Si une personne ne se présente pas au rendez-vous convenu et que vous souhaitez établir une facture d'absence, vous pouvez le faire dans le système de caisse Belbo.
Conditions préalables
- Vos clients doivent être informés à l'avance qu'une facture d'absence sera établie en cas d'annulation trop tardive. Les e-mails de confirmation, les e-mails de rappel ou les textes de la réservation en ligne sont par exemple des endroits appropriés pour cela. Des conditions générales propres sont également judicieuses. Veuillez noter que nous ne pouvons pas vous conseiller sur la formulation de ces textes.
- Le service « Frais d'absence » ou similaire est déjà créé. Vous pouvez également conserver la prestation initiale.
- Les factures A4 doivent être configurées si vous prévoyez d'envoyer la facture au format PDF par e-mail.
- Le mode de paiement « Facture/Virement » est déjà correctement configuré. Vous pouvez également ajouter le mode de paiement « Crédit client ». La caisse vous rappellera alors au prochain rendez-vous du client d'ajouter le montant impayé.
Créer une facture d'absence
Si vous constatez qu'une personne ne se présente pas au rendez-vous convenu, ou si elle annule très court délai, vous pouvez mettre le statut du rendez-vous sur « annulé ». C'est important car le texte sur la facture s'adapte en conséquence.
Vous pouvez maintenant encaisser le rendez-vous en cliquant sur « Encaisser ».
- Lors de l'encaissement, le prix peut être modifié (1), par exemple si seule la moitié du montant doit être encaissé.
- Vous pouvez également supprimer la prestation (2) et la remplacer par la prestation « Frais d'absence » (3).
- Ensuite, le rendez-vous est encaissé avec le mode de paiement approprié (par exemple « Facture / Virement » ou « Crédit client »).
Vous pouvez alors envoyer la facture par e-mail à la personne ou l'imprimer et la transmettre d'une autre manière.
D'ailleurs : si dans vos paramètres de calendrier il est défini que les rendez-vous annulés doivent être masqués, vous pouvez les afficher à nouveau en cliquant sur la date :
Nos conseils pour les mesures contre les clients peu fiables se trouvent ici.
Un aperçu des factures en attente et pour enregistrer le paiement reçu se trouvent ici.