Mot-clé : Termineingabe

Paramètres de calendrier : saisie des rendez-vous – champs obligatoires

Dans les champs obligatoires, vous pouvez définir quels champs doivent être remplis lors de la saisie d'un rendez-vous pour pouvoir enregistrer un rendez-vous. Si vous n'activez pas ces champs, vous pouvez également enregistrer des rendez-vous avec des données « vides », ce qui peut entraîner des données client peu fiables.

Vous accédez à cette section via
Paramètres > Calendrier > Saisie des rendez-vous > Champs obligatoires

Paramètre de genre

Si la majorité de vos clients sont soit femmes, soit hommes, il est judicieux de définir ici un paramètre par défaut, de sorte que le genre ne doit être sélectionné explicitement que si un client n'appartient pas au genre défini ici. Cela est par exemple approprié pour les salons d'ongles ou les barbershops.
Si vous ne définissez pas de paramètre par défaut ici, les employés doivent cliquer sur le genre à chaque fois pour garantir des données fiables.

Champs obligatoires

Définissez ici si le nom, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail doivent être saisis lors de la saisie du rendez-vous dans le calendrier, ou s'ils peuvent également être laissés vides si nécessaire.
Par exemple, si vous définissez l'adresse e-mail comme champ obligatoire, un rendez-vous ne peut pas être enregistré sans adresse e-mail.

Attention : Veuillez discuter avec vos employés de la manière dont ils doivent procéder si une cliente n'a pas d'adresse e-mail ou refuse absolument de la fournir. Les problèmes suivants peuvent survenir si vos employés ne peuvent pas enregistrer les rendez-vous sans adresse e-mail :

Les employés entrent toujours la même adresse (info@monentreprise.fr ou similaire) pour pouvoir enregistrer le rendez-vous. Dans la fiche client et dans le détecteur de doublons, ces clients s'affichent comme doublons, alors qu'ils ne le sont pas – et parfois ils sont fusionnés par erreur. C'est critique, car la fusion ne peut pas être annulée.
D'autres entrent des adresses fictives (asdf@asdf.de), mais qui peuvent réellement exister. Ensuite, une personne étrangère reçoit les e-mails de rappel et peut se plaindre auprès de vous pour des raisons de protection des données.

Vous trouverez un aperçu de tous les paramètres du calendrier ici.

Paramètres du calendrier : saisie des rendez-vous – Général

Vous pouvez ici définir le comportement de votre calendrier lors de la saisie de rendez-vous.

Vous accédez à cette zone via Paramètres > Calendrier > Saisie de rendez-vous

Mode strict

Le mode produit strict vous avertit dès qu'une réservation n'est pas possible dans les heures de travail.
Si le mode est désactivé, vous pouvez réserver des rendez-vous qui se situent en dehors des heures de travail ou des compétences d'un employé.
S'il est activé, le calendrier vous signale que le rendez-vous dépasse les heures de travail de l'employé ou que cet employé n'a pas de compétence pour le service réservé.
Si vous créez un rendez-vous chez un employé qui n'a pas de compétence ou de disponibilité, d'autres employés seront proposés qui peuvent effectuer le service.

Exemple d'avertissement avec le mode produit strict activé :

Le mode rythme strict fonctionne de manière similaire, sauf qu'ici le rythme des rendez-vous est pris en compte.

Proposer la réservation d'autres employés lors de la réservation de service

Si la réservation d'autres employés est activée, j'ai la possibilité de sélectionner un employé spécifique directement lors de la sélection d'un service. C'est particulièrement pratique pour les rendez-vous avec plusieurs services.

Les employés sont sélectionnables pour chaque service :

Économiser l'espace

Si vous avez beaucoup de catégories de services, il peut être judicieux de les regrouper dans un bouton en activant « Économiser l'espace en regroupant tous les services réservables au lieu de lister chaque groupe de produits séparément ».

