Pour pouvoir enregistrer des absences dans le calendrier et dans le plan de services, créez-les d'abord dans les paramètres du plan de services.
Vous accédez à cette zone via
Paramètres > Plan de services > Paramètres > Absences.
Les absences courantes sont par exemple « Congés », « École professionnelle », « Maladie », « Jours libres », « Formation continue ».
Créer des absences
Sélectionnez + Nouvelle absence pour créer une nouvelle absence ou cliquez sur une absence existante pour la modifier.
Description
Nom de l'absence (par ex. Congés)
Abréviation
L'abréviation est utilisée dans les
exports du plan de services et doit être courte.
Exemple d'abréviations dans l'export de présence :
Compte comme temps de travail
Certaines absences comme « Formation » ou « Salon » comptent comme des heures de travail et doivent être comptabilisées comme telles dans vos rapports et statistiques. Entrez ici le temps de travail en minutes. Exemple : 8 heures correspondent à une valeur de 480. Les jours de congés des employés à temps partiel sont calculés avec 240 minutes.
Coloration
Dans le plan de services, vos absences ont différentes couleurs que vous pouvez définir ici.
Exemple d'absences de couleurs différentes dans le calendrier :
Comportement lors du transfert des heures de travail
Dans le plan de services, vous pouvez transférer les heures de travail d'un employé sur plusieurs mois dans le futur. Définissez ici s'il s'agit d'heures de travail régulières qui doivent être transférées. En cas de modification du plan de services, elles seront également écrasées. Approprié pour « École professionnelle », « Jour de bureau ».
Si cette option est désactivée, cette absence ne sera pas transférée. Si vous l'entrez dans un lointain futur, elle ne sera pas écrasée lorsque vous recréez les plans de services. Approprié pour « Congés », « Formation », « Maladie ».
Pour plus d'informations sur le transfert des plans de services, consultez cette page.
Compter comme entraînement
Compte cette absence comme entraînement pour l'employé.
Cette absence ne peut être supprimée que manuellement.
Cette absence est fixée et ne peut être supprimée du plan de services que manuellement. Cela empêche le remplacement par un transfert de plan de services.
À l'enregistrement, conservez les heures de travail déjà enregistrées.
Les absences suppriment automatiquement les heures de travail, les pauses et les événements du jour. Avec ce paramètre, vous pouvez cependant définir qu'une absence ne le fait pas.
Les cas d'usage pour cela sont très spécifiques : si vous utilisez certaines absences comme marqueurs pour les jours qui doivent par exemple être visibles dans le calendrier, mais n'avoir aucun impact sur le plan de services, cela pourrait vous être utile.
Utiliser une absence dans le plan de services
Dans le plan de services, vous pouvez enregistrer des absences pour les jours souhaités, qui seront alors visibles dans le calendrier et comptabilisées ou non comme heures de travail dans vos rapports selon vos paramètres.
Enregistrer une absence dans le calendrier
Cliquez sur l'employé souhaité et sélectionnez « Modifier les heures de travail ». Sélectionnez ensuite l'absence souhaitée.
Insérer des congés pour plusieurs jours
Consulter les absences dans le dossier de l'employé
Dans chaque dossier d'employé, vous pouvez consulter toutes les absences précédemment enregistrées de l'employé sous le menu Absences.
Découvrez comment enregistrer une demi-journée de congés dans le calendrier
ici.
