Il peut arriver que votre caisse affiche un solde de trésorerie négatif et que l'enregistrement de la clôture quotidienne ne soit pas possible. Nous expliquons ici les causes et les solutions.
Si la caisse a un solde de trésorerie négatif, la clôture quotidienne ne peut pas être enregistrée :
Causes
Cela peut avoir plusieurs causes. En tous les cas, cela est dû à un manque de rigueur dans la gestion de la caisse.
- Des pourboires ont été payés par carte ce jour-là, ce qui aurait dû être prélevé sur la caisse à espèces. Cependant, cela n'a pas été fait, de sorte qu'on n'a pas remarqué que le pourboire donné était supérieur au stock réellement disponible.
- Le solde réel de trésorerie du jour précédent ne correspondait pas à la somme indiquée dans la clôture quotidienne. Soit la caisse n'a pas été comptée, soit la différence n'a pas été corrigée.
- Un retour important a été enregistré, qui n'a pas pu être remboursé au client avec les espèces réellement disponibles.
Bien entendu, la cause peut aussi être une combinaison de ces causes.
Correction du solde de caisse négatif
Pour résoudre le problème, les faits doivent être examinés avec soin et comparés aux espèces réellement disponibles.
Vérifier les détails
- Un rendez-vous réellement payé en espèces a-t-il peut-être été mal enregistré ? Le moyen de paiement peut être corrigé ultérieurement.
- Un montant trop élevé a-t-il été facturé pour un paiement de pourboire par carte bancaire ? La facture correspondante doit être annulée et ré-enregistrée.
Vérifier les dépenses
Une dépense trop importante a-t-elle été enregistrée par erreur ? Elle peut être supprimée et saisie à nouveau.
Enregistrer un versement
Si la cause ne peut pas être trouvée, un versement en caisse doit être enregistré pour ajuster la valeur de la caisse à espèces à sa valeur réelle. Cet incident doit de préférence être signalé au cabinet d'expertise comptable.
Prévenir les erreurs
- Pour éviter que la caisse n'affiche un montant incorrect, il est important de compter la caisse chaque soir et de comparer le résultat avec la somme indiquée dans la clôture quotidienne Belbo.
- Le protocole de comptage aide au comptage et à la vérification du solde de la caisse.
- En cas de divergence, la cause de la divergence doit être identifiée et le problème doit être résolu le même jour.
- Si beaucoup de pourboires sont payés par carte, ceux-ci peuvent rester sur le compte au lieu d'être prélevés sur la caisse à espèces.
- Les directives relatives à la tenue correcte de la caisse se trouvent dans notre manuel de caisse (PDF).