Lors d'une migration depuis un autre système, l'import représente en particulier un grand défi. Nous décrivons ici comment réussir l'import parfois très complexe de forfaits de services et d'abonnements.
Bien entendu, il est d'abord important que les données puissent être récupérées sous une forme structurée ou qu'elles aient idéalement déjà été mises à disposition. Si cette condition est remplie, vous pouvez effectuer cet import vous-même. Si vous ne les recevez pas de votre prestataire précédent, contactez-nous avec le mot-clé « Assistance à l'import ».
Prérequis
- Les clients sont déjà importés et disposent d'une caractéristique unique qui permet l'attribution des forfaits de services et des abonnements. Ce champ client supplémentaire doit déjà être créé. Dans ce qui suit, nous parlons d'un « ID client ».
- Tous les forfaits de services, abonnements et accords clients disposent d'une caractéristique interne unique par laquelle les processus d'import peuvent être contrôlés mutuellement. Dans ce qui suit, nous parlons d'un « ID de forfait ».
- Tous les services contenus dans les forfaits de services sont déjà créés dans Belbo
Les 3 étapes d'import se décomposent comme suit :
- Import des abonnements sans statut de paiement et sans informations de services
- Import des services contenus
- Import du statut de paiement
Étape 1 : Importer les données de substance des forfaits et abonnements
Lors du premier processus d'import, les caractéristiques des forfaits sont importées. Dans ce fichier CSV/Excel, les données suivantes sont nécessaires :
- ID client
- ID de forfait
- Nom du forfait - Texte libre
- Date de création (dd.MM.yyyy)
- Mode de paiement
- Valeur totale du forfait
- Si un acompte a été effectué : Montant de l'acompte
- Si paiement par mensualités :
- Nombre de mensualités
- Premier prélèvement
- Mensualité envisagée - cette valeur est uniquement informative et sera concrétisée lors du troisième processus d'import, car cette valeur pourrait varier d'un mois à l'autre
- Mandat de prélèvement actuellement valide composé de l'IBAN, BIC (facultatif), titulaire du compte bancaire, titulaire du compte
Vous trouverez ici un exemple de fichier d'import : beispiel_paket_import.csv
Étape 2 : Importer les services contenus dans le forfait et les abonnements
Dans cette étape, les services contenus dans le forfait sont maintenant attribués. Des services réellement créés (dans les sections Prix & Compétences) sont insérés dans les forfaits. Comme la progression est également importée, chaque ligne de l'import correspond toujours à un service. Si un forfait contient donc 8x un certain traitement, 8 lignes sont présentes dans le fichier. Cela s'explique par le fait que chaque service a pu être déjà utilisé ou planifié.
Le fichier doit donc contenir les données suivantes :
- ID de forfait (voir Import 1)
- Rendez-vous (dd.MM.yyyy HH:mm) - si ce champ est vide, ce service n'a pas encore été fourni/planifié
- Groupe - Nom du groupe de services, du service qui doit être lié ici
- Service - Nom du service qui est contenu dans le groupe « Groupe »
- Prix unitaire - Prix du service
Important : Si le service cible n'est pas trouvé, ce service sera ignoré. Il est donc important que tous les services aient été importés avant l'import.
Vous trouverez ici un exemple de fichier d'import : beispiel_paket_leistungen.csv
Étape 3 : Import du statut de paiement du forfait/abonnement
Chaque mensualité et chaque paiement des forfaits sont importés lors de la dernière étape.
Le fichier d'import doit contenir les colonnes suivantes :
- ID de forfait (voir Import 1)
- Date d'échéance (dd.MM.yyyy)
- Payé le (dd.MM.yyyy) - si vide, ce paiement est encore dû
- Montant
- Mode de paiement
- Texte - champ de texte libre qui est joint au paiement
- Si prélèvement utilisé : Prélèvement rejeté - « true », si ce paiement a déjà été remboursé
Vous trouverez ici un exemple de fichier d'import : beispiel_import_zahlungen.csv