Vérification de caisse (Allemagne)

Cet article est uniquement pertinent pour les utilisateurs d'Allemagne.

Lors d'une inspection de caisse (§ 146b AO) ou d'un contrôle fiscal, l'administration fiscale vous demande vos données de caisse sous forme numérique et lisible par machine. Belbo vous propose trois exports que vous pouvez générer vous-même à tout moment et transmettre au contrôleur ou à votre cabinet comptable.

Quelles données les contrôleurs veulent-ils voir ?

Un contrôleur demande généralement trois types de données. Tous trois peuvent être exportés depuis Belbo :

Export DSFinV-K – l'intégralité de vos données de caisse (reçus, positions, taux de TVA, moyens de paiement, clôtures de jour) au format national unifié de l'administration fiscale.
Export TSE-Log – les données de signature et de protocole générées par le dispositif de sécurité technique, qui attestent de l'immuabilité de vos écritures.
Export des historiques de paramétrage – la chaîne de preuve montrant qui a modifié quel paramètre et quand dans votre système de caisse. Il fait partie de votre documentation de procédure.

Vous pouvez générer vous-même les trois exports sans notre intervention – même pendant un contrôle en cours, si le contrôleur est déjà sur place.

1. Export DSFinV-K

L'« Interface numérique de l'administration fiscale pour systèmes de caisse » (DSFinV-K) est le format prescrit par le ministère fédéral des Finances dans lequel les données de caisse doivent être transmises à l'administration fiscale. L'export contient tous les enregistrements individuels de la période choisie – chaque reçu avec tous les articles, taux de TVA, moyens de paiement et la signature TSE correspondante.

Ouvrez le système de caisse.
Cliquez sur « Options » en haut à droite.
Sélectionnez « Export DSFinV-K (Inspection de caisse) ».
Indiquez la période demandée par le contrôleur et lancez l'export.

Vous recevez un fichier ZIP. Vous devez le transmettre sans modification : ouvrir, renommer ou modifier les fichiers contenus peut entraîner un rejet de l'export par le contrôleur.

Les contrôleurs demandent généralement l'export DSFinV-K pour une année civile complète ou pour l'ensemble de la période de contrôle. En cas de doute, générez-le plutôt pour une période trop longue que trop courte.

2. Export TSE-Log

L'export DSFinV-K décrit ce qui a été encaissé. L'export TSE-Log prouve que ce n'a pas été modifié ultérieurement : il contient les données de protocole générées et signées de manière cryptographique par le dispositif de sécurité technique. Les contrôleurs le demandent souvent avec l'export DSFinV-K pour vérifier des reçus individuels.

Ouvrez Paramètres › TSE (catégorie « Système de caisse »).
Passez à l'onglet « Log ».
Limitez la période souhaitée.
Lancez l'export des données de protocole TSE.

Veuillez également transmettre ce fichier sans modification. Les signatures n'sont valides que si les données se présentent exactement comme la TSE les a générées.

Le TSE-Log ne contient que les opérations à partir du moment où votre TSE a commencé à signer activement (champ « Démarrer les signatures à partir de » dans l'onglet Statut). Pour la période antérieure, vous prouvez votre mandat via l'onglet Historique. Pour en savoir plus, consultez Dispositif de sécurité technique (« TSE »).

3. Export des historiques de paramétrage

Une gestion correcte de la caisse implique de prouver que la caisse n'a pas été reconfigurée secrètement – par exemple par modification des taux de TVA, des moyens de paiement ou des droits. C'est exactement ce que documente l'historique des paramètres : il enregistre sans lacune quel collaborateur a modifié quel paramètre et quand.

Ouvrez Paramètres › Compte › Historique des paramètres.
Limitez la période à la période de contrôle.
Exportez l'historique et joignez-le à votre documentation de procédure.

Vous trouverez plus de détails sur cet écran dans l'article Historique des paramètres.

Comment vous préparer

Générez les exports une fois à titre d'essai avant qu'un contrôleur ne se présente. Lors d'une inspection de caisse, le temps est limité – et vous voulez connaître les étapes à l'avance.
Préparez la déclaration de caisse. Depuis 2025, chaque caisse doit être déclarée auprès de l'administration fiscale. Pour savoir comment cela fonctionne dans Belbo, consultez Déclaration de caisse.
Pensez aux autres documents – Les clôtures de jour, les procès-verbaux de comptage et les reçus des dépenses et dépôts font également partie d'une gestion complète de la caisse.
Impliquez votre cabinet comptable dès le départ. Via l'accès expert-comptable, il peut récupérer lui-même les principales données de caisse.

Vous n'êtes pas seul – contactez-nous

Un contrôle de caisse est une situation exceptionnelle pour de nombreuses entreprises. Si vous n'êtes pas sûr du type d'export exact que le contrôleur demande, si un fichier ne se génère pas comme prévu, ou si le contrôleur a des questions techniques sur notre système de caisse : contactez-nous à tout moment. Contactez notre support via chat ou e-mail – volontiers à court terme, pendant que le contrôle est encore en cours. Nous vous aidons pour toutes les questions techniques concernant les exports et fournissons à votre contrôleur des informations complémentaires sur le système si nécessaire.

Toutes les informations, notamment en ce qui concerne les délais et obligations mentionnés, sont sans garantie. En raison de la situation juridique, nous ne pouvons pas vous conseiller sur les questions fiscales. Discutez avec votre expert-comptable des données que vous devez présenter dans votre cas.