Si peu ou pas d'entrées en espèces ne sont effectuées au cours d'une journée, mais que les clients paient par carte bancaire et donnent un pourboire qui est immédiatement retiré de la caisse, le solde de la caisse peut tomber en dessous du solde de caisse fixe défini. Ce n'est en principes pas une erreur et n'a pas besoin d'être corrigé – voici pourquoi cela se produit et quelles options vous avez si vous souhaitez quand même l'éviter.
Comment cela se produit
Lorsqu'un client paie par carte bancaire et donne un pourboire, ce pourboire est généralement retiré immédiatement en espèces de la caisse et remis à l'employé (voir Enregistrer un pourboire par carte bancaire). Si peu ou pas d'autres entrées en espèces n'ont eu lieu ce jour-là, plus d'argent liquide est retiré de la caisse qu'il n'en a été encaissé. Le solde de la caisse réel baisse en conséquence en dessous du montant défini.
Exemple d'un relevé de caisse quotidien :
Le solde de caisse du jour précédent était ici de 200,00 CHF – c'est le solde de caisse fixe de cette entreprise. Ce jour-là, il y a eu très peu de paiements en espèces : la ligne « ESPÈCES – Entrées » affiche même une valeur négative de -7,50 CHF, car un pourboire payé par carte bancaire a été retiré de la caisse sans qu'il y ait eu suffisamment d'entrées en espèces pour le compenser. Le solde de caisse final n'est donc que de 192,50 CHF et donc inférieur au solde de caisse fixe de 200,00 CHF – bien que les recettes totales de 1.141,00 CHF (presque entièrement par MasterCard et VISA) aient été très bonnes ce jour-là.
Ce n'est expressément pas la même chose qu'un solde de caisse négatif : un solde de caisse négatif ne survient que si plus d'argent doit être retiré qu'il n'y en a réellement dans la caisse – le relevé quotidien ne peut alors plus être enregistré du tout. Le non-respect du solde de caisse fixe n'est en revanche qu'une déviation par rapport à la valeur cible souhaitée : le solde réel reste positif (192,50 CHF dans l'exemple ci-dessus) et le relevé quotidien peut être enregistré normalement.
Il y a aussi la possibilité de ne pas retirer le pourboire immédiatement, mais de le laisser d'abord dans la caisse (« Garder le pourboire dans la caisse », voir Règles de pourboire). Cependant, cette option est beaucoup moins souvent utilisée dans la pratique que le retrait immédiat.
Pas de raison de s'inquiéter – cela s'équilibre de lui-même
En principes, ce n'est pas un problème si le solde de la caisse tombe temporairement en dessous du solde de caisse fixe. Dès que des entrées en espèces surviennent à nouveau au cours d'un des jours suivants, moins d'argent sera retiré de la caisse ce jour-là qu'il n'en sera encaissé – jusqu'à ce que la différence soit comblée et que le solde de caisse fixe soit rétabli. Vous ne devez rien faire de plus pour cela.
Si vous souhaitez que le solde de caisse reste constant
Si vous souhaitez quand même éviter que le solde de la caisse s'écarte temporairement de la valeur fixe, vous avez les options suivantes :
1. Enregistrer un versement du montant de la différence
Vous pouvez enregistrer un versement de caisse du montant de la différence manquante pour remplir immédiatement le solde de caisse à la valeur fixe. Ceci n'a généralement de sens que pour de très petits montants, car l'argent doit vraiment être versé par quelqu'un – généralement par le propriétaire. Si aucun modèle de versement approprié n'existe encore, celui-ci doit d'abord être créé sous Caisse › Sorties › Modèles (voir la section « Ajouter et gérer des modèles de sorties » dans l'article en question).
2. Activer le remplissage automatique
Dans les paramètres du solde de caisse fixe, il y a l'option « Remplissage » :
Si cette option est activée, Belbo enregistrera automatiquement un retrait du coffre si nécessaire pour remplir le solde de caisse à la valeur cible définie. Cela suppose bien sûr qu'il y ait suffisamment de liquidités dans le coffre.
3. Désactiver le retrait de pourboire
Vous pouvez également désactiver le retrait immédiat du pourboire en principes (option « Garder le pourboire dans la caisse » dans les Règles de pourboire) et verser à la place le pourboire payé par carte en fin de journée ou l'envoyer en virement collectif à la fin du mois. C'est la plus fondamentale de toutes les solutions, car elle modifie le processus de manière permanente au quotidien, et doit donc être bien réfléchie.
4. Ne rien changer
Vous pouvez aussi simplement laisser l'écart tel quel. Comme décrit ci-dessus, le solde de la caisse s'équilibre de lui-même dès que des entrées en espèces se produisent à nouveau – un solde de caisse peut en principes tomber en dessous du solde de caisse fixe sans qu'il soit nécessaire de faire quoi que ce soit.