Dans Belbo, vous devez également entretenir les heures de service de vos salles et équipements. Cela vous permet de vous assurer que les équipements nécessaires sont toujours disponibles à la réservation. Si vous le souhaitez, vous pouvez également automatiser ce processus.
Conditions préalables pour les heures de travail automatiques
Les heures de travail automatiques dépendent des heures d'ouverture enregistrées dans le calendrier. Il est donc important que vos heures d'ouverture soient correctement saisies. Vos heures d'ouverture sont affichées dans votre calendrier sous forme de surface grise hachurée. Elles servent d'orientation graphique dans le calendrier et n'ont aucune influence sur la possibilité de réserver vos collaborateurs. Il se peut donc que les heures d'ouverture éventuellement mal enregistrées jusqu'à présent n'aient eu aucune influence sur votre activité quotidienne et n'aient donc pas été remarquées ou corrigées.
- Vérifiez les heures d'ouverture dans le calendrier. Elles se trouvent normalement à droite de chaque onglet de date.
- Si les heures d'ouverture sont masquées, orientez-vous sur les surfaces hachurées du calendrier.
- Pour adapter les heures d'ouverture, procédez comme décrit ici.
Exemple d'heures d'ouverture hachurées dans le calendrier :
Activer les heures de travail automatiques
- Cliquez dans le calendrier sur la ressource souhaitée et sur "Afficher le profil". Si les ressources sont masquées dans votre calendrier, vous pouvez ouvrir le profil sous Paramètres > Salles et équipements.
- Activez la fonction "Heures de travail automatiques".
- Enregistrez votre saisie.
Après l'enregistrement, les heures de travail de la ressource sélectionnée sont automatiquement saisies pendant les heures d'ouverture. Ce processus sera désormais répété à chaque rechargement du calendrier jusqu'à ce que vous désactiviez à nouveau la fonction.
Bloquer les salles et équipements avec des heures de travail automatiques
Pour bloquer les salles et équipements avec des heures de travail automatiques, procédez donc comme suit :
- Faites glisser avec la souris l'heure souhaitée dans le calendrier.
- Cliquez dans la boîte de dialogue de rendez-vous qui s'ouvre ensuite sur "Rendez-vous interne".
- Enregistrez le motif du blocage et enregistrez votre saisie.
En arrière-plan, la disponibilité ("heures de travail") de la ressource est toujours enregistrée. Cependant, le blocage empêche la réservation de la ressource.
Si vos salles et équipements sont masqués dans le calendrier, cliquez en bas à droite du calendrier sur "Tous" et sélectionnez les salles et équipements à afficher.
Heures de travail automatiques dans le planning
Vous reconnaissez également les heures de travail automatiques dans le planning. Les collaborateurs et ressources pour lesquels cette fonction est activée ont un symbole correspondant (flèche circulaire verte) à côté du nom :
Les salles et équipements ainsi marqués n'ont donc pas besoin d'être transférés manuellement vers l'avenir.
Saisir les heures de travail manuellement
Si vous ne souhaitez pas que vos salles et équipements soient automatiquement disponibles pendant les heures d'ouverture, vous pouvez bien sûr également saisir la disponibilité manuellement. Cela est approprié si :
- Votre ressource ne doit être réservable que pendant une partie des heures d'ouverture, par exemple uniquement l'après-midi.
- Vous utilisez la ressource pour limiter les services à certains jours de la semaine ou heures.
- Vous souhaitez saisir la disponibilité de manière flexible à tout moment.
Dans ce cas, n'activez pas les heures de travail automatiques dans le profil de la ressource. Pour savoir comment saisir manuellement les disponibilités, consultez ici.