Il peut arriver que votre caisse affiche un solde de trésorerie négatif et qu'il ne soit pas possible d'enregistrer la clôture de journée. Nous expliquons ici les causes et comment y remédier.
Si la caisse a un solde de trésorerie négatif, la clôture de journée ne peut pas être enregistrée :
Causes
Cela peut avoir plusieurs causes. En tous les cas, cela est dû à un manque de rigueur dans la gestion de la caisse.
- Ce jour-là, les pourboires ont souvent été payés par carte, ce qui aurait dû être retiré de la caisse. Cependant, cela n'a pas été fait, de sorte qu'il n'a pas été remarqué que le pourboire donné était supérieur au solde effectivement retirable.
- Le solde de trésorerie réel de la veille ne correspondait pas au montant indiqué dans la clôture de journée. Soit la caisse n'a pas été comptée, soit la différence n'a pas été corrigée.
- Un remboursement plus important a été enregistré, qui n'a pas pu être remis au client avec les espèces effectivement disponibles.
Bien sûr, la cause peut aussi être une combinaison de ces causes.
Correction du solde de caisse négatif
Pour résoudre le problème, il faut examiner attentivement la situation et la reconcilier avec les espèces effectivement disponibles.
Vérifier les détails
- Un rendez-vous payé en espèces n'a-t-il pas été enregistré de manière incorrecte? La méthode de paiement peut être corrigée ultérieurement.
- Lors d'un paiement de pourboire par carte, un montant trop élevé a-t-il été débité? Le relevé correspondant doit être annulé et réenregistré.
Contrôler les dépenses
Une dépense trop élevée a-t-elle été enregistrée par erreur? Elle peut être supprimée et saisie à nouveau.
Enregistrer un versement
Si la cause ne peut pas être trouvée, un versement de caisse doit être enregistré pour aligner la valeur de la caisse de trésorerie sur la valeur réelle. Cet incident devrait être signalé au cabinet d'expertise comptable.
Prévenir les erreurs
- Pour éviter que la caisse n'affiche un montant incorrect, il est important de compter la caisse chaque soir et de la comparer au montant indiqué dans la clôture de journée Belbo.
- Le protocole de comptage aide au comptage et à la vérification du solde de caisse.
- En cas d'écarts, la cause de l'écart doit être trouvée et le problème doit être résolu le même jour.
- Si beaucoup de pourboires sont payés par carte, ceux-ci peuvent aussi rester sur le compte au lieu d'être retirés de la caisse de trésorerie.
- Les directives pour une gestion ordonnée de la caisse se trouvent dans notre Manuel de caisse (PDF).