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Mot-clé : Dienstplaneinstellungen

Aperçu des paramètres de planification des services

Dans les paramètres de planification des services, vous pouvez activer de nombreuses fonctions et adapter le plan de service à vos besoins.

Vous accédez à cette zone via
Plan de service > Paramètres (en haut à droite).

Dans les paramètres de planification des services, vous pouvez activer les fonctions suivantes :

Congés
Les administrateurs sont informés et peuvent accepter/refuser les absences. Cette option permet aux employés de ne pas saisir les congés de manière indépendante, mais de les faire d'abord accepter par les administrateurs de votre entreprise. L'employé sans droit d'administrateur ne peut alors que créer des demandes de congé. Notez que les congés ne seront acceptés pour la réservation en ligne qu'une fois que l'administrateur aura accepté les congés.

Modifier les heures de travail
Les membres de l'équipe peuvent modifier leurs propres heures de travail même sans droit d'employé. Cette option permet aux employés qui ne doivent pas avoir de droit de planification de modifier quand même leurs propres heures de travail.

Modifier les absences
Les membres de l'équipe peuvent modifier leurs propres absences même sans droit d'employé. Cette option permet aux employés qui ne doivent pas avoir de droit de planification de modifier quand même leurs propres heures de travail.

Pauses
Si vous utilisez les exports de plans de service, les temps de pause prescrits par la loi peuvent être ajoutés automatiquement aux exports :

  • Si le temps de travail dépasse 6 heures, une pause de 30 minutes est automatiquement déduite.
  • Si le temps de travail dépasse 9 heures, une pause de 45 minutes est automatiquement déduite.

Événements
Les événements sont ce qu'on appelle les temps de mise en place. Si vous utilisez des événements dans le plan de service, vous pouvez spécifier ici que ceux-ci doivent être comptabilisés comme temps de travail et non comme temps de pause.

Exemple d'application :
Vos employés commencent à neuf heures du matin, mais doivent d'abord passer 15 minutes à se préparer et ne peuvent pas encore accueillir de clients. Ces temps de préparation peuvent être saisis dans le plan de service et facilement reportés dans les listes de quarts.
Approche alternative : Au lieu de consigner la préparation directement dans le plan de service, vous pouvez également attribuer automatiquement une temps de préparation aux rendez-vous et aux services. Elle est bloquée directement avant le rendez-vous respectif, sans que vous ayez à gérer manuellement les événements.

Nombre de quarts
Si vous planifiez les quarts de travail directement dans le calendrier, vous pouvez utiliser cette fonction pour garder une vue d'ensemble du nombre de quarts déjà planifiés pour chaque employé.

Autres articles sur les paramètres de planification des services :

Des informations détaillées sur le plan de service se trouvent ici.

Absences

Pour pouvoir enregistrer des absences dans le calendrier et dans le plan de services, créez-les d'abord dans les paramètres du plan de services.

Vous accédez à cette zone via
Paramètres > Plan de services > Paramètres > Absences.

Les absences courantes sont par exemple « Congés », « École professionnelle », « Maladie », « Jours libres », « Formation continue ».

Créer des absences

Sélectionnez + Nouvelle absence pour créer une nouvelle absence ou cliquez sur une absence existante pour la modifier.

Description
Nom de l'absence (par ex. Congés)

Abréviation
L'abréviation est utilisée dans les exports du plan de services et doit être courte.
Exemple d'abréviations dans l'export de présence :


Compte comme temps de travail
Certaines absences comme « Formation » ou « Salon » comptent comme des heures de travail et doivent être comptabilisées comme telles dans vos rapports et statistiques. Entrez ici le temps de travail en minutes. Exemple : 8 heures correspondent à une valeur de 480. Les jours de congés des employés à temps partiel sont calculés avec 240 minutes.

Coloration
Dans le plan de services, vos absences ont différentes couleurs que vous pouvez définir ici.

Exemple d'absences de couleurs différentes dans le calendrier :


Comportement lors du transfert des heures de travail
Dans le plan de services, vous pouvez transférer les heures de travail d'un employé sur plusieurs mois dans le futur. Définissez ici s'il s'agit d'heures de travail régulières qui doivent être transférées. En cas de modification du plan de services, elles seront également écrasées. Approprié pour « École professionnelle », « Jour de bureau ».

Si cette option est désactivée, cette absence ne sera pas transférée. Si vous l'entrez dans un lointain futur, elle ne sera pas écrasée lorsque vous recréez les plans de services. Approprié pour « Congés », « Formation », « Maladie ».

Pour plus d'informations sur le transfert des plans de services, consultez cette page.

Compter comme entraînement
Compte cette absence comme entraînement pour l'employé.

Cette absence ne peut être supprimée que manuellement.
Cette absence est fixée et ne peut être supprimée du plan de services que manuellement. Cela empêche le remplacement par un transfert de plan de services.

À l'enregistrement, conservez les heures de travail déjà enregistrées.
Les absences suppriment automatiquement les heures de travail, les pauses et les événements du jour. Avec ce paramètre, vous pouvez cependant définir qu'une absence ne le fait pas.

Les cas d'usage pour cela sont très spécifiques : si vous utilisez certaines absences comme marqueurs pour les jours qui doivent par exemple être visibles dans le calendrier, mais n'avoir aucun impact sur le plan de services, cela pourrait vous être utile.

Utiliser une absence dans le plan de services

Dans le plan de services, vous pouvez enregistrer des absences pour les jours souhaités, qui seront alors visibles dans le calendrier et comptabilisées ou non comme heures de travail dans vos rapports selon vos paramètres.

Enregistrer une absence dans le calendrier

Cliquez sur l'employé souhaité et sélectionnez « Modifier les heures de travail ». Sélectionnez ensuite l'absence souhaitée.

Insérer des congés pour plusieurs jours

Consulter les absences dans le dossier de l'employé

Dans chaque dossier d'employé, vous pouvez consulter toutes les absences précédemment enregistrées de l'employé sous le menu Absences.

Vous trouverez plus d'informations sur vos paramètres du plan de services ici.
Découvrez comment enregistrer une demi-journée de congés dans le calendrier ici.