Importation de clients

Vous pouvez importer des données clients disponibles sous forme numérique dans Belbo, par exemple si vous souhaitez passer à Belbo en provenance d'un autre prestataire.

Vous accédez à cette section via Paramètres > Centre d'importation > Clients Si cette fonction n'est pas visible, le compte utilisé avec lequel vous êtes actuellement connecté n'a pas les droits nécessaires.

Remarque : L'importation de clients et de rendez-vous est techniquement exigeante. Nous serions heureux de vous aider et d'effectuer l'importation pour vous. N'hésitez pas à nous contacter.

Conditions préalables

Vos données clients doivent être au format CSV ou Excel. Veuillez noter que les fichiers CSV peuvent être enregistrés de différentes manières. Vous devez vérifier dans l'outil d'exportation choisi pour les données clients que les options suivantes sont sélectionnées :

Séparateur : ,
Délimiteur de texte : "

Exemple d'un fichier client valide au format CSV requis : télécharger

Si vous avez des clients internationaux, il est important que vous importiez le préfixe téléphonique mobile au format 00xx (au lieu de +xx), sinon le préfixe ne sera pas reconnu et votre préfixe pays sera ajouté en avant.

Processus d'importation

Créez une nouvelle tâche d'importation à l'aide du bouton « Créer une tâche d'importation ».
Sélectionnez votre fichier à télécharger et attendez que le processus soit terminé.
Les données reconnues s'affichent ensuite. Ici, vous pouvez mapper les colonnes de votre export avec les noms de champs du fichier client de votre calendrier en ligne dans l'en-tête du tableau (voir détails dans la section « Mapper les champs de données »).

Mapper les champs de données

Dans le tableau affiché, les champs de données disponibles dans Belbo sont listés sous les noms de colonnes de votre fichier.
Sélectionnez les types de données corrects ici.
Veuillez noter que les en-têtes du tableau de votre fichier peuvent avoir un nom différent pour le type de données, par exemple « Numéro de téléphone mobile » au lieu de « Mobile ».
Les colonnes de données mappées s'affichent en blanc, les colonnes de données non mappées en jaune. Si vous n'avez pas besoin de certaines données du fichier original, vous pouvez supprimer le mappage. Les colonnes marquées en jaune sont ignorées lors du processus d'importation et ne sont pas importées.

Données standard

Certains champs de données sont déjà configurés dans Belbo. Il s'agit notamment du nom, de l'adresse e-mail et des numéros de téléphone. Ceux-ci peuvent être mappés directement ou être reconnus automatiquement par le centre d'importation.
Veuillez vérifier et corriger le mappage des données si nécessaire.

Champs personnalisés

Avec Belbo, vous avez la possibilité de créer autant de champs de données personnalisés que vous le souhaitez pour vos dossiers clients.
Si les informations de l'export doivent être reprises dans le calendrier et ne sont pas encore proposées, vous pouvez créer des champs clients supplémentaires et les mapper.
Il est important que le type du champ de données corresponde au contenu à importer (par exemple le type « Date de naissance » et non pas « Date » pour la date de naissance). N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'aide à ce sujet.

Cas particuliers

Nom complet

Certains prestataires exportent leurs données de telle sorte que le prénom et le nom du client se trouvent dans une colonne. Dans ce cas, le mappage correct dans Belbo est le champ « Nom complet ». Le centre d'importation divise le nom au premier espace lors du processus d'importation et crée les champs de données « Prénom » et « Nom ». Cela facilite l'importation car le fichier tableau ne doit pas être modifié manuellement au préalable. Veuillez vérifier ensuite les données, car en cas de plusieurs prénoms, cela peut entraîner des données incohérentes.

Formules de coloration

Dans l'industrie de la coiffure, les formules de coloration sont une partie importante des données clients et peuvent être importées dans Belbo. Cependant, les formules sont généralement fournies de différentes manières par d'autres prestataires. Veuillez nous contacter si vous n'êtes pas sûr de la meilleure façon d'importer les formules.

Éviter les doublons

Si votre fichier client est déjà rempli, vous pouvez utiliser l'étape suivante pour éviter les doublons : vous pouvez sélectionner des champs uniques (par exemple : adresse e-mail ou numéro de téléphone mobile) qui serviront à mapper avec précision les dossiers clients existants.
Si les dossiers clients existants correspondent complètement dans ces champs, tous les autres champs seront écrasés par les valeurs de l'export.
Avertissement : Utilisez des combinaisons de colonnes uniques de sorte que d'une part aucun doublon ne soit créé et que d'autre part aucun dossier client ne soit écrasé avec des informations clients incorrectes.

Processus d'importation

Lancez le processus d'importation. Ce processus peut prendre plusieurs minutes en fonction du nombre de dossiers clients. Vous pouvez fermer la fenêtre en attendant et revenir au centre d'importation à tout moment.