Il arrive occasionnellement qu'on crée plusieurs fiches clients avec des valeurs identiques. Ce sont des doublons. Pour trouver rapidement et facilement les doublons, nous avons développé une fonction pour cela : Le détecteur de doublons.
Dans l'onglet Suggestion, toutes les suggestions de doublons de vos fiches clients sont affichées.
Cochez les doublons que vous souhaitez fusionner et cliquez sur le bouton vert "Fusionner".
Fusion des doublons
Après avoir cliqué sur Fusionner, vous voyez à l'étape suivante une comparaison entre les fiches clients à fusionner.
Dans notre exemple, nous avons deux fiches clients avec des prénoms et noms identiques mais des adresses e-mail différentes.
À ce stade, vous avez la possibilité de vérifier l'exactitude des données client et de sélectionner les données correctes.
Les données marquées en vert seront reprises dans le nouveau dossier client.
Une fois que vous avez fusionné tous les doublons que le système a suggérés, aucune autre suggestion n'est affichée.
Assistant de nettoyage des données
Avec l'aide de l'assistant de nettoyage des données, vous pouvez organiser votre fichier client. Les clients qui ne sont pas venus depuis des années ou les fiches mortes en raison d'un nom incomplet peuvent être supprimés en un simple clic.
Vous avez trois options à choisir :
- Les fiches qui n'ont pas de rendez-vous et qui sont plus anciennes que... (Les fiches plus anciennes que la date spécifiée seront supprimées de votre base de données client)
- Les clients dont le dernier rendez-vous remonte à plus de...(Vous avez également dans votre base de données des clients qui ne viennent plus vous voir depuis des années. Avec cette option, les clients inactifs sont supprimés de la base de données.)
- Les clients pour lesquels aucune donnée de contact (adresse e-mail, numéro de mobile ou numéro de téléphone fixe) n'est enregistrée. Sélectionnez cette option si vous souhaitez supprimer les fiches clients saisies de manière incorrecte.
Si vous avez sélectionné une ou plusieurs options, cliquez sur le bouton "Supprimer les clients maintenant".
Ainsi, les anciennes fiches clients inactives et défectueuses sont supprimées très rapidement et facilement de la base de données avec l'assistant de nettoyage des données.
Afficher les doublons dans le calendrier
Pour faciliter la vérification régulière des doublons, vous pouvez afficher dans le calendrier quels clients du jour ont des doublons. Ceci vous est montré avec une petite indication dans la zone de la date actuelle :
Pour activer cette fonction, vous pouvez sélectionner l'option "Afficher les doublons par jour dans le calendrier" dans l'onglet Paramètres du module "Détecteur de doublons".