Dès que vous retirez de l'argent de la caisse ou que vous effectuez un dépôt en espèces, cette opération doit être documentée avant de procéder à la fermeture de caisse quotidienne.
1. Documenter les dépenses et les dépôts
Lorsque vous retirez de l'argent de la caisse, par exemple pour acheter des marchandises, cette opération doit être documentée dans la caisse afin de garantir un solde de trésorerie correct. Cela s'applique également aux prélèvements privés, aux dépôts privés ou lorsque vous retirez de l'argent de la caisse pour le porter à la banque.
- Cliquez sur l'onglet « Dépenses » de la caisse.
- Sélectionnez le bouton de dépense approprié (par exemple « Fournitures de bureau »).
- Notez à la main le numéro de reçu généré automatiquement sur le reçu de caisse que vous remettrez à votre cabinet comptable.
- Entrez ensuite le montant de la dépense et la date de la dépense, comme indiqué sur le reçu de caisse.
- Enregistrez votre dépense.
2. Ajouter et gérer des modèles de dépenses
Les modèles de dépenses facilitent l'utilisation quotidienne du système de caisse. Selon les directives de votre cabinet comptable, des boutons de modèles peuvent être ajoutés à votre caisse pour enregistrer correctement les dépenses et les dépôts.
- Cliquez sur Caisse dans la navigation principale et allez à l'onglet « Dépenses › Modèles ».
- Sélectionnez le bouton « Nouveau modèle de comptabilisation » et remplissez les champs.
- Pour les dépenses réglées en espèces prélevées de la caisse : « Du compte » est la Caisse – « Au compte » est le compte de destination (par exemple « Frais de représentation »).
- Pour les dépôts en espèces dans la caisse : « Du compte » est la source du dépôt (par exemple « Apport privé ») – « Au compte » est la Caisse.
- Après l'enregistrement, vous verrez le nouveau modèle dans l'élément de menu « Dépenses ».
Consultez d'abord votre cabinet comptable pour déterminer quelles dépenses régulières en espèces vous avez et créez les comptes correspondants dans votre système de caisse, s'ils n'existent pas encore. Parmi les exemples de telles dépenses, on peut citer les frais de représentation, les frais de restauration ou l'affranchissement.
3. Comptes de dépenses supprimés
Si vous voyez un bouton masqué sous vos modèles de dépenses sur lequel vous ne pouvez pas cliquer, vous avez très probablement supprimé un compte comptable dont vous avez besoin pour cette dépense.
Si vous avez supprimé un compte comptable, vous pouvez vérifier cela sous Paramètres > Plan comptable personnel > Comptes > Comptes supprimés. Vous obtiendrez un aperçu des comptes supprimés où vous pourrez rapidement voir quels comptes de comptabilisation ont été supprimés.
Si vous avez à nouveau besoin d'un des comptes, il suffit de cliquer sur le compte supprimé, puis sur le bouton Restaurer le compte.
Le compte comptable est ainsi rapidement restauré. La dépense est également à nouveau cliquable avec le compte restauré. Après avoir restauré le compte comptable, assurez-vous que le lien correct est créé dans les modèles de dépenses. Vous pouvez le vérifier en cliquant sur Caisse > Dépenses > Modèles > cliquez sur le modèle souhaité > Sélectionnez le compte de destination. Le compte de destination est le compte comptable que vous avez restauré.
Vous pouvez télécharger une documentation de caisse détaillée ici.