Le solde des heures de travail (heures supplémentaires/déficitaires) d'un membre de l'équipe n'est pas automatiquement repris au changement d'année, mais recommence à zéro le 1er janvier. Nous vous expliquons ici pourquoi c'est le cas, comment vous pouvez néanmoins transférer consciemment un solde existant vers la nouvelle année et comment cela fonctionne aussi avec les congés restants de l'année précédente.
Pourquoi le solde n'est-il pas automatiquement transféré ?
Belbo suppose généralement qu'un solde d'heures supplémentaires ou déficitaires existant en fin d'année a déjà été compensé – par exemple par la réduction via des jours de congés ou par un paiement des heures supplémentaires. Pour cette raison, l'enregistrement du temps de travail réinitialise automatiquement le solde « Résultat depuis le début de l'année » à zéro chaque 1er janvier.
Si le solde d'un membre de l'équipe n'a pas été compensé en fin d'année, la valeur est ainsi perdue et n'apparaît nulle part dans la nouvelle année – elle doit alors être transférée manuellement et consciemment vers la nouvelle année.
Transférer manuellement le solde au changement d'année
Pour conserver un solde existant de l'année précédente, enregistrez une compensation des heures de travail au 1er janvier de la nouvelle année pour le membre de l'équipe concerné, à hauteur du solde restant :
- Allez dans Paramètres > Enregistrement du temps de travail au janvier de la nouvelle année.
- Cliquez sur le chiffre dans la ligne « Résultat depuis le début de l'année (heures supplémentaires/déficitaires) » du membre de l'équipe concerné (celui-ci est encore à zéro à ce moment-là).
- Entrez la date de la compensation en tant que 1er janvier et indiquez une raison, par ex. « Report de solde de l'année précédente ».
- Selon qu'un solde positif ou négatif doit être transféré, sélectionnez le mode « Générer des heures » ou « Réduire des heures ».
- Entrez le nombre de minutes du solde de l'année précédente et enregistrez la compensation.
- Déterminez le nombre de jours de congés restants (ou d'heures) du membre de l'équipe de l'année précédente.
- Convertissez-les en minutes selon le temps de travail prévu du membre de l'équipe, par ex. 2 jours de congés restants à 8 heures = 960 minutes.
- Enregistrez au 1er janvier une autre compensation des heures de travail en mode « Générer des heures » pour ce nombre de minutes, par ex. avec la raison « Congés restants année précédente ».
- Les congés restants sont ainsi disponibles pour le membre de l'équipe en tant que crédit d'heures supplémentaires et peuvent être pris normalement dans la nouvelle année comme réduction d'heures supplémentaires.
À partir de maintenant, le solde transféré s'ajoute à nouveau au « Résultat depuis le début de l'année » de la nouvelle année.
Vidéo
Nous avons également enregistré le processus en vidéo :
Reprendre les congés restants
Tout comme le solde des heures supplémentaires/déficitaires, les congés restants d'un membre de l'équipe ne sont pas automatiquement repris au changement d'année. Pour cela, il existe deux possibilités :
Variante 1 : Enregistrer comme absence (simple)
Vous entrez simplement les congés restants dans la nouvelle année normalement comme absence dans le plan de service/calendrier quand ils sont pris – exactement comme les congés réguliers aussi.
Inconvénient : Les congés restants ne sont pas comptabilisés. Belbo ne tient pas son propre compte de la quantité de congés restants déjà pris ou encore disponibles – vous devez vous-même suivre quand les congés restants sont épuisés.
Variante 2 : Représenter via le solde des heures de travail (avec comptabilité, plus complexe)
Un peu plus complexe, mais avec une comptabilité propre : vous convertissez les congés restants en heures et les comptabilisez comme heures supplémentaires supplémentaires sur le solde des heures de travail. Vous voyez ainsi exactement dans le rapport combien de congés restants sont encore disponibles, et la réduction se fait comme une réduction régulière d'heures supplémentaires.