Si vous recevez un avertissement lors d'une clôture de journée indiquant que le solde de caisse est invalide, c'est parce que vous avez modifié des clôtures de journée antérieures et que le solde de caisse a changé en conséquence. Ces modifications sont correctement documentées, mais elles entraînent que les clôtures de journée intermédiaires contiennent un solde de caisse invalide dans l'impression.
En cas d'audit de gestion, de tels phénomènes tels que les soldes de caisse invalides sont immédiatement critiqués et généralement la période est estimée. Veillez donc à compter quotidiennement le solde de caisse et à éviter complètement les modifications rétroactives affectant le solde de caisse. La raison en est qu'une modification rétroactive affectant le solde de caisse prouve que vous n'avez pas vérifié les soldes de caisse intermédiaires.
Causes
Cela peut avoir plusieurs causes. Dans tous les cas, cela est dû à un manque de diligence dans la gestion de la caisse.
- Ce jour-là, des pourboires ont souvent été payés par carte, ce qui aurait dû être retiré de la caisse de trésorerie. Cependant, cela n'a pas été fait, de sorte qu'il n'a pas été remarqué que le pourboire donné était resté dans la caisse.
- Des écritures ont été encaissées incorrectement ou ont été oubliées d'être encaissées.
- Le stock de trésorerie réel du jour précédent ne correspondait pas à la somme dans la clôture de journée. Soit la caisse n'a pas été comptée, soit la différence n'a pas été corrigée.
Si vous devez effectuer une modification rétroactive pour une raison particulière (vol, retraits de pourboires oubliés, etc.), essayez de documenter les modifications en détail. Vous devriez alors, si possible, rouvrir, régénérer et réimprimer toutes les clôtures de journée intermédiaires. Toutes les clôtures de journée seront alors accompagnées d'une remarque traçable.
Exemple d'avertissement après un signalement rétroactif affectant le solde de caisse :
Dans ce cas, un revenu de caisse supplémentaire a été enregistré avant le 12.04.2019, de sorte que toutes les clôtures de journée suivantes et les clôtures de journée déjà enregistrées contiendront cet avertissement.