Si vous travaillez avec le système de caisse Belbo, vous devez créer un relevé de caisse quotidien pour la journée en cours.

Ce guide suppose un utilisateur disposant de tous les droits de caisse. Dans les droits de caisse, vous pouvez masquer certaines sections de votre caisse pour des utilisateurs spécifiques. Si vous êtes propriétaire et que vous ne voyez pas certaines sections affichées ici dans votre caisse, veuillez vous connecter avec un compte autorisé ou contacter l'équipe Belbo.

Aperçu du relevé de caisse

Dans l'aperçu, vous trouverez tous les relevés de caisse passés et pourrez créer le relevé pour la journée en cours.

1. S'il y a des écritures ouvertes pour la journée en cours qui ne sont pas encore incluses dans un relevé, le nombre d'écritures déjà présentes s'affiche. À cet endroit, vous pouvez créer facilement le relevé de la journée avec le bouton « +Créer relevé de caisse ».
2. Dans la sélection de date, vous pouvez feuilleter le passé et consulter tous les relevés déjà créés.
3. Le tableau ci-dessous affiche le mois en cours et tous les relevés créés jusqu'à présent. Il est structuré par date et mode de paiement. De plus, le solde de caisse à chaque début de journée est indiqué.
4. L'aperçu indique qui a créé chaque relevé.
5. Chaque relevé a son propre numéro séquentiel.
6. Dans la colonne « Espèces », vous pouvez voir les paiements en espèces effectués et les retraits d'espèces pour chaque jour.
7. Sur le côté droit du tableau, vous pouvez télécharger les formats d'export les plus courants pour chaque relevé.
8. Dans le menu latéral, vous avez accès à de nombreuses statistiques significatives.
9. Les dépenses en espèces quotidiennes sont saisies avant la création d'un relevé de caisse.

Créer un relevé de caisse

• Lors de la création du relevé de caisse, le solde de caisse doit être compté et comparé avec le solde de caisse affiché. S'il existe un manque, celui-ci doit être compensé.
• Tous les bons d'achat encaissés doivent être conservés et classés avec le relevé de caisse.
• Le montant total des paiements par carte doit être comparé et vérifier qu'il est correct.
• En cas de divergences, les factures doivent être corrigées en conséquence.

Avant de créer le relevé de caisse, tous les rendez-vous du jour doivent être encaissés et toutes les dépenses en espèces doivent être saisies.

1. Cliquez sur « Caisse » en haut à droite dans la navigation principale
2. Cliquez sur « Clôtures ».
3. Cliquez sur « Créer relevé de caisse » dans la section d'en-tête de l'aperçu ou dans la ligne de date du jour.
4. Vérifiez les totaux affichés (voir ci-dessous sous « Vérification du relevé »).
5. Notez toutes les particularités dans le champ de commentaire.
6. En cliquant sur « Créer relevé de caisse », vous avez automatiquement créé un brouillon de relevé de caisse. Celui-ci peut être facilement vérifié, puis fermé et corrigé. Cliquez sur « Enregistrer » uniquement lorsque vous souhaitez créer le relevé.
7. Une fois le relevé de caisse créé, imprimez le PDF détaillé et joignez les reçus.

Les jours fermés, pour lesquels aucune écriture n'a été effectuée, ne nécessitent pas de relevé.

Vérification du relevé

Avant de cliquer sur « Enregistrer », cet aperçu est un brouillon de relevé de caisse. Vous pouvez le quitter à tout moment en cliquant sur le bouton croix (1) et le rouvrir. Lors de la réouverture du brouillon, les modifications éventuellement apportées sont automatiquement prises en compte. Ce n'est qu'après avoir tout vérifié et corrigé que vous cliquez sur « Enregistrer » et qu'un relevé de caisse avec un numéro de clôture fixe est créé. Celui-ci ne devrait idéalement pas avoir besoin d'être corrigé à nouveau.

Si un brouillon a été créé accidentellement, il peut être supprimé via le bouton « Options » (5).

Compter les espèces

Vérifiez les revenus en espèces affichés (2) ainsi que le montant en espèces sous « Solde de caisse fin » (3). Nous recommandons d'utiliser le protocole de comptage pour faciliter le comptage du solde en espèces.

Vérifier les autres modes de paiement

Comparez les montants affichés (2) avec le reçu Z de votre terminal de paiement ainsi que les bons d'achat ou autres moyens de paiement soumis (par ex. PayPal). Ce n'est que lorsque tous les montants affichés sont corrects que vous cliquez sur « Enregistrer » (6).

Correction d'erreurs

Si des divergences apparaissent (par ex. en raison de rendez-vous mal encaissés avec des modes de paiement confondus), les écritures du jour peuvent être analysées dans l'onglet « Détails » (4). Tant qu'il s'agit d'un brouillon de relevé de caisse, les modes de paiement confondus peuvent être modifiés dans l'onglet Détails.

Si des dépenses en espèces ont été oubliées, elles peuvent être saisies dans l'onglet « Dépenses ».
Une fois toutes les corrections effectuées, la page d'aperçu du brouillon de relevé peut être rappelée et le bouton « Enregistrer » activé.

Le relevé est prêt !

Relevés non créés

Si des écritures (dépenses ou encaissements de rendez-vous) ont été créées un jour passé et ne sont pas encore incluses dans un relevé, votre caisse le signale. Ceci constitue une violation du GoBD. Créez le relevé dès que possible.

S'il y a plusieurs relevés non créés, ceux-ci doivent être créés dans le bon ordre, en commençant par la date la plus ancienne.

Corriger les relevés de caisse créés

Idéalement, un relevé de caisse soigneusement vérifié est créé quotidiennement, qui n'a besoin d'aucune correction ultérieure. Si une correction s'avère nécessaire, vous pouvez recréer les relevés de caisse déjà créés dans Belbo. Vous trouverez des informations détaillées à ce sujet dans l'article Corriger le relevé de caisse.