Afin de ne pas devoir supprimer complètement d'anciens membres de l'équipe du système, nous vous expliquons comment les membres de l'équipe partis ne sont plus visibles dans le calendrier et comment vous pouvez accéder à leurs profils et à leurs rendez-vous passés, chiffres d'affaires et absences telles que les congés et les arrêts maladie.
Avant le départ : Adapter le calendrier des horaires
Si vous savez qu'un membre de l'équipe vous quittera à une date précise, vous pouvez supprimer le calendrier des horaires de ce membre de l'équipe à partir de ce jour. Cela empêche vos collègues ou vos clients de prendre des rendez-vous auprès de cette personne après son départ.
- Allez dans le menu principal sur « Calendrier des horaires ».
- Naviguez jusqu'à la date à laquelle le membre de l'équipe n'est plus chez vous.
- Cliquez sur la case à cocher à côté du nom du membre de l'équipe pour supprimer toute la semaine.
Ensuite, vous pouvez transférer cette semaine un an dans le futur pour supprimer d'autres semaines. Vérifiez que tous les horaires de travail ont bien été supprimés.
Le premier jour après le départ : Désactiver le membre de l'équipe
Les membres de l'équipe qui quittent votre entreprise ne peuvent être désactivés qu'à partir du jour où ils ne travaillent plus pour l'entreprise. Nous ne pouvons pas le faire à l'avance et nous vous demandons de suivre les étapes suivantes le premier jour du départ :
1. Reprogrammer les rendez-vous
En particulier en cas de départ soudain d'une personne, il est possible qu'il y ait encore des rendez-vous dans sa colonne, même si cette personne ne travaille plus dans votre entreprise. Ces rendez-vous doivent être reprogrammés manuellement. Il n'y a pas de fonction automatique pour cela ! Tout dépend de la charge de travail et des compétences des autres employés, qu'il faille reporter ou annuler les rendez-vous. Le cas échéant, il faudra d'abord contacter les clients par téléphone.
Pour vous assurer que tous les rendez-vous ont bien été supprimés de la colonne de l'employé après la reprogrammation, vous pouvez vérifier la liste des rendez-vous dans le tableau de bord de l'employé.
- Sous Paramètres > Employés, cliquez sur le membre de l'équipe souhaité.
- Ici, vous basculez vers l'onglet « Tableau de bord ».
- Entrez la période pendant laquelle il pourrait y avoir des rendez-vous et ayez un peu de patience jusqu'à ce que la page se charge.
- Basculez vers l'onglet « Liste des rendez-vous » pour voir s'il y a encore des rendez-vous dans la période choisie.
2. Supprimer la possibilité de réservation en ligne
Si le membre de l'équipe était réservable en ligne par vos clients, vous pouvez maintenant supprimer cette possibilité.
- Sous Paramètres > Employés, cliquez sur l'employé souhaité.
- Ici, vous basculez vers l'onglet « Réservation en ligne ».
- Supprimez les options et enregistrez votre saisie.
3. Supprimer l'employé
Ouvrez le dossier du personnel et supprimez la personne concernée via « Options » :
Sélectionnez l'option souhaitée et cliquez sur « Continuer ».
La personne sera maintenant complètement masquée du calendrier, du calendrier des horaires et de la caisse ! Cela affecte également tous les rendez-vous qui se trouvaient dans la colonne de l'employé. Cependant, aucune donnée n'est supprimée, elles sont simplement masquées du calendrier !
Réafficher l'employé
Si vous souhaitez réafficher les employés masqués, par exemple pour vérifier les heures de travail ou les rendez-vous passés, vous pouvez attribuer une autre rôle à l'employé.
- Sous Paramètres > Employés, basculez vers l'onglet « Rôles ».
- Ici, vous voyez la liste de tous les employés appartenant à chaque rôle.
- Ici, vous pouvez cliquer sur le nom de l'employé que vous souhaitez réafficher.
- Le dossier du personnel s'ouvre, dans lequel vous pouvez attribuer une autre rôle.
- L'employé est maintenant réaffiché.
Bloquer un employé
Si votre employé avait son propre identifiant de connexion, vous pouvez le bloquer. Pour savoir comment bloquer des employés, cliquez ici.
Jusqu'à son départ, votre employé a toujours accès au calendrier tant qu'il se trouve dans votre entreprise et travaille avec les clients. Vous trouverez ici quelques conseils sur la façon de protéger vos données contre les accès non autorisés.