Lorsqu'un rendez-vous est marqué comme « annulé », vous pouvez envoyer un e-mail au client avec un seul clic en utilisant votre propre modèle.
Vous accédez à cette zone via Paramètres > Confirmations et rappels de rendez-vous > E-mails > E-mail No Show.
Vous pouvez par exemple l'informer qu'une facture pourrait suivre ou qu'il devrait vous contacter pour expliquer les raisons de son absence.
Facilitez ainsi à vos collaborateurs la prise de contact avec le client pour réclamer d'éventuels frais d'annulation sans envoyer directement une facture.
Le modèle d'e-mail peut être modifié dans la zone Paramètres -> Confirmations et rappels de rendez-vous :
Conseil IA
Demandez à votre assistant IA de rédiger le texte de votre e-mail No Show. Copiez l'invite ci-dessous et répondez aux courtes questions. Les espaces réservés pour la salutation, le rendez-vous et le lien de réservation en ligne sont déjà intégrés, afin que vous puissiez insérer directement le texte dans Belbo.
Vérifiez le texte dans l'aperçu de l'e-mail après l'enregistrement. Vous verrez immédiatement si la salutation et les données de rendez-vous s'affichent correctement.
Écris-moi un texte pour l'e-mail que ma clientèle reçoit lorsqu'elle ne s'est pas présentée à un rendez-vous réservé. J'utilise le logiciel de salon Belbo, qui insère automatiquement la salutation, le nom du salon et les données de rendez-vous. Belbo définit lui-même l'objet, je n'ai donc besoin que du texte de l'e-mail.
Pose-moi d'abord de courtes questions :
1. si je tutoie ou vouvoie ma clientèle,
2. si j'écris en tant que personne (je) ou au nom d'une équipe (nous),
3. si je facture des frais d'annulation pour les rendez-vous non honorés et, si c'est le cas, quel est le montant et comment se fait le paiement,
4. comment me contacter, par exemple par téléphone.
Utilisez exclusivement ces espaces réservés Belbo pour la salutation, le nom du salon et les données de rendez-vous, exactement comme écrit, avec des signes de pourcentage et en majuscules :
Salutation :
%LIEBEANREDEOHNENAME% devient « Chère » ou « Cher ». Suivi de %VORNAME%. C'est la salutation appropriée pour la forme tu : %LIEBEANREDEOHNENAME% %VORNAME%,
%SEHRGEEHRTEANREDE% devient « Chère Madame Nom » ou « Cher Monsieur Nom ». C'est la salutation appropriée pour la forme vous : %SEHRGEEHRTEANREDE%,
%LIEBEANREDE% devient « Chère Madame Prénom Nom » ou « Cher Monsieur Prénom Nom », une salutation plus personnelle pour la forme vous.
%VORNAME% devient le prénom, %NACHNAME% devient le nom.
Salon et rendez-vous :
%ACCOUNT% devient le nom de mon salon, par exemple « Good Hair Day ».
%WOCHENTAG% devient le jour de la semaine, par exemple « samedi ».
%TAG% devient la date avec l'année, par exemple « 03.10.2026 ».
%UHRZEIT% devient l'heure sans « h », par exemple « 09:30 ». Écrivez toujours « h » après.
%LEISTUNGEN% devient les services réservés.
%ALLEMITARBEITER% devient le nom des membres du personnel, par exemple « Ramona K. ».
%LOCATION_BOOKING_LINK% devient un lien avec le texte « Réserver un rendez-vous », qui mène à ma réservation en ligne.
Règles :
- N'écrivez jamais des mots comme « Chère », « Cher » ou « Chère » vous-même, utilisez toujours l'espace réservé approprié. Belbo insère la bonne forme selon le client.
- Après %SEHRGEEHRTEANREDE% et %LIEBEANREDE%, aucun autre nom ne suit, il est déjà inclus ici.
- Rédigez de manière amicale et sans reproche. Il peut y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles quelqu'un ne s'est pas présenté. Invitez expressément les clients à vous contacter s'il y a un malentendu.
- Résumez le rendez-vous manqué dans un bloc avec des lignes étiquetées, exactement comme suit :
Rendez-vous : %WOCHENTAG%, %TAG% à %UHRZEIT% h
Service : %LEISTUNGEN%
Chez : %ALLEMITARBEITER%
- Ne mentionnez les frais d'annulation que si je les ai mentionnés. Citez-les de manière factuelle avec le montant et le mode de paiement, sans menaces.
- Placez %LOCATION_BOOKING_LINK% sur sa propre ligne, directement après une courte phrase amicale qui invite à une nouvelle réservation, par exemple « Vous pouvez facilement réserver un nouveau rendez-vous ici : ».
- N'inventez pas d'autres espaces réservés, règles ou offres que je n'aurais pas mentionnés.
- Signez avec %ACCOUNT%, par exemple « Votre équipe de %ACCOUNT% » ou simplement « %ACCOUNT% ».
- N'écrivez pas d'objet.
Livrez uniquement le texte de l'e-mail sous forme de texte brut sans mise en forme, afin que je puisse l'insérer directement dans Belbo. Donnez-moi deux variantes : une courte et une un peu plus détaillée.
Si un modèle est enregistré et que le client possède une adresse e-mail, cet e-mail peut être envoyé :
