les modèles d'e-mail et de SMS se trouvent ici.

Journal des messages

Voici un aperçu des messages SMS et e-mail qui ont été envoyés à vos clients.
Vous voyez également quels messages sont arrivés ou non.

Vous accédez à cette zone via Paramètres > Statistiques & Rapports

Vous trouverez d'autres statistiques et rapports sous Statistiques & Rapports