Le solde du temps de travail (heures supplémentaires/déficitaires) d'un membre de l'équipe n'est pas repris automatiquement au changement d'année, mais recommence à zéro le 1er janvier. Nous vous expliquons ici pourquoi c'est le cas, comment vous pouvez néanmoins reporter consciemment un solde existant à la nouvelle année et comment cela fonctionne également avec les congés restants de l'année précédente.
Pourquoi le solde n'est-il pas transféré automatiquement ?
Belbo part du principe que tout solde d'heures supplémentaires ou déficitaires existant en fin d'année a déjà été compensé – par exemple par une réduction via des jours de congé ou par un paiement des heures supplémentaires. Pour cette raison, le suivi du temps de travail réinitialise automatiquement le solde « Résultat depuis le début de l'année » à zéro chaque 1er janvier.
Si le solde d'un membre de l'équipe n'a pas été compensé en fin d'année, la valeur est perdue et ne réapparaît nulle part dans la nouvelle année – elle doit alors être reportée manuellement et consciemment à la nouvelle année.
Reporter manuellement le solde au changement d'année
Pour reporter un solde existant de l'année précédente, enregistrez pour le membre de l'équipe concerné une compensation du temps de travail au 1er janvier de la nouvelle année, à hauteur du solde restant :
- Allez dans Paramètres > Suivi du temps de travail et accédez à janvier de la nouvelle année.
- Cliquez sur le chiffre dans la ligne « Résultat depuis le début de l'année (heures supplémentaires/déficitaires) » du membre de l'équipe concerné (celui-ci est encore à zéro à ce moment).
- Entrez le 1er janvier comme date de la compensation et indiquez une raison, par ex. « Report de solde de l'année précédente ».
- Sélectionnez le mode « Accumuler des heures » ou « Réduire les heures » selon qu'un solde positif ou négatif doit être reporté.
- Entrez le nombre de minutes du solde de l'année précédente et enregistrez la compensation.
- Déterminez le nombre de jours (ou heures) de congés restants du membre de l'équipe de l'année précédente.
- Convertissez-les en minutes en fonction du temps de travail prévu du membre de l'équipe, par ex. 2 jours de congés restants à 8 heures = 960 minutes.
- Enregistrez une compensation du temps de travail supplémentaire au 1er janvier en mode « Accumuler des heures » pour ce nombre de minutes, par ex. avec la raison « Congés restants année précédente ».
- Les congés restants sont ainsi disponibles pour le membre de l'équipe sous forme d'heures supplémentaires et peuvent être pris normalement dans la nouvelle année en tant que réduction d'heures supplémentaires.
À partir de maintenant, le solde reporté compte à nouveau pour le « Résultat depuis le début de l'année » de la nouvelle année.
Vidéo
Nous avons également enregistré la procédure en vidéo :
Reprendre les congés restants
Tout comme le solde des heures supplémentaires/déficitaires, les congés restants d'un membre de l'équipe ne sont pas repris automatiquement au changement d'année. Il existe deux options pour cela :
Variante 1 : Enregistrer comme une absence (simple)
Vous enregistrez simplement les congés restants dans la nouvelle année comme une absence normale dans le planning/calendrier au moment où ils sont pris – exactement comme les congés réguliers aussi.
Inconvénient : Les congés restants ne sont pas comptabilisés. Belbo ne tient pas de compte propre indiquant combien de congés restants ont déjà été pris ou combien il en reste – vous devez garder une trace de quand les congés restants sont épuisés.
Variante 2 : Représenter via le solde du temps de travail (avec comptabilisation, plus complexe)
Un peu plus complexe, mais avec une comptabilisation propre : vous convertissez les congés restants en heures et enregistrez ces heures comme heures supplémentaires supplémentaires sur le solde du temps de travail. Vous voyez ainsi exactement combien de congés restants il y a encore à tout moment, et la réduction se fait comme une réduction d'heures supplémentaires régulière.