Vous pouvez importer les données clients en votre possession sous forme numérique dans Belbo, par exemple si vous souhaitez passer à Belbo en provenance d'un autre fournisseur.
Conditions préalables
Vos données clients doivent être au format CSV ou Excel. Veuillez noter que les fichiers CSV peuvent être enregistrés de différentes manières. Vous devez vous assurer que les options suivantes sont sélectionnées dans l'outil d'export des données clients :
- Séparateur : ,
- Délimiteur de texte : "
Processus d'import
- Créez une nouvelle tâche d'import en cliquant sur le bouton "Créer un processus d'import".
- Sélectionnez votre fichier à télécharger et attendez que le processus soit terminé.
- Les données reconnues s'affichent ensuite. Vous pouvez associer les colonnes de votre export aux noms de champs du fichier client de votre calendrier en ligne dans l'en-tête du tableau (voir la section "Associer les champs de données" pour plus de détails).
Associer les champs de données
- Dans le tableau affiché, les champs de données disponibles dans Belbo sont listés sous les noms de colonnes de votre fichier.
- Sélectionnez les types de données corrects.
- Veuillez noter que les en-têtes de tableau de votre fichier peuvent avoir un nom différent pour le type de données, par exemple "Numéro de téléphone portable" au lieu de "Mobile".
- Les colonnes de données associées s'affichent en blanc, les colonnes de données non associées en jaune. Si vous n'avez pas besoin de certaines données du fichier original, vous pouvez supprimer l'association. Les colonnes marquées en jaune seront ignorées lors du processus d'import et ne seront pas importées.
Données standard
- Certains champs de données sont déjà créés dans Belbo. Il s'agit notamment du nom, de l'adresse e-mail et des numéros de téléphone. Ceux-ci peuvent être directement associés ou être reconnus automatiquement par le centre d'import.
- Veuillez vérifier et corriger, le cas échéant, l'association des données.
Champs personnalisés
- Dans Belbo, vous avez la possibilité de créer autant de champs de données personnalisés que vous le souhaitez pour vos fiches clients.
- Si des informations de l'export doivent être reprises dans le calendrier mais ne sont pas encore proposées, vous pouvez créer d'autres champs clients et les associer.
- Il est important que le type du champ de données corresponde au contenu à importer (par exemple, le type "Date de naissance" et non pas "Date" pour la date de naissance). Veuillez nous contacter si vous avez besoin d'aide à ce sujet.
Cas particuliers
Nom complet
Certains fournisseurs exportent leurs données de sorte que le prénom et le nom du client se trouvent dans une seule colonne. Dans ce cas, l'association correcte dans Belbo est le champ "Nom complet". Lors du processus d'import, le centre d'import divise le nom après le premier espace et crée les champs de données "Prénom" et "Nom" à partir de ceux-ci. Cela facilite l'import car le fichier tableau n'a pas besoin d'être modifié manuellement au préalable. Veuillez vérifier ensuite les données, car cela peut entraîner des données incorrectes en cas de prénoms multiples.
Formules de couleur
Dans le secteur de la coiffure, les formules de couleur sont une partie importante des données clients et peuvent être importées dans Belbo. Cependant, selon l'expérience, les formules sont mises à disposition par d'autres fournisseurs de façons très différentes. Veuillez nous contacter si vous hésitez sur la meilleure façon d'importer les formules.
Éviter les doublons
- Si votre fichier client est déjà rempli, vous pouvez utiliser l'étape suivante pour éviter les doublons : vous pouvez sélectionner ici les champs uniques (par exemple : adresse e-mail ou numéro de téléphone portable) qui serviront à l'identification exacte des fiches clients existantes.
- Si les fiches clients existantes correspondent complètement dans ces champs, tous les autres champs seront remplacés par les valeurs de l'export.
- Avertissement : Utilisez des combinaisons de colonnes uniques de sorte qu'aucun doublon ne soit créé d'une part et qu'aucune fiche client ne soit écrasée avec des informations clients incorrectes d'autre part.
Processus d'import
Lancez le processus d'import. Ce processus peut prendre plusieurs minutes selon le nombre de fiches clients. Vous pouvez fermer la fenêtre entre-temps et revenir au centre d'import à tout moment.
