Si vous ne travaillez pas seul dans l'entreprise, il est judicieux de créer un login distinct pour votre équipe. Vous pouvez attribuer des droits spécifiques à ce login et empêcher ainsi que tous les employés aient accès aux paramètres et aux statistiques. Ce type de login, qui n'est pas directement lié à un employé, peut être utilisé par toute l'équipe et est bien adapté si tous vos employés utilisent le même ordinateur ou la même tablette au quotidien.
Ce type de login convient également à d'autres types d'employés qui ont accès au calendrier et peuvent entrer ou modifier les rendez-vous, mais qui ne doivent pas apparaître eux-mêmes comme employés réservables dans le calendrier. Il s'agit par exemple de :
- Propriétaires qui ne servent pas directement les clients
- Employés du marketing et des ventes qui entrent les rendez-vous
- Employés administratifs tels que la réception ou le personnel de bureau
Créer un login d'équipe
- Allez à Paramètres > Employés > Droits
- Cliquez sur « Créer un nouveau login ».
- Attribuez un nom au login, par ex. prénom « Team », nom « Login ». Pour les employés administratifs qui ne partagent pas le login avec des collègues, utilisez le vrai nom de la personne.
- Attribuez si vous le souhaitez un mot de passe sécurisé
- Recommandé pour les employés administratifs : Si vous ne définissez pas de mot de passe, un e-mail contenant un lien sera envoyé à l'adresse indiquée, qui mène au choix du mot de passe, de sorte que la personne puisse choisir elle-même un mot de passe sécurisé de son choix.
- Recommandé pour le login d'équipe : Si vous définissez directement un mot de passe, aucun e-mail ne sera envoyé et vous pourrez communiquer le mot de passe à votre équipe d'une autre manière.
Après avoir défini le login, vous pouvez ensuite définir les droits d'accès pour ce login sous Paramètres > Employés > Droits.
Droits d'accès pour le login d'équipe
Après avoir défini le login d'équipe, vous pouvez ensuite définir les droits d'accès pour ce login sous Paramètres > Employés > Droits. Nous recommandons d'accorder à ce login très peu de droits.
Droits de caisse pour le login d'équipe
Nous recommandons que l'équipe puisse encaisser les rendez-vous et effectuer les clôtures de jour actuelles. Cependant, les statistiques et les paramètres de caisse restent la responsabilité du chef.
S'il y a des employés auxquels vous souhaitez accorder des droits supplémentaires, vous pouvez leur attribuer un login distinct.
Identification des membres de l'équipe lors de la modification de rendez-vous
Si tous les employés utilisent le même login, il n'est pas facile de déterminer quel membre de l'équipe a effectué quelles modifications lors de la création et de la modification de rendez-vous. Nous recommandons donc d'utiliser également le code PIN des employés.
Cela permet une identification précise de vos employés malgré l'utilisation conjointe du même login. De plus, avec l'aide du code PIN des employés, vous pouvez affiner les droits de chaque employé. En savoir plus sur le code PIN des employés ici.
Restriction d'accès au login
Si vous souhaitez empêcher vos employés de se connecter à partir d'autres appareils (par exemple de chez eux ou de leur téléphone personnel), vous pouvez utiliser la fonction Restriction d'accès au login.
Authentification à deux facteurs pour le login d'équipe
Puisque le login d'équipe est utilisé conjointement par plusieurs personnes, vous pouvez le sécuriser davantage en utilisant une authentification à deux facteurs (2FA). Notez que toutes les personnes qui utilisent le login d'équipe ont besoin d'accès au même appareil avec l'application Authenticator associée.