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Créer et modifier les salles et les appareils

Les salles et appareils peuvent être liés à vos services. Ceux-ci sont ainsi bloqués et les doubles réservations sont évitées.

Vous accédez à cette section via Paramètres > Salles et appareils (Ressources)
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Paramètres > Ajouter une fonction".

Créez d'abord au moins une catégorie. Pour créer des salles ou des appareils, cliquez sur le bouton + Salle ou appareil.

Nom (Exemple : "Cabine 1")
Catégorie (Exemple : "Cabines de cosmétologie")

Les salles et appareils sont bloqués en arrière-plan parallèlement au rendez-vous, si vous l'avez défini dans le service respectif. Votre client ne s'en aperçoit pas pendant la réservation.

Définir la disponibilité de vos salles et appareils

Tout comme les heures de travail de vos employés, les disponibilités des salles et appareils doivent également être définies dans le plan de service.
➔ Guide pour l'activation des heures de travail automatiques pour vos salles et appareils

Regrouper les salles et appareils par groupes calendrier

Il est souvent judicieux de regrouper les "collaborateurs non humains" dans des groupes calendrier pour économiser de l'espace dans le calendrier. Vous trouverez ici comment utiliser les groupes calendrier.

Contrôler l'ordre des employés et des salles/appareils dans le calendrier

Si vous n'utilisez pas les groupes calendrier et souhaitez contrôler l'ordre dans le calendrier, vous pouvez les déplacer facilement en cliquant sur les flèches.

Planifier manuellement la disponibilité de vos salles et équipements

Pour pouvoir utiliser des salles et équipements dans le calendrier et les bloquer en parallèle avec certains services, vous devez entrer des disponibilités pour ceux-ci. Ceux-ci se comportent comme les plannings pour vos employés.

Vous accédez à cette section via l'élément de menu principal Planning

Cet article décrit la création manuelle de disponibilités pour vos salles et équipements. Nous vous recommandons d'utiliser les horaires de travail automatiques pour les ressources, afin qu'elles soient toujours disponibles pendant vos heures d'ouverture.

➔ Guide pour l'activation des horaires de travail automatiques

Si vous ne souhaitez pas que vos salles et équipements soient automatiquement disponibles pendant les heures d'ouverture, vous pouvez bien sûr également saisir la disponibilité manuellement. Cela convient si:

Votre ressource ne doit être réservable que durant une partie des heures d'ouverture, par exemple seulement l'après-midi.
Vous utilisez la ressource pour limiter les services à certains jours de la semaine ou heures.
Vous souhaitez saisir la disponibilité à nouveau et de manière flexible à chaque fois.

Créer manuellement les disponibilités (« Plannings ») pour les salles et équipements

Une fois que vous avez créé vos salles et équipements, vous pouvez les trouver dans le planning et leur attribuer des disponibilités.

Courte vidéo sur la gestion des disponibilités pour les salles et équipements :

Au départ, seuls les employés humains sont affichés dans le planning. Pour afficher vos salles et équipements, accédez d'abord à tous les employés et sélectionnez les salles et équipements souhaités.

Vous pouvez ensuite saisir les disponibilités exactement comme décrit sous Créer un planning.

Pour savoir comment lier vos services aux salles et équipements respectivement nécessaires afin d'éviter les chevauchements, consultez cet article.

Espaces et équipements (Ressources)

Les salles et les équipements peuvent être liés à vos services. Ils sont ainsi bloqués et les doubles réservations sont évitées.

Vous accédez à cette zone via Paramètres > Salles et équipements (Ressources)
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via "Paramètres > Ajouter une fonction".

Exemple d'utilisation :
Le service "Soin du visage" ne peut être effectué que dans l'unique salle d'esthétique, le service "Manucure" uniquement à la table de manucure. Ces salles et équipements sont affichés en plus des collaborateurs dans l'agenda et leur occupation est visible, de sorte que les doubles réservations sont évitées.

Pour pouvoir bloquer des salles et des équipements, vous devez :

Exemple d'un agenda avec des salles réservées :

Dans l'agenda lui-même, le collaborateur reçoit un message d'erreur lors de la saisie d'un rendez-vous et d'une double réservation si le mode produit strict est actif.

Affichage calendrier

La fonction sert à afficher différents groupes d'employés de manière claire. Les vues sont particulièrement bien adaptées aux très grandes équipes ou aux secteurs dans lesquels des salles, des lits ou des appareils doivent être bloqués.

Si de nombreux employés réduisent la clarté, vous pouvez utiliser des vues de calendrier ici.

Vous accédez à cette zone via
Paramètres > Groupes de calendrier.
Si cette fonction n'est pas activée, elle peut être activée via « Ajouter une fonction ».

Créez un nouveau groupe et donnez-lui un nom. Par exemple « Salles ». L'objectif est d'affecter maintenant tous les salles au groupe et de les regrouper. En fonction de l'importance du groupe, vous décidez de la taille de la colonne et si celle-ci doit apparaître dans la vue de calendrier et dès le début. Ensuite, vous sélectionnez les membres de cette colonne de collecte. Chaque membre individuel de ce groupe doit être cliqué.

Dans le calendrier lui-même, vous voyez maintenant le groupe et les employés.

Allez sur les membres du groupe dans le profil des employés et finalement masquez-les dans la vue de calendrier. Terminé!