Exemple de groupes de calendrier individuels et regroupés dans la saisie de rendez-vous :

Activer la recherche de services

Lors de la saisie de rendez-vous, vos services sont sélectionnables dans des menus déroulants. Si vous souhaitez en outre un champ de recherche pour rechercher rapidement des services, vous pouvez l'activer ici.

Marquer automatiquement les rendez-vous comme perçus

Vous pouvez définir ici si vous devez documenter pour chaque rendez-vous s'il a eu lieu ou s'il a été annulé, ou si vous devez uniquement le marquer manuellement en cas d'annulation de rendez-vous.
Vous trouverez plus d'informations sur la façon de documenter la fiabilité d'un client ici.

Service par défaut

Si vous définissez un service par défaut ici, celui-ci sera entré automatiquement dès que vous insérez un rendez-vous dans le calendrier. C'est approprié pour les entreprises qui offrent principalement un service. Cela peut par exemple s'appliquer aux studios EMS.

Saisir prénom et nom séparément

Si vous désactivez cette option, seul le nom de famille sera demandé lors de la saisie de rendez-vous.

Aide à la saisie

La ligne d'assistance au curseur est une ligne d'assistance qui se déplace toujours avec la souris et facilite la saisie de rendez-vous dans le calendrier. Vous pouvez également la désactiver.

Ligne d'assistance avec affichage de l'heure dans le calendrier :

Services supplémentaires

Si vous ajoutez des services supplémentaires à vos services, qui sont automatiquement proposés lors de la réservation en ligne, vous pouvez également les afficher dans le calendrier. Ainsi, vos employés sont régulièrement rappelés de vendre des services supplémentaires.

Rendre les étapes de rendez-vous déplaçables

Vous voyez les étapes de rendez-vous pour les rendez-vous multi-étapes. Vous pouvez ainsi distinguer les différentes étapes et les réorganiser.

Exemple de rendez-vous avec étapes déplaçables :

Courte vidéo sur les étapes de rendez-vous déplaçables :

D'abord l'heure, puis les données client

Si cette fonction est activée, dans l'assistant de rendez-vous, l'heure et le service sont d'abord demandés. Ce n'est qu'après que vous entrez les données du client. Si elle est désactivée, l'ordre est inversé.

Si l'adresse e-mail manque, demander l'adresse e-mail

Si un e-mail de confirmation ou de rappel n'est pas arrivé au destinataire lors de la dernière tentative de livraison, le système vous demande de vérifier les données lors du prochain rendez-vous pour le même client.

Vous trouverez un aperçu de tous les paramètres de calendrier ici.

Mode Produit Strict

Vous pouvez créer des rendez-vous dans votre calendrier en dehors des heures de travail ou attribuer des services à des collaborateurs qui ne sont pas qualifiés pour ces services selon les paramètres de compétences de votre service. Cela vous permet une certaine flexibilité lors de la saisie de rendez-vous, mais peut aussi conduire à des erreurs dans l'agitation quotidienne.

Votre calendrier peut vous avertir dès que vous saisissez un rendez-vous qui n'est pas correctement enregistré en termes de paramètres de temps ou de compétences. Pour cela, vous pouvez activer le mode strict des produits.

Vous accédez à cette section via Paramètres > Calendrier > Saisie des rendez-vous.

Activation du mode strict des produits

Dans les paramètres du calendrier sous Saisie des rendez-vous, vous pouvez activer le mode strict des produits.

Avertissement dans le calendrier

Dès que vous saisissez un rendez-vous qui se situe en dehors des heures de travail ou qui ne correspond pas aux compétences du collaborateur, votre calendrier vous propose des alternatives de réservation. Si vous souhaitez néanmoins enregistrer le rendez-vous comme prévu, vous pouvez forcer la réservation.

Remarque : Vos clients ne peuvent bien sûr jamais réserver en ligne des services en dehors des heures de travail ou des paramètres de compétences – indépendamment du fait que vous ayez activé ou non le mode strict des produits.