Vous êtes légalement tenu d'informer vos clients du fait que vous traitez leurs données. De plus, vous devez informer vos clients sur la durée, la base légale et l'objectif de la conservation ainsi que d'autres circonstances. Le nom et les coordonnées du responsable et, le cas échéant, de votre délégué à la protection des données doivent également être communiqués à vos clients en cas de traitement de données. De plus, le client doit être informé de ses droits (notamment concernant l'accès ou la suppression des données ainsi que la possibilité de déposer plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente).
Avec le système de réservation en ligne de Belbo, le client est informé par e-mail de la conservation et de tous les autres faits nécessaires. Cela se fait automatiquement lors de la réservation en ligne par vos clients. Si le client ne souhaite pas ou ne peut pas fournir de contact par e-mail, il est possible de tenir un modèle écrit à disposition du client dans votre établissement.
Si un client réserve un rendez-vous par téléphone ou vient vous voir personnellement dans votre établissement, vous devez informer le client par téléphone ou personnellement du traitement des données. Vous pouvez également envoyer un e-mail au client à partir de la fiche client :
Obligation d'information dans la fiche client
Dans chaque fiche client, vous êtes informé par une icône d'avertissement si un client n'a pas encore reçu l'information relative à la collecte de données à caractère personnel. Si une adresse e-mail a été fournie pour le client, vous pouvez envoyer cette information par e-mail au client.
Cliquez simplement sur le bouton marqué d'un drapeau orange pour obtenir un aperçu du message qui sera envoyé au client à l'étape suivante. Vous pouvez ensuite envoyer le message au client.
Obligation d'information pour les clients existants
L'obligation d'information naît dès que vous collectez de nouvelles données (par exemple en réservant un rendez-vous pour ce client). Les données relatives aux clients existants qui ont été saisies avant le 25.05.2018 restent sans effet au titre de cette règle tant que de nouvelles données du client ne sont pas collectées.
Modifier le texte de l'e-mail vous-même
L'e-mail envoyé à vos clients contient un texte standard. Si vous souhaitez le rédiger vous-même, vous pouvez remplacer le modèle. Cette fonction se trouve sous Paramètres > Protection des données > Obligation d'information.
