Dans la planification horaire, vous pouvez définir la durée d'un service et les étapes dont il se compose.
Paramètres de base pour les étapes de rendez-vous
Quoi (nom de l'étape)
Définissez ici le nom qui sera inscrit dans votre calendrier, afin que vos collaborateurs sachent quel service doit être exécuté.
Cette désignation n'est pas visible pour vos clients et peut également être une abréviation comprise par l'équipe (par exemple « JPG » au lieu de « forfait jeune fille »).
Combien de temps (Durée)
Définissez ici la durée du service. Si ce service comprend plusieurs étapes, la durée de chaque étape détermine la durée totale du service.
Qui (Collaborateur)
À ce stade, il est généralement écrit « collaborateur réservé ».
Ne modifiez la sélection que si vous créez plusieurs étapes, dont l'une doit être exécutée par un autre collaborateur. Sous « Compétences », vous pouvez définir quels collaborateurs peuvent être disponibles pour ce service.
Exemple d'application :
Le service « Coloration » se compose de « appliquer la couleur », d'un temps de pause et de « rincer la couleur ». Le rinçage doit toujours être effectué par un apprenti, vous pouvez donc assigner cette étape à l'apprenti.
Options
Avec les symboles à droite de chaque ligne, vous pouvez supprimer les étapes (petite croix grise) ou les réorganiser (outil d'ancrage vert).
Services avec plusieurs étapes et temps de pause
Si vous proposez des services composés de plusieurs étapes, vous pouvez également afficher ces étapes dans le calendrier. C'est particulièrement important si certaines étapes doivent être assignées à différents collaborateurs.
Ajouter des étapes de rendez-vous
Cliquez sur « Ajouter une étape » pour ajouter une étape à votre service. Définissez le nom (rempli automatiquement avec « Travail ») et la durée de l'étape.
Exemple de rendez-vous multi-étapes :
Temps de pause
Si vous souhaitez ajouter un temps de pause pendant lequel aucun collaborateur n'est bloqué, cliquez sur « Ajouter un temps de pause » et définissez la durée.
Plus d'informations sur les
temps de pause ici.
Exemple de rendez-vous multi-étapes avec temps de pause :
Blocage simultané des salles et des équipements
Si vous souhaitez bloquer une salle ou un équipement spécifique pour votre service, vous pouvez le définir dans les paramètres horaires. Cela vous permet d'éviter que les équipements ou les salles ne soient double-bookés.
Exemple de blocage correct de la table de manucure pour une manucure :
Ajouter un blocage
Cliquez sur « Bloquer simultanément » pour ajouter un blocage à la dernière étape créée. Le blocage s'applique exclusivement à cette étape et a automatiquement la même durée. Définissez ensuite sous « Bloqué » la salle (ou le collaborateur supplémentaire) qui doit être bloquée pendant cette étape. Si vous disposez de plusieurs salles avec la même fonction, vous pouvez également entrer le nom de la
catégorie (par exemple « toutes les tables de manucure »).
Exemple de rendez-vous avec table à ongles bloquée :
Tout sur la gestion des salles et des équipements vous pouvez le découvrir ici.
Supprimer le blocage
Si vous souhaitez supprimer le blocage assigné, cliquez sur la croix grise à droite de la ligne.
Paramètres avancés
Vous trouverez ici le réglage fin de vos étapes de rendez-vous pour certains cas d'utilisation.
Temps non visible pour les clients
Si vous insérez une étape de préparation ou de rangement à la fin d'un service particulier, ce temps ne doit pas être visible pour le client, sinon il risque de s'attendre à un traitement plus long. Activez cette option pour de telles étapes de rendez-vous.
Assigner automatiquement à un collaborateur libre lors du changement
Si vous décalez un rendez-vous, il se peut que tous les collaborateurs initialement prévus ne soient plus disponibles. Ce paramètre facilite le changement en permettant à votre calendrier d'assigner automatiquement des collaborateurs libres.
Le collaborateur qui exécute définit le prix
Si vos collaborateurs demandent des prix différents pour le même traitement, vous pouvez définir ici quel prix est utilisé pour les rendez-vous multi-étapes.
Autoriser le chevauchement
Empêche le blocage d'un collaborateur lors de cette étape.
Ne pas bloquer, mais uniquement garantir la disponibilité
Ne bloque aucun collaborateur ou ressource, mais vérifie simplement si l'unité calendaire définie dans l'étape a un horaire de travail inscrit.
Exemple d'application :
Le nouveau Summer Night Special ne peut être réservé que les soirs d'été. Si vous créez une ressource appelée « Soirée d'été » et lui assignez des horaires de travail de 18:00 à 20:00, ce service ne peut être réservé à cette heure que si vous définissez le blocage de cette ressource dans le service. Pour ne pas devoir créer 5 fois la même ressource pour 5 collaborateurs, activez le champ « Ne pas bloquer temporellement, mais uniquement garantir la disponibilité ».
Traiter le temps comme un temps de pause supervisé
Traite le temps comme un temps de pause supervisé.
Étape d'assistant
Étape d'assistant
Si temps de pause supervisé, cette étape n'est pas raccourcie…
Si temps de pause supervisé, cette étape n'est pas raccourcie si un service doit être intégré.
Exceptions pour la planification horaire
Si certains collaborateurs ont besoin de plus ou moins de temps pour cette étape, vous pouvez le définir ici.
Pour cela, cliquez sur « Ajouter une exception » et sélectionnez le collaborateur pour lequel une déviation doit être définie. Entrez ensuite l'écart temporel qui doit être soustrait ou ajouté à la durée totale de l'étape. Les temps positifs allongent l'étape de ce nombre de minutes, les temps négatifs réduisent la durée de l'étape.
Exemple de collaborateur avec déviation de 10 minutes :
