Avec le calendrier Belbo, vous avez la possibilité de documenter de manière exhaustive vos processus commerciaux, par exemple pour pouvoir présenter l'intégralité des documents requis en cas de vérification fiscale.
Avec le calendrier Belbo, vous utilisez un système numérique de traitement des données. Nous vous aidons à respecter votre obligation légale de conservation en stockant de manière sécurisée toutes les données de votre calendrier. Vous disposez de nombreuses options d'export de données commerciales pertinentes pour les conserver sous forme numérique ou imprimée. Cela inclut les données financières telles que les clôtures quotidiennes et mensuelles, les informations tarifaires ainsi que les données de rendez-vous et de clients. En outre, nous conservons vos données de manière permanente sur nos serveurs sécurisés.
Questions fréquemment posées
L'administration fiscale peut-elle accéder à mes données ?
Vos données actuelles et historiques sont stockées de manière sécurisée sur nos serveurs et protégées contre les accès externes. Cependant, vous êtes tenu de mettre vos données à disposition de certaines autorités sur demande (« obligation de coopération »). Cela peut inclure des données financières et de rendez-vous. Avec le calendrier Belbo, vous avez la possibilité à tout moment de présenter une documentation complète de ces données.
Les rendez-vous supprimés accidentellement ou intentionnellement peuvent-ils être restaurés ?
Les rendez-vous supprimés du calendrier sont accessibles à tout moment. C'est important pour simplifier la communication au sein de l'équipe et évaluer la fiabilité de vos clients. Ainsi, vous continuez à voir les rendez-vous supprimés dans le protocole et dans chaque dossier client, ce qui vous permet de retracer les modifications et les suppressions. Une suppression permanente des rendez-vous enregistrés de la base de données n'est pas possible.
Que se passe-t-il si un client ne se présente pas au rendez-vous convenu ?
Malgré la fonction de rappel par e-mail et SMS, il peut arriver que vos clients ne se présentent pas au rendez-vous convenu. Dans ce cas, nous vous recommandons de ne pas supprimer le rendez-vous non honoré, mais de le marquer comme « Non honoré » et de fournir une justification de l'absence. Plus d'informations ici. Les clients qui réservent des rendez-vous en ligne peuvent réserver la plage horaire libérée, même si le rendez-vous non honoré n'a pas été supprimé.
Où puis-je trouver les rendez-vous des collaborateurs supprimés ?
Nous vous recommandons de ne pas supprimer les collaborateurs qui ont quitté l'entreprise, mais de leur attribuer un rôle de collaborateur approprié. Vous pouvez ainsi accéder à tout moment aux données du collaborateur. Cependant, celui-ci sera caché dans le calendrier, le planning des services et le système de caisse pour simplifier vos processus quotidiens.
Même si vous supprimez les collaborateurs qui ont quitté l'entreprise du calendrier, vos données restent conservées. Sur demande auprès de nous, celles-ci peuvent être réaffichées à tout moment. Cela peut s'avérer très utile en cas de conflits de droit du travail avec d'anciens collaborateurs ou lors de contrôles externes.
J'ai une action promotionnelle saisonnière qui affecte mes prix pendant une certaine période.
Les actions promotionnelles peuvent être un outil marketing efficace. Conservez toujours les preuves de ces actions à long terme et documentez soigneusement les remises accordées dans votre système de caisse. Vous pouvez ainsi justifier à tout moment les changements de votre politique tarifaire qui en résultent.
Si vous utilisez le système de caisse Belbo, vous pouvez saisir et justifier les remises accordées lors du processus d'encaissement.
J'ai modifié mes prix dans le passé.
Vous pouvez également documenter soigneusement les modifications de prix. Avant d'effectuer une modification tarifaire, exportez la liste de vos prestations, datez-la clairement et conservez-la avec vos documents.
J'ai des irrégularités dans ma caisse.
Si vous ou vos collaborateurs constatez des écarts entre le montant en caisse attendu et le montant réel, vous pouvez les corriger. Dans la plupart des cas, le mode de paiement a été confondu lors du processus d'encaissement, ce qui est facile à rectifier. Chaque annulation et chaque correction de vos données est documentée. Tous vos collaborateurs doivent connaître les règles de bonne tenue de caisse et les appliquer soigneusement.
Dans le cas malheureux où vous suspecteriez vos collaborateurs de manipuler vos stocks de liquidités, vous devez porter plainte auprès de la police – le cas échéant contre personne non identifiée.
Comment puis-je empêcher les nouveaux collaborateurs ou collaborateurs temporaires d'avoir accès à toutes mes données ?
Vous pouvez limiter les droits d'accès de vos collaborateurs aux domaines nécessaires au quotidien. Dans chaque dossier de collaborateur, vous avez la possibilité de limiter l'accès au calendrier à aujourd'hui et à l'avenir. De plus, vous pouvez également déterminer quelles colonnes de rendez-vous sont visibles pour vos collaborateurs.
Dans la gestion des droits, vous pouvez limiter les droits d'accès aux fichiers clients, aux paramètres et à de nombreux autres domaines. Nous recommandons de créer un login général pour vos collaborateurs, limité aux fonctionnalités nécessaires au quotidien – également pour simplifier les processus quotidiens. Vous pouvez attribuer des logins supplémentaires avec des droits d'administration supplémentaires aux collaborateurs sélectionnés.
Puis-je sécuriser davantage certains logins ?
Oui. En plus de la restriction des droits d'accès, vous pouvez sécuriser individuellement certains logins avec une authentification à deux facteurs (2FA). Ainsi, un mot de passe compromis seul ne suffit plus pour accéder aux données sensibles telles que les données clients, les chiffres d'affaires et les rapports.