Vous pouvez créer un identifiant de connexion personnalisé pour chaque membre de l'équipe afin que cette personne puisse, par exemple, se connecter au calendrier depuis son domicile ou son téléphone portable.
Créer une connexion pour un membre de l'équipe existant
Cliquez sur Options » Créer une connexion dans le dossier du membre de l'équipe souhaité. Si ce membre de l'équipe n'existe pas encore, veuillez d'abord créer cette personne. Vous découvrirez plus bas sur cette page comment créer une connexion pour un membre de l'équipe qui ne devrait pas apparaître dans le calendrier.
Suivez la boîte de dialogue qui s'ouvre et entrez l'adresse e-mail du membre de l'équipe. Cette adresse ne doit pas déjà exister en tant que connexion. Vous découvrirez plus bas sur cette page comment lier une connexion existante à un membre de l'équipe.
Créer un mot de passe
Après avoir entré l'adresse e-mail, le collaborateur reçoit un e-mail contenant un lien d'activation. Via ce lien, il peut définir un mot de passe personnel et activer ensuite sa propre connexion.
Découvrez comment modifier le mot de passe du collaborateur à tout moment ici.
Attribuer des droits d'accès
Pour chaque connexion, vous pouvez attribuer des droits d'accès individualisés. Cela vous permet de vous assurer que la personne disposant de la connexion ne peut consulter ou modifier que les données pour lesquelles elle est autorisée. Lors de la création d'une connexion, vous pouvez choisir parmi différentes options qui facilitent la configuration. Après avoir créé la connexion, vous pouvez consulter et modifier les droits de cette connexion à tout moment sous Paramètres > Collaborateurs > Droits d'accès.
Si vous souhaitez limiter la connexion de vos collaborateurs*trices au strict nécessaire, vous pouvez procéder comme décrit ici.
Activer l'authentification à deux facteurs
En plus du mot de passe, vous pouvez sécuriser certaines connexions avec une authentification à deux facteurs (2FA). Cela protège particulièrement les connexions sensibles contre les accès non autorisés.
Créer une connexion pour un membre de l'équipe qui ne doit pas apparaître dans le calendrier
Ce type de connexion, qui n'est pas directement lié à un membre de l'équipe dans le calendrier, est recommandé pour votre connexion d'équipe. Elle peut être utilisée par toute l'équipe et convient bien lorsque tous les membres de votre équipe utilisent le même ordinateur ou la même tablette au quotidien.
Vous pouvez également créer des connexions pour une personne qui ne doit pas être directement disponible dans le calendrier pour la prise de rendez-vous. Cela peut par exemple être utile pour :
- Les responsables qui ne servent pas directement les clients
- Le personnel du marketing et des ventes qui saisit les rendez-vous pour votre entreprise
- Les membres de l'équipe administrative tels que la réception, le webmaster ou le personnel de bureau
Découvrez plus d'informations sur l'ajout de telles connexions ici.
Adresse e-mail déjà enregistrée
Dans votre calendrier Belbo, chaque adresse e-mail ne peut être enregistrée qu'une seule fois. Si le membre de l'équipe pour lequel vous créez une connexion est déjà existant, un message correspondant s'affiche. Vous pouvez consulter tous les membres de l'équipe déjà enregistrés sous Paramètres > Collaborateurs > Droits d'accès.
Si vous souhaitez néanmoins associer l'adresse e-mail déjà enregistrée au membre de l'équipe, vous pouvez les lier.
Dissocier la connexion d'un membre de l'équipe
La connexion et le membre de l'équipe sont dissociés après confirmation. La connexion reste ensuite utilisable. Si la connexion est liée à un profil sur plusieurs sites, les autres connexions sont conservées.
Après la dissociation, la connexion peut être modifiée ou supprimée sous Paramètres > Collaborateurs > Droits d'accès.