Idéalement, un relevé de caisse quotidien soigneusement vérifié est établi chaque jour, qui ne nécessite aucune correction ultérieure. Si une correction s'avère néanmoins nécessaire, vous pouvez recréer dans Belbo les relevés de caisse déjà établis. Cet article décrit comment procéder techniquement. Veuillez respecter la législation en vigueur dans votre pays. Le cas échéant, vous pourriez violer des dispositions légales avec des corrections ultérieures.
Marquer le relevé de caisse quotidien comme supprimé
Si vous avez déjà enregistré la clôture d'une journée, bien qu'elle ne soit pas encore correcte, elle peut être recréée.
- Ouvrez la clôture en cliquant sur la date de la clôture souhaitée sous Caisse » Clôtures.
- Sous « Options », sélectionnez « Marquer le relevé de caisse quotidien comme supprimé »
- Le relevé de caisse quotidien est maintenant supprimé et peut être recréé après apport des corrections souhaitées.
- Utilisez le champ de commentaire dans la boîte de dialogue de clôture pour documenter de manière transparente les raisons pour lesquelles une correction a été apportée.
Numéro de correction et numéro de clôture
Un nouveau numéro de clôture est attribué après chaque correction et il est visible qu'il s'agit d'une correction. En cas de corrections multiples pour la même journée, le numéro de correction augmente.
La clôture initialement effectuée conserve le numéro de clôture qui lui a été attribué. Ce numéro « manque » maintenant dans la liste d'aperçu. La clôture d'origine se trouve à tout moment dans la clôture actuelle sous « Historique ».
Corrections de clôtures passées
Les relevés de caisse quotidiens s'appuient les uns sur les autres. Cela s'applique particulièrement au solde de caisse du matin, qui est toujours comparé au solde du soir de la clôture précédente. Si un relevé de caisse quotidien passé est supprimé, un avertissement s'affiche dans toutes les clôtures créées par la suite, car le solde de caisse change généralement après la suppression d'une clôture.
Correction sans modification du solde de caisse
Si vous avez supprimé une clôture passée parce que vous souhaitiez corriger une écriture sans lien avec la caisse, la clôture peut être réenregistrée. Les avertissements des jours suivants sont automatiquement supprimés si le solde de caisse ne change pas.
Les numéros de clôture ne sont plus consécutifs, car un nouveau numéro de clôture a été attribué.
Plus vous apportez de corrections, plus l'impression générale de votre caisse est négligée, ce qui peut soulever des questions lors d'un éventuel contrôle. Cela peut être évité par un examen consciencieux quotidien de tous les enregistrements.
Correction avec modification du solde de caisse
Nous recommandons l'utilisation du protocole de comptage pour documenter le solde de caisse quotidiennement.
Si le solde de caisse d'une journée passée est modifié, cela affecte également tous les jours suivants. Cela signifie que la mauvaise somme n'a été détectée aucun des jours suivants, ce qui suggère un manque de soin lors du comptage du solde de caisse.
Il est techniquement possible de recréer les clôtures suivantes, en remontant du passé jusqu'au présent, afin qu'elles s'appuient par la suite sur le nouveau solde de caisse saisi. Il est cependant peu probable que le solde en caisse actuellement réel soit correctement atteint.
Veuillez discuter avec votre cabinet comptable de la façon dont un éventuel écart du solde réel peut être documenté et corrigé.