Lorsqu'un client annule son propre rendez-vous annule ou qu'un employé supprime le rendez-vous dans le calendrier, le client reçoit un e-mail de confirmation. Si vous souhaitez utiliser votre propre texte pour cet e-mail, vous pouvez le faire.
La condition pour que le client reçoive ce message lors d'une suppression de rendez-vous par un employé est que l'option de notification soit activée dans les paramètres du calendrier. Lors de l'annulation en ligne par le client, des confirmations d'annulation sont toujours envoyées.
Vous pouvez accéder à cette zone via Paramètres > Confirmations & rappels de rendez-vous > E-mails > E-mail d'annulation
E-mail d'annulation standard
Même si le champ « Texte d'annulation de rendez-vous » est vide, des confirmations d'annulation seront envoyées à vos clients!
Si vous ne saisissez pas votre propre texte, le client recevra notre texte standard. Celui-ci contient le lieu ainsi que le jour et l'heure du rendez-vous annulé. L'e-mail d'annulation est intégré dans votre conception d'e-mail et contient l'image d'en-tête définie.
Rédiger votre propre e-mail d'annulation
Si vous souhaitez rédiger votre propre texte, vous pouvez le faire. Assurez-vous d'utiliser les espaces réservés nécessaires (comme la date, l'heure, le nom de l'entreprise, etc.). Un lien pour rebooker un rendez-vous ou une allusion aux actions actuelles peuvent également servir de motivation au client pour rebooker rapidement un nouveau rendez-vous.
Conseil IA
Laissez votre assistant IA rédiger le texte de votre e-mail d'annulation. Copiez l'invite ci-dessous et répondez aux brèves questions. Les espaces réservés pour la formule de politesse, le rendez-vous et le lien de réservation en ligne sont déjà intégrés, vous pouvez donc insérer directement le texte dans Belbo.
Vérifiez le texte après l'enregistrement dans l'aperçu de l'e-mail. Vous verrez ainsi immédiatement si la formule de politesse et les dates du rendez-vous s'affichent correctement.
Schreib mir einen Text für die E-Mail, die meine Kundschaft erhält, wenn ein gebuchter Termin abgesagt wurde. Ich nutze die Salonsoftware Belbo, die Anrede, Salonname und Termindaten automatisch einsetzt. Den Betreff legt Belbo selbst fest, ich brauche also nur den Text der E-Mail.
Frag mich vor dem Schreiben kurz nach:
1. ob ich meine Kundschaft duze oder sieze,
2. ob ich als Einzelperson (ich) oder im Namen eines Teams (wir) schreibe,
3. wie man mich bei Fragen erreicht, z. B. per Telefon.
Verwende für Anrede, Salonname und Termindaten ausschließlich diese Belbo-Platzhalter, genau so geschrieben, mit Prozentzeichen und in Großbuchstaben:
Anrede:
%LIEBEANREDEOHNENAME% wird zu „Liebe" oder „Lieber". Danach folgt %VORNAME%. Das ist die passende Anrede für die Du-Form: %LIEBEANREDEOHNENAME% %VORNAME%,
%SEHRGEEHRTEANREDE% wird zu „Sehr geehrte Frau Nachname" oder „Sehr geehrter Herr Nachname". Das ist die passende Anrede für die Sie-Form: %SEHRGEEHRTEANREDE%,
%LIEBEANREDE% wird zu „Liebe Frau Vorname Nachname" oder „Lieber Herr Vorname Nachname", eine persönlichere Anrede für die Sie-Form.
%VORNAME% wird zum Vornamen, %NACHNAME% zum Nachnamen.
Salon und Termin:
%ACCOUNT% wird zum Namen meines Salons, z. B. „Good Hair Day".
%WOCHENTAG% wird zum Wochentag, z. B. „Samstag".
%TAG% wird zum Datum mit Jahr, z. B. „03.10.2026".
%UHRZEIT% wird zur Uhrzeit ohne „Uhr", z. B. „09:30". Schreib deshalb immer „Uhr" dahinter.
%LEISTUNGEN% wird zu den gebuchten Leistungen.
%ALLEMITARBEITER% wird zu den Namen der Mitarbeitenden, z. B. „Ramona K.".
%LOCATION_BOOKING_LINK% wird zu einem Link mit dem Text „Termin buchen", der zu meiner Onlinebuchung führt.
Regeln:
- Schreib Wörter wie „Liebe", „Lieber" oder „Sehr geehrte" nie selbst aus, sondern nutze immer den passenden Platzhalter. Belbo setzt je nach Kund*in die richtige Form ein.
- Nach %SEHRGEEHRTEANREDE% und %LIEBEANREDE% folgt kein weiterer Name, der ist dort schon enthalten.
- Formuliere neutral, sodass der Text passt, egal ob die Kundschaft oder der Salon den Termin abgesagt hat. Schreib also z. B. „Dein Termin wurde abgesagt", ohne zu sagen, von wem. Entschuldige dich nicht und gib niemandem die Schuld.
- Fasse den abgesagten Termin in einem Block mit beschrifteten Zeilen zusammen, genau so:
Termin: %WOCHENTAG%, %TAG% um %UHRZEIT% Uhr
Leistung: %LEISTUNGEN%
Bei: %ALLEMITARBEITER%
- Setze %LOCATION_BOOKING_LINK% in eine eigene Zeile, direkt nach einem kurzen, freundlichen Satz, der zur Neubuchung einlädt, z. B. „Hier kannst du ganz einfach einen neuen Termin buchen:".
- Erwähne keine Gebühren und erfinde keine weiteren Platzhalter, Regeln oder Angebote, die ich nicht genannt habe.
- Unterschreibe mit %ACCOUNT%, z. B. „Dein Team von %ACCOUNT%" oder nur „%ACCOUNT%".
- Schreib keinen Betreff.
Liefere nur den Text der E-Mail als reinen Text ohne Formatierung, damit ich ihn direkt in Belbo einfügen kann. Schreib mir zwei Varianten: eine kurze und eine etwas ausführlichere.